UCE - Výkazy

Co to je?

V modulu UCE lze vytvářet účetní výkazy, které slouží k potřebě účetní závěrky či jiného vykazování. Lze vytvořit tyto výkazy:

• Rozvaha
• Výsledovka
• Výkaz peněžních toků
• Pomocný konsolidační přehled

V naší příručce k modulu UCE naleznete velmi detailní popis jednotlivých tlačítek, sloupců a jiných kolonek. V tomto návodu si však ukážeme, jak vytvořit nový výkaz krok za krokem. Následně se podíváme na jeho editaci, doplňování a aktualizaci.

Výkazy nalezneme v modulu UCE. Jelikož jsou účetní výkazy nejčastěji vytvářeny pro účely účetní závěrky, nalezneme je v tomto modulu pod agendou „Závěrka“.

▶

Na obrázku níže si ukážeme rozmístění informací na obrazovce po kliknutí na tlačítko „Výkazy“.

Jak je již v SEIWINU běžné, v nejhornější části nalezneme ovládací panel. Na tomto panelu nalezneme ta nejdůležitější tlačítka, pomocí kterých výkazy vytváříme, editujeme, mažeme, aktualizujeme a provádíme další činnosti.

Níže, v červeně označeném obdélníku, potom vidíme již vytvořené výkazy spadající do námi zvoleného období. Při tvorbě tohoto návodu máme vytvořené již 3 výkazy. Jedná se o rozvahu zaokrouhlenou, nezaokrouhlenou a o výsledovku.

Pod tímto červeně ohraničeným obdélníkem dále nalezneme již samotné, rozepsané výkazy. Když klikneme na libovolný výkaz v červeně ohraničeném obdélníku, jeho obsah se nám ukáže právě zde, tedy nejníže.

Vytvoření výkazu

Tolik tedy k rozložení agendy „Výkazy“. Nyní se podíváme na to, jak můžeme zcela nový výkaz vytvořit.

Jak již bylo zmíněno výše, tlačítko pro tvorbu nových výkazu nalezneme na ovládacím panelu.

Klikneme na tlačítko „Výkazy“ na ovládacím panelu a otevře se nám nabídka všech výkazů, které je možné vytvořit.

Pro účely tohoto návodu si vytvoříme například výkaz peněžních toků, který při psaní tohoto návodu ještě vytvořený nemáme. V této nabídce klikneme na „Peněžní toky“. Jakmile tak učiníme, v červeně ohraničeném obdélníku ze samého úvodu tohoto návodu se nám objeví nový výkaz, kterým bude právě přehled peněžních toků.

Na obrázku výše se o vytvoření nového výkazu můžeme přesvědčit. Po kliknutí na něj se nám ve spodní části zobrazí jednotlivé položky tohoto zvoleného výkazu.

Editace výkazů

Na ovládacím panelu nalezneme rovněž tlačítko „Editovat“, pomocí kterého jsme schopni některé položky výkazu ručně upravit.

Pro účely tohoto návodu se pokusíme znázornit možnost editace na rozvaze. Po označení rozvahy levým tlačítkem myši a následném kliknutí na tlačítko „Editovat“ se nám výkaz zobrazí a my jej můžeme upravovat. Je však důležité zmínit, že nelze upravovat libovolnou kolonku v daném výkazu. Při editaci lze ručně upravovat pouze nesoučtové řádky dokladu.

Na obrázku níže je červeně označená položka pozemků v rozvaze ve sloupci Brutto. Položka pozemků v rozvaze je nesoučtová položka, která spadá pod součtovou položku „Pozemky a stavby“, která následně podléhá „Dlouhodobému hmotnému majetku“ a ten zase „Stálým aktivům“, které posléze ještě spadají pod „Aktiva celkem“. Všechny vyjmenované položky rozvahy uvedené v tomto odstavci s uvozovkami jsou tedy součtové položky a nelze je ručně editovat. Jejich hodnota se totiž vypočítává sama součtem nesoučtových položek výkazu, které pod ně spadají.

Názorně si tedy můžeme ukázat, jak se tyto součtové položky změní, když ručně doplníme hodnotu pozemků např. číslem 2.

Všechny součtové položky výše popsané se rovněž zvýšily o hodnotu 2. Tyto součtové položky, které jsou tvořeny součtem určitých položek nesoučtových nelze ručně editovat, jelikož pouze reflektují součet hodnot nesoučtových položek, kterými jsou tvořeny.

Na první pohled můžeme poznat, zda se jedná o součtovou či nesoučtovou položku tak, když klikneme na kolonku, kterou bychom rádi upravili. Pakliže se po kliknutí na levé straně kolonky zobrazí svislý kurzor, je možné kolonku ručně upravit. Pokud se svislý kurzor neobjeví, tak je položka součtová a editovat ji ručně nelze.

Graficky je rozdíl mezi kolonkami zobrazen níže.

Příklad součtové kolonky, kterou není možné ručně editovat:

Příklad nesoučtové kolonky, kterou je možné ručně editovat:

Všimněme si, že u položky, kterou je možné editovat, se nám na levé straně zvolené kolonky zobrazil černý svislý kurzor. Tento kurzor značí, že do kolonky můžeme vkládat čísla a tím tak ručně upravit její hodnotu.

Ručně editovat lze tedy nesoučtové položky, ale pouze ve sloupcích „Brutto“, „Kor.“ a „Min.obd.“. Sloupec „Netto“ nelze u aktiv nikdy ručně editovat, jelikož se vypočítává automaticky jako rozdíl brutta a korekce.

Aktualizace a automatické doplňování výkazů

V praxi je běžné, že uživatel bude chtít výkaz aktualizovat. Aktualizace slouží k obnovení seznamu. Právě k tomuto účelu slouží tlačítko „Aktualizovat“ na ovládacím panelu.

Ovládací panel však není viditelný, když máme otevřenou editaci určitého výkazu. V bodě druhém tohoto návodu se na obrázcích můžete přesvědčit, že ovládací panel v okně editace chybí. I přesto, že se při editaci ovládací panel nezobrazuje, můžeme i v okně editace výkaz aktualizovat.

Právě pro tyto účely slouží tlačítko s názvem „Ostatní“, avšak to, které se nachází v okně editace.

Po rozkliknutí tohoto tlačítka se nám zobrazí nabídka s dvěma možnostmi.

Jednou z nabízených možností je aktualizace běžného období. Pokud máme otevřenou editaci určitého výkazu a chceme hodnoty běžného období v tomto výkazu aktualizovat, použijeme právě tlačítko „Ostatní“ a poté zvolíme „Aktualizovat běžné období“. Pokud bychom tak neučinili a výkaz například znovu vytvořili, přišli bychom o hodnoty minulého období.

Druhé tlačítko v této nabídce slouží k automatickému doplnění hodnot minulého období. Pakliže chceme ve výkazu zobrazit i stavy minulého období a hodnoty do výkazu doplnit automaticky, použijeme tlačítko „Doplnění minulého období“. Tato možnost nám však bude k dispozici pouze v případě, pokud již máme v minulém období vytvořený výkaz stejného typu. Jestliže jsme tedy například nesestavili rozvahu za rok 2020, nebudeme moci automaticky doplnit hodnoty minulého období do rozvahy za rok 2021, jelikož systém nebude mít hodnoty odkud čerpat.

Přehled položek výkazu

Při práci s výkazem je vhodné dokázat přesně určit zdroj jednotlivých hodnot. Výkazy jsou generovaný automaticky a podkladem pro jejich tvorbu jsou jednotlivé zůstatky na analytických účtech. V rámci účtování napříč celým systémem nabývají jednotlivé analytické účty různých zůstatků. V momentě, kdy výkaz tvoříme, jsou tyto aktuální zůstatky analytických účtů ve výkazu využity jako podklad pro výpočet jednotlivých položek daného výkazu. Je běžnou praxí, že některé položky jednotlivých výkazů jsou tvořené větším množstvím analytických účtů, jejich součtem, rozdílem apod.  

Ať už pro účely kontroly nebo z jiných důvodů, existuje v programu SEIWIN možnost nahlédnout na jednotlivé položky výkazů a zjistit, které účty byly do konkrétního řádku započteny.

