ABO - Zúčtování bankovních výpisů

Proces tvorby a zúčtování bankovních výpisů má několik fází, které v systému SEIWIN probíhají poloautomatizovaně. Uživatel je iniciuje a systém činnosti usnadňuje a urychluje. Při zúčtování systém automaticky spáruje položky na přihraných bankovních výpisech s položkami evidovanými na saldokontu (např. vystavené faktury, příkazy k úhradě apod.). Tím také dojde k zaúčtování položky na příslušný případ na saldokontu a k vyrovnání jeho zůstatku.

Postup při zúčtování bankovních výpisů

V hlavním menu vyberte „Výpisy“, v kontextovém menu „Bankovní výpisy“. Otevře se formulář „Seznam bankovních výpisů“.  V něm můžete provádět zúčtování.

Seznam bankovních výpisů můžeme rozdělit na 5 sektorů:  

• hlavní menu (1),  

• mřížka s přihranými bankovními výpisy (2),

• detail hlavičky (3),

• mřížka s položkami na výpise (4) a  

• detail řádku výpisu (5).  

V mřížce s přihranými bankovními výpisy označte kliknutím požadovaný řádek a klikněte na „Zúčtovat“ v menu formuláře.  

Otevře se formulář „Sběrný účetní doklad se zúčtováním bankovních výpisů“. Ten zahrnuje:

• hlavní menu (1),
• mřížku s položkami na bankovním výpise (2),
• mřížku s detailem (3).

Formulář má tolik řádků, kolik pohybů na bankovním účtu obsahuje vybraný výpis. Ve sloupci „Spárováno“ jsou zaškrtnuty takové transakce, které systém automaticky spároval s odpovídajícím předpisem na saldokontu. Pro neoznačené transakce systém nenašel předpis platby. Takové transakce je nutné zaúčtovat ručně.  

Detail transakce si zobrazíte kliknutím na řádek. Ve spodní mřížce se pak zobrazí detail transakce. Spárované transakce jsou automaticky zaúčtované.

Na obrázku najdete příklad automaticky spárované platby:

Detail zúčtování

Každý řádek výpisu má minimálně dva účetní řádky. Jeden na analytiku bankovního účtu 221xxx. A druhý dle typu a povahy pohybu.

Pokud se položka najde na saldokontu, druhý účetní řádek je automaticky zaúčtovaný na účet dle dohledaného předpisu platby.

Pokud se položka nenapáruje automaticky, tak ji musíte buď dohledat na saldokontu a napárovat (tlačítko „Saldo“), nebo zaúčtovat ručně. K ručnímu zúčtování slouží editor mřížky ve spodní části formuláře.  

Postup zúčtování nespárovaných transakcí

Pokud systém nenajde předpis na saldokontu, položku na bankovním výpise nespáruje. Může se jednat například o platby zadané přímo v bance, bankovní poplatky, došlé platby s chybějícím variabilním symbolem apod.  

Pokud chcete zaúčtovat nespárovanou platbu jsou dvě možnosti. První možnost je dohledat ručně platbu na saldokontu. Označte řádek, který chcete zúčtovat. Poté klikněte na „Saldo“ nad detailem řádku výpisu a odpovídající předpis dohledejte v přehledu položek saldokonta.

Tato varianta se hodí např. pokud došla očekávaná platba bez vyplněného variabilního symbolu. Důležité jsou hodnoty v párovacím klíči pro saldokonto – tedy analytický účet, partner a operace, ne variabilní symbol. Podle nich se bude úhrada s předpisem párovat.  

Druhou možností je ručně vyplnit detail řádku. Tuto možnost zvolíte například při účtování bankovních poplatků.

Nejednoznačný předpis

Někdy systém při automatickém párovaní plateb narazí na situaci, kdy platby nemohou být s jistotou spárovány, protože v předpisu na saldokontu chybí některý z klíčových údajů. V takovém případě v