KPF - Nastavení schvalování faktur

Nastavení schvalování faktur

Nastavení schvalování faktur se provádí ve formuláři „Všeobecné nastavení“ (v menu „Servisu“) a v číselníku „TABWFL – Schvalovací procesy“.

Pokud chcete, aby faktury procházely před zaúčtováním a případnou následnou platbou schvalovacím procesem, je nutné tuto funkci v systému aktivovat a definovat.

• Ve formuláři „Všeobecné nastavení“ aktivujete používání schvalovacích procesů.
• V číselníku TABWFL vytvoříte šablony, ve kterých nastavíte schvalovací procesy.

Šablon schvalovacích procesů je možné vytvořit více dle potřeby. Při pořízení faktury pak podle jejího charakteru či střediska vyberete konkrétní relevantní schvalovací proces.

Nastavení v Servisu

V hlavním menu vyberte „Servis“, v kontextovém menu „Všeobecná nastavení“, ve formuláři vyberte záložku „Schvalování faktur“.

Na záložce schvalování faktur zatrhněte „Používat schvalovací procesy“. Dále je doporučeno zatrhnout i „Odesílat informace o schvalování elektronickou poštou“. (Systém odešle hromadný e-mail všem osobám, které mohou/mají fakturu schválit. Pokud zatrhnete i „Odesílat samostatně každému příjemci“, odejdou samostatné e-maily).

Dále zde můžete nastavit i analytické účty pro převzetí nákladových řádků i pro převzetí řádků pořízení investic. Toto nastavení se používá při rozšířeném schvalování, když se přebírají podklady pro zaúčtování do účtování samotné faktury.

Nastavení schvalovacích procesů – číselník TABWFL

V hlavním menu vyberte „Číselníky“, v mřížce „Seznam číselníků“ zvolte „TABWFL – Schvalovací procesy“.

V horní části formuláře se nachází mřížka, v níž se řadí uložené schvalovací procesy (na obrázku č. 1). V dolní části formuláře můžete provádět nastavení nových schvalovacích procesů (obrázku č. 2).

Klikněte na „Nový“ a vyplňte kolonku „Číslo schvalovacího procesu“ (musí být unikátní) a kolonku „Název“ (měl by být návodný, aby se minimalizovalo riziko chybné volby při pořizování faktury).

Dále máte možnost zatrhnout tři další kolonky:

• „Správa dokumentů (SOS)“ – pro použití i v modulu SOS,
• „Kniha přijatých faktur (KPF)“ – pro použití v KPF,
• „Zakázat editaci dokumentů během schvalování a po schválení“ – týká se jen modulu SOS.

Zatrhněte „Kniha přijatých faktur“. Pokud chcete stejný schvalovací proces využít i při správě dokumentů, označte i ostatní možnosti.

Nastavení kroků schvalovacího procesu

Dále nastavte kroky schvalovacího procesu. Kroky se nastavují v mřížce vlevo. V praxi má schvalovací proces často více kroků – například schválení správcem střediska a schválení účetní organizace.

Ve sloupci „Schvalování“ kroky očíslujte chronologicky, do „Názvu kroku procesu“ napište stručné vyjádření kroku (obvykle dle role toho, kdo provádí schvalování).

Dále nestavte, které osoby budou provádět schvalování a upřesněte jeho podmínky. K tomuto nastavení slouží záložky „Osoby“, „Podmínky schvalování“ a „Podmínky odmítnutí“. Pro každý krok schvalovacího procesu je nutné nastavit osoby i podmínku schválení/odmítnutí zvlášť. Označte řádek kroku v mřížce kliknutím a přejděte na nastavení do mřížky vpravo.

Nastavení na záložce „Osoby“

Na záložce „Osoby“ nastavte osoby, které přijatou fakturu musí schválit. Obvykle je to jedna až tři osoby. Osoby se definují jako pozice (například podatelna, vedoucí střediska, zástupce vedoucího střediska, účetní apod.). K nastavení konkrétních uživatelů je možné přistoupit dvojím způsobem – buď je nastavíte napevno v tomto číselníku, nebo konkrétní uživatele doplníte až při pořizování faktury.

Přidejte řádky pro všechny uživatele, kteří budou provádět schvalování. Ve sloupcích „Role“ očíslujete uživatele a ve sloupci „Popis osoby“ vepište ručně roli osoby (např. vedoucí střediska). Sloupec „Uživatel“ je volitelný, pokud uživatele neurčíte, přiřazení se bude provádět ručně při pořizování faktury.

Nastavení pro první krok:

Nastavení pro druhý krok:

Nastavení na záložce „Podmínka schválení“

Na záložce „Podmínka schválení“ je nutné nastavit podmínky schválení –⁠⁠⁠⁠⁠⁠ zda musí fakturu schválit všechny osoby, nebo se navzájem zastupují a stačí schválení jednou osobou. Podmínka schválení je definována pomocí editoru pro filtry. Při definici podmínky je možné použít operátor „je vyplněno“, což znamená „uživatel schválil“.

Klikněte na „Editovat“.

V hlavním nastavení vyberte „Aspoň jedna platí“, pokud stačí schválení jednou odpovědnou osobou. Pokud potřebujete, aby fakturu schválily všechny odpovědné osoby v daném kroku, nastavte „Všechny platí“. Dále je potřeba mít ve filtru nastaveny všechny role (jsou uvedeny zelenou barvou) a vedle nich „je vyplněno“ (je uvedeno hnědou barvou).

Podmínka schválení pro první krok:

Podmínka schválení pro druhý krok:

Nastavení na záložce „Podmínka odmítnutí“

Na této záložce upřesněte, zda musí fakturu odmítnout všechny osoby, nebo se navzájem zastupují a stačí odmítnutí jednou osobou. Nastavení je stejné jako u podmínky schválení.

Na závěr nastavení uložte. Uložené schvalovací procesy můžete editovat dle potřeby.

Podmínka zamítnutí pro první krok:

Podmínka zamítnutí pro druhý krok: