UCE - Přehled pohledávek a závazků

Přehled pohledávek a závazků

Přehled pohledávek a závazků slouží k rychlé orientaci v saldokontu. Využijete ho ve chvíli, kdy potřebujete zjistit, kdo vám ještě dluží, komu máte zaplatit nebo proč konkrétní položka stále není vyrovnaná. U jednotlivých případů si můžete prohlédnout celou historii účetních pohybů, zkontrolovat způsob úhrady, prověřit insolvenci partnera nebo si uložit vlastní poznámku.

Na rozdíl od přehledu účetních vět, ve kterém vidíte všechny účetní pohyby, obsahuje tento přehled pouze pohyby směřující na saldokonto. Je proto vhodný především pro operativní dohledávání konkrétních pohledávek a závazků. Pro pravidelné měsíční kontroly můžete nadále používat saldokontní sestavy, ale pokud potřebujete rychle vyhledat jeden případ nebo určitou skupinu položek, bude pro vás tento přehled zpravidla pohodlnější.

Jak se v přehledu zorientujete

Přehled otevřete v hlavním menu přes volbu Účetnictví → Přehled pohledávek a závazků.

Po otevření uvidíte souhrnné řádky jednotlivých saldokontních případů. Každý řádek je seskupený podle saldokontního klíče, který obvykle tvoří faktura, analytický účet a partner. U některých případů může být součástí seskupení také osobní účet v rámci faktury.

Díky tomuto seskupení nemusíte procházet každý účetní pohyb samostatně. Na jednom řádku rovnou vidíte souhrnné informace za celý případ, například předpis, úhradu, aktuální zůstatek, částku v cizí měně nebo způsob úhrady. Pokud je zůstatek nulový, předpis a úhrady se navzájem vyrovnaly. Nenulový zůstatek znamená, že případ zatím není plně vyrovnaný nebo vyžaduje další kontrolu.

Chcete-li zjistit, z čeho se souhrnný řádek skládá, klikněte na symbol + na jeho začátku. Otevře se druhá úroveň přehledu, ve které uvidíte jednotlivé účetní věty.

V detailu můžete sledovat celý průběh případu od vzniku předpisu až po jeho vyrovnání. Typicky zde uvidíte předpis vzniklý z přijaté nebo vydané faktury a následnou úhradu z banky. Stejně tak zde mohou být pohyby z pokladny, zápočtu nebo interního vyrovnání. U jednotlivých účetních vět můžete podle dostupných ikon otevřít náhled nebo editaci.

Vyhledávání pohledávek a závazků

S přehledem budete nejčastěji pracovat pomocí filtrů. Můžete využít jednoduchý filtrační řádek přímo pod názvy sloupců nebo otevřít podrobnější vlastní filtr. Princip práce je stejný jako v přehledu účetních vět.

Pokud vás zajímají položky, které ještě nejsou plně vyrovnané, zaměřte se na sloupec „Zůstatek“. Otevřete nad ním filtr, zvolte „Filtr čísel“, vyberte podmínku „Nerovno“ a zadejte hodnotu 0.

Po potvrzení se zobrazí pouze řádky s nenulovým zůstatkem. Takový výběr využijete například při hledání nezaplacených faktur nebo při kontrole případů, u kterých nesouhlasí předpis a úhrada.

Nenulový zůstatek ale nemusí vždy znamenat pouze běžnou neuhrazenou fakturu. Může jít také o přeplatek, duplicitní úhradu nebo chybu při párování. Pokud narazíte na zápornou částku nebo jiný neobvyklý stav, rozbalte příslušný řádek a zkontrolujte jednotlivé pohyby. Z detailu většinou poznáte, zda chybí úhrada, zda byla položka zaplacena dvakrát nebo zda je potřeba opravit její spárování.

Chcete-li se zaměřit pouze na vydané faktury, můžete seznam dále omezit například na analytický účet 311300. Tím získáte přehled vystavených faktur, které ještě nejsou vyrovnané, a snadno zjistíte, kdo vám stále dluží.

Při kontrole závazků postupujte podobně. Pomocí vlastního filtru vyberte účty v rozmezí 321000 až 321999. V přehledu potom uvidíte faktury a další závazky, které máte uhradit. Výběr můžete ještě zpřesnit podle partnera, data splatnosti, faktury nebo dalších zobrazených údajů.