První možností, jak na podklady pro hodnotu dané položky výkazu nahlédnout, je skrze samotný výkaz jako takový. Pro účely tohoto návodu se podíváme na výsledovku, konkrétně na položku změny stavu zásob vlastní činností. Ve výkazech tedy klikneme na výsledovku a položku, která nás zajímá, a kterou chceme překontrolovat rozklikneme dvojitým stisknutím levého tlačítka myši.

Na obrázku níže uvidíte, jak vypadá řádek ještě zabalený a následně po dvojitém kliknutí rozbalený.

Zabalený řádek „Změna stavu zásob vlastní činnosti (+/-)“:

Rozbalený řádek „Změna stavu zásob vlastní činnosti (+/-)“ s jednotlivými analytickými účty, které finální hodnotu ve sledovaném období vytvořily:

V červeně ohraničeném obdélníku nyní vidíme jednotlivé analytické účty, které výslednou hodnotu sledovaného období tvoří.

Druhou možností, jak zdroje dat, které výslednou hodnotu tvoří najít je pomocí sestavy podkladových údajů. Tato metoda dohledání podkladů k dané položce výkazu je detailnější a pro některé více přehledná. Nyní si ukážeme, jak sestavu podkladových údajů vytvořit.

Označíme si výkaz, ke kterému budeme sestavu podkladových údajů tvořit a levým tlačítkem myši klikneme na ovládacím panelu na tlačítko „Ostatní“. Pro účely tohoto návodu vytvoříme sestavu podkladových údajů pro rozvahu.  

Nyní se nám sestava podkladových údajů zobrazí a my budeme schopni přesně určit, jaké hodnoty jednotlivé analytické účty nabývají.

V červeném obdélníku jsou ohraničena také tlačítka pro tisk a export. Tento přehled je možné vytisknout do papírové podoby či uložit v podobě elektronické.  

Sestavu podkladových údajů lze vytvořit pro všechny zaokrouhlené výkazy. K výkazům, které jsou nezaokrouhlené, není možné takovouto sestavu vytvořit.

Možnosti tisku a exportu výkazů

Výkazy lze tisknout i exportovat několika způsoby. Nejprve se zaměřme na ten nejpoužívanější. Jakmile vytvoříme požadovaný výkaz v systému, budeme jej schopni zobrazit i v upravené grafické podobě. Abychom výkaz v takovéto podobě zobrazili, budeme postupovat podobně jako při vytváření sestavy podkladových údajů.

První metoda

Na ovládacím panelu klikneme na tlačítko „Ostatní“. Nyní se nám otevře nabídka, kde budeme moci zobrazit již vytvořené výkazy. Vybereme si výkaz, který chceme tisknout či exportovat a klikneme na něj. Pro účely tohoto návodu zvolíme například peněžní toky

Na obrázku výše můžeme vidět jednotlivé výkazy a možnosti jejich zobrazení. V tomto návodu budeme pracovat s peněžním toky. Klikneme proto na „Zobrazit peněžní toky“.

Pod tímto tlačítkem si ovšem všimněme další možnosti výběru, která se nazývá „Další sestavy“. Pakliže tuto možnost v nabídce zvolíme, objeví se nám nové varianty zobrazení výkazů. Na obrázku níže zmiňovanou nabídku zobrazení výkazů vidíme v červeně ohraničeném obdélníku.

Jak již bylo zmíněno výše, v tomto návodu nabídky dalších sestav nevyužijeme, a zvolíme „Zobrazit peněžní toky“.

Přehled peněžních toků se nám zobrazí v úhledné formě a my máme možnost jej v této podobě vytisknout nebo exportovat. Na obrázku výše jsou v červeně ohraničeném obdélníku zobrazena tlačítka pro tyto úkony. Po kliknutí na kterékoliv z těchto dvou tlačítek se nám zobrazí další varianty pro jejich tisk či export. Z nabídky vybereme takovou variantu, která nám nejvíce vyhovuje, a úkon stisknutím levého tlačítka myši provedeme. Dalším krokem je pak vybrání cílové složky v případě exportovaní. Pokud chceme dokument vytisknout, v dalším kroku už jen zvolíme tiskárnu, která úkon provede.

