KPF - Rozšířené schvalování faktur přijatých

Rozšířené schvalování faktur  

Pokročilou funkcí systému SEIWIN (která je omezena nákupem licence), je možnost rozšířeného schvalování faktur. Výhodou této rozšiřující funkce je, že při rozšířeném schvalování může například vedoucí střediska nastavit do systému i informace potřebné k zaúčtování faktury – například, zda nákup spadá do nákladů spojených s dotací, jestli se na nákup uplatňuje DPH a pod jaký útvar má být náklad zaúčtován.

Nastavení funkce schvalování faktur se věnuje samostatný návod. V něm jsou popsána všechna potřebná nastavení a návod je relevantní pro všechny uživatele modulu KPF. Pokud se chystáte funkci schvalování faktur teprve zavést, postup základního nastavení najdete v návodu Nastavení schvalování faktur. Dále je vám k dispozici i návod na základní nelicencované schvalování faktur Schvalování faktur přijatých.

Zde najdete návod na nastavení pro rozšířené schvalování a dále se seznámíte se specifiky rozšířeného schvalovacího procesu.

Nastavení v „Servisu“

Všechny podrobnosti k nastavení schvalovacího procesu najdete v samostatném návodu KPF - Nastavení schvalování faktur. Specifikem nastavení rozšířeného schvalování je pouze nutnost nastavit analytické účty, které budou použity jako výchozí při přebírání řádků z podkladů pro zaúčtování.

V hlavním menu vyberte „Servis“, v kontextovém menu „Všeobecná nastavení“ a v přepněte na záložku „Schvalování faktur“. Pod rozšířené schvalování patří kolonky:

• Analytický účet pro převzetí nákladových řádků a
• Analytický účet pro převzetí řádků pořízení investic. 

Nastavte analytické účty, obvykle třídu 5 (náklady) a třídu 4 (kapitál a závazky).

Postup při rozšířeném schvalování faktur přijatých

Postup rozšířeného schvalování je téměř stejný jako u základního schvalování:

• V hlavním menu vyberte „Doklady“ a v kontextovém menu „Faktury přijaté“.

• Otevře se formulář „Seznam faktur“. V něm vyberte fakturu, kterou chcete schválit nebo zamítnout. Označte ji kliknutím.
• V menu zvolte „Schválit“.

• Otevře se formulář „Schvalovací proces faktury přijaté“. Pokud máte licenci i na rozšířené schvalování, formulář bude mít navíc prostřední sektor (tj. 3. sektor na obrázku), ve kterém je možné doplňovat rozšiřující informace pro účely zaúčtování.

Formulář schvalovací proces faktury přijaté má tyto sektory:

1. Předvyplní se automaticky.
2. Vyplňte ručně poznámku a nastavte „Schváleno“.
3. Tento sektor patří pod rozšířené schvalování. Mřížka slouží k zadání dat potřebných k zúčtování faktury. Smysl zadávání těchto dat uživatelem pověřeným schvalováním faktury je zjednodušit a zrychlit zaúčtování faktury. Klávesou insert (nebo šipkou dolů) přidejte do mřížky řádek a vyplňte údaje. Pokud při vyplňování opomenete důležitý údaj, systém vás nenechá schvalovací proces uložit. Sektor zahrnuje tyto kolonky:
   • Číslo dokumentu – vyberte z nabídky.
   • Dotace z EU – nastavte, zda výdaj patří pod některou z dotací.
   • Uplatnění DPH – souvisí s čerpáním dotací.
   • Datum ISRS – Informační systém registru smluv.
   • Faktura – vyberte z nabídky.
   • Předmět plnění – popis věcného obsahu faktury.
4. Poslední sektor je základní částí formuláře a slouží k rekapitulaci schvalovacího procesu. Na ukázkovém obrázku probíhá první krok schvalování (správcem střediska nebo jeho zástupcem), v druhém kroku proběhne schválení účetní organizace.

Vyplněný formulář uložte.

Dokud není faktura schválena ve všech krocích, v seznamu faktur bude stále ve stavu „V přípravě“. Jakmile bude schválena všemi příslušnými uživateli, stav se aktualizuje na „Schválena“.

Schvalování faktur prostřednictví e-mailu

Osobám, které provádějí schvalování, systém automaticky zasílá e-mail. (Pokud je tato možnost nastavena v „Servisu“.) Přes vygenerovaný e-mail je možné fakturu schválit či zamítnout. Pokud chcete zadávat i doplňující informace, proveďte schvalování přes modul KPF.

Přebrání doplňujících údajů do účetnictví

• Doplňující informace ze schvalovacího procesu slouží k usnadnění práce při zaúčtování faktury. Jako účetní si je můžete stáhnout do editoru faktur v „Seznamu faktur“.
• Kliknutím označte vybranou schválenou fakturu.
• V menu formuláře „Seznam faktur“ vyberte „Editovat“.

• Ve formuláři „Faktura přijatá“ klikněte na „Vzor“ a z kontextové nabídky vyberte „Vložení řádků ze schvalování“.

• Do mřížky se načtou dodatečné informace, které byly přidány ve schvalovacím procesu. Analytický účet nákladů či investic se doplní dle nastavení (viz úvodní kapitola návodu – nastavení se provádí cestou: „Servis“ – „Všeobecná nastavení“ – „Schvalování faktur“)
• Mřížku lze editovat přes formulář pod mřížkou.

• Dále dokončete zaúčtování faktury podle svých zvyklostí.

Průběžné sledování schvalovacího procesu

Schvalovací proces můžete sledovat v „Seznamu faktur“. Vlevo, kde se automaticky zobrazuje hlavička faktury, vyberte záložku „Schvalování“. Na této záložce najdete mimo jiné, které osoby již fakturu schválily. Zobrazené sloupce si můžete nastavit podle vlastní potřeby.