Pokud naopak potřebujete zobrazit již vyrovnané případy, změňte filtr ve sloupci „Zůstatek“ na podmínku „Rovná se 0“. Po rozbalení řádku si můžete ověřit, jakým pohybem byl předpis dorovnán. Uvidíte například bankovní úhradu, pohyb z pokladny, zápočet nebo interní vyrovnání.

Při práci s filtry vždy sledujte spodní část okna, kde jsou zobrazené aktivní podmínky. Pokud se vám v seznamu nezobrazuje očekávaná položka, nejprve zkontrolujte, zda výsledek neomezuje některý dříve nastavený filtr.

Kontrola partnerů

Přehled můžete využít také před úhradou závazků. Pokud si vyfiltrujete účty závazků, například rozmezí 321000 až 321999, můžete nad zobrazenými partnery spustit kontrolu insolvence.

Nejprve si pečlivě nastavte všechny potřebné filtry a ověřte, že seznam obsahuje pouze partnery, které chcete prověřit. Potom klikněte na tlačítko „Kontrola insolvence“.

Systém projde partnery uvedené v aktuálně zobrazených řádcích. Pokud některého z nich nalezne v insolvenci, zobrazí vám upozornění. Jestliže kontrola doběhne bez chybové hlášky, nebyl mezi právě zobrazenými partnery nalezen žádný problém.

Mějte na paměti, že kontrola vždy pracuje pouze s obsahem, který právě vidíte. Než ji spustíte, zkontrolujte aktivní filtry ve spodní části okna. Výsledek se nevztahuje na partnery, kteří jsou kvůli nastavenému filtru skrytí.

Vložení poznámky

Ke konkrétnímu saldokontnímu případu si můžete uložit také vlastní poznámku. Hodí se například tehdy, když chcete evidovat důvod pozastavení platby, domluvu s partnerem nebo informaci o probíhající insolvenci.

Označte požadovaný souhrnný řádek a klikněte na „Editace názvu“. Do pole „Název operace“ napište poznámku a změnu uložte. Text následně uvidíte ve sloupci „Název operace“ u daného saldokontního případu.

Poznámka vám umožní doplnit k účetnímu případu informace, které nejsou z běžných účetních údajů na první pohled zřejmé. Při pozdější kontrole tak nemusíte znovu dohledávat, proč položka nebyla uhrazena nebo jaký další postup jste si domluvili.

Archivace a další možnosti přehledu

Staré vyrovnané položky můžete archivovat. Archivace snižuje množství historických dat, která se načítají do běžného přehledu a do některých sestav, a může tak zjednodušit práci s větším objemem záznamů.

Archivujte pouze případy, které mají nulový zůstatek a u kterých už neočekáváte žádné další změny. Vhodné je nejprve nastavit filtr „Zůstatek = 0“ a následně výběr omezit podle data úhrady na dostatečně staré období. V praxi může jít například o položky staré několik let, do kterých už nebudete zasahovat.

Po kontrole výběru otevřete nabídku „Archivace". Podle potřeby můžete zvolit „Archivace aktuální položky“ nebo „Archivace dle filtru“. Druhá možnost zpracuje celý aktuálně vyfiltrovaný výběr, proto před jejím použitím věnujte zvýšenou pozornost všem aktivním podmínkám.

Nevyrovnané položky nearchivujte. Pokud byste archivovali případ s nenulovým zůstatkem, mohl by vám později chybět při běžné kontrole otevřených pohledávek nebo závazků.

Vlastní nabídka sloupců pro detailní úroveň přehledu

Souhrnná i detailní úroveň přehledu mají vlastní nabídku sloupců. V detailu si můžete zobrazit například strany Má dáti a Dal, informace o partnerovi, údaje o dokladu, bankovní údaje, datum vzniku účetní věty nebo způsob úhrady. Nabídku sloupců si nastavte podle toho, jaké informace právě potřebujete porovnat.

Pokud potřebujete s výsledkem dále pracovat mimo aplikaci, můžete zobrazená data exportovat do Excelu. Export funguje stejně jako v ostatních přehledech aplikace a respektuje aktuální obsah gridu.

Před dokončením práce si ještě ověřte, že v přehledu nezůstaly nechtěné filtry, že jste u nenulových zůstatků zkontrolovali předpis i úhrady a že případná kontrola insolvence proběhla nad správným seznamem partnerů. Při archivaci se ujistěte, že vybíráte pouze staré a plně vyrovnané případy.