Tato metoda je hojně používána zejména pro potřeby tisku. Pakliže bychom však chtěli výkaz exportovat do aplikace MS Excel, existuje snazší způsob, jak na to.

Druhá metoda

Pokud budeme chtít s výkazem dále v aplikace MS Excel pracovat, můžeme jednoduše kliknout na libovolný sloupec výkazu ve výchozím zobrazení pravým tlačítkem. (Nebudeme tedy pracovat s ovládacím panelem.) Jakmile na sloupec pravým tlačítkem klikneme, zobrazí se nám nabídka možných exportů do MS Excel, stejně tak, jako možnost tisku. Berme však v potaz, že možnosti tisku pomocí této metody nebudou tak úhledné, jako při zvolení metody první.  

Exportů do MS Excel se zobrazí více a my jen vybereme takový, který nám bude pro naši potřebu nejvíce vyhovovat. Na obrázku níže je ukázaná nabídka zobrazená po kliknutí pravým tlačítkem myši na sloupec.

V červeně ohraničeném obdélníku se nachází možnosti exportu. Těmi nejpoužívanějšími jsou exporty do aplikace MS Excel. Jak můžeme vidět, nachází se jich v nabídce vícero. Hlavním rozdílem mezi nimi je závorka za názvem, která značí, zda budou data v aplikaci MS Export formátovaná či nikoliv. Formátovaná data jsou úhlednější, za to se s nimi dále hůře pracuje. Nenaformátovaná data nejsou za to tolik úhledná, ale lépe se s nimi posléze zachází.

Nastavení výkazů

Jednotlivé druhy účetních výkazů a jejich struktura je velmi často poměrně přesně definována legislativou či směrnicemi. V systému SEIWIN se však uživateli nabízí možnost určité řádky výkazu definovat ručně a individuálně nastavit, ke kterým řádkům výkazu budou jednotlivé analytické účty náležet. Nejčastěji takovéto nastavení výkazů probíhá při zavádění systému do společnosti, jelikož každá účetní jednotka může mít rozdílné metody, a tudíž i požadavky. Pokud se však seznam používaných účtů účetní jednotkou časem jakýmkoliv způsobem změní, je zde možnost nastavení výkazů upravit.

Výkazy se nastavují pomocí číselníků. V tomto návodu si proto číselníky a práci s nimi ukážeme.

Kde číselníky najdeme?

Jelikož se v tomto návodu zaobíráme nastavováním výkazů, které spadají pod modul účetnictví, tak i číselníky, které tyto výkazy definují, nalezneme v tomto modulu. V prvním kroku si otevřeme modul účetnictví.

Jakmile tak učiníme, v horní části nalezneme ovládací panel tohoto modulu. Zde pouze klikneme na „Číselníky“.

V momentě, kdy tak učiníme, se nám jednotlivé číselníky spadající do tohoto modulu zobrazí.

Které číselníky zvolit?

Nabídka číselníků je široká. Každý druh výkazu je upravován vlastním číselníkem, pomocí kterého je možné jej definovat. V tomto návodu si představíme nejčastěji používané výkazy, potažmo jejich číselníky.

Rozvaha – rozvahu definuje číselník s názvem TAB801

Výsledovka – výsledovku definuje číselník s názvem TAB803

Peněžní toky – peněžní toky definuje číselník s názvem TAB818

Pomocný konsolidační přehled – PKP definují číselníky s názvem TAB870 a TAB871

Výkazy nastavujeme skrze číselníky. Jakmile najdeme číselník vztahující se k požadovanému výkazu, vybereme pouze ikonku, která symbolizuje možnosti práce s tímto výkazem. Všimněme si, že u každého číselníku jsou na jeho pravé straně 3 ikonky.

Pomocí lupy můžeme na číselník nahlížet, ale nemůžeme jej upravovat. Pokud klikneme na ikonku tužky, která je na obrázku výše zvýrazněná červeně, budeme moci číselník i upravovat.

Jak číselník upravit?

Pro účely tohoto návodu si ukážeme práci s číselníkem TAB801, který definuje výkaz rozvahy. Každý číselník má však stejný náhled i postup práce s informacemi. Pokud potřebujete nastavovat jiný číselník, můžete postupovat dle tohoto návodu, jelikož princip je zcela stejný i u ostatních číselníků.

U číselníku TAB801 s názvem „Rozvaha ÚČ POD 2016“ klikneme na ikonku tužky, a tím budeme moci výkaz nastavit.

Na obrázku níže vidíme již otevřený číselník. V horní části se nachází jednotlivé řádky, potažmo položky rozvahy. Tato část je definována legislativou a nelze měnit. Zároveň je důležité zmínit, že některé řádky jsou tzv. součtové a některé nikoliv. Když se podíváme např. na řádek „AKTIVA CELKEM“ zcela nahoře, ve sloupci vzorec uvidíme součet čísel. Každé číslo značí řádek. Hodnoty na těchto řádcích tedy po součtu tvoří hodnotu celkových aktiv. AKTIVA CELKEM jsou tudíž součtovým řádkem.

Když nahlédneme na jednotlivé řádky detailněji, tak zjistíme, že každý řádek, potažmo položka rozvahy, je tvořena účty. Když na nějaký řádek rozvahy v tomto číselníku klikneme, můžeme ve spodní části pozorovat ony účty, které danou položku rozvahy tvoří. Na obrázku níže je kupříkladu označen řádek s názvem „Dlouhodobé poskytnuté zálohy“. Tato položka je potom tvořená účty, které se nacházejí ve spodní části tohoto číselníku.

Součtové řádky jsou tvořeny součtem jednotlivých položek rozvahy. Řádky, které jsou nesoučtové (nemají ve sloupci „Vzorec“ součty čísel) můžeme definovat ručně a tím zvolit, ze kterých účtů mají být tvořeny.

Na obrázku níže jsou zobrazeny účty, které jsou započítávány do řádku dlouhodobě poskytnutých záloh zmiňovanou výše v přiblížené podobě.

Jelikož se jedná o nesoučtový řádek, nalezneme po kliknutí na tento řádek tuto červeně ohraničenou tabulku. Zde vidíme účty, které se do řádku dlouhodobě poskytnutých záloh započítávají. Na dalším obrázku vidíme význam jednotlivých sloupců.

Jako doplnění vysvětlivek pro jednotlivé sloupce je vhodné zmínit, že zcela první sloupec s názvem „Sloupec“ udává, do kterého sloupce výkazu bude stanovený rozsah analytických účtů započten.

Sloupec 1 – BRUTTO

Sloupec 2 – KOREKCE

Sloupec 5 – NETTO

V našem případě bude položka rozvahy s názvem „Dlouhodobě poskytnuté zálohy“ tvořena hodnotami analytických účtu v intervalu od 314.950 až po 314.999. Hodnota na těchto analytických účtech bude ve výkazu započtena do sloupce BRUTTO, jelikož se jedná o Sloupec 1. Výsledná hodnota z těchto účtů bude vypočtena jako hodnota na straně MD, snížena o hodnotu na straně DAL. Zároveň budou do sloupce KOREKCE započteny analytické účty v rozsahu analytického účtu 391.314, rovněž rozdílem strany MD a strany DAL.  

Odstavcem výše je popsána metodika tvorby jednotlivých nesoučtových řádků rozvahy. Nyní, když jsme si již ukázali, co jednotlivé řádky a sloupce znamenají, můžeme přejít k ruční úpravě číselníku. Pamatujme, že součtové řádky nelze jakkoliv měnit, neboť je jejich struktura legislativou pevně stanovena. Řádky, které jsou však nesoučtové, můžeme tímto způsobem editovat. Jestliže budeme chtít některému z nesoučtových řádků přidat, odstranit či upravit analytický účet, kterým je tvořen, učiníme tak právě v oné červeně označené tabulce.  

Pokud budeme chtít přidat do této červeně označené „tabulky“ nový řádek, potažmo nový analytický účet, učiníme tak stisknutím klávesy „INSERT“ či stisknutím klávesy „Šipka dolů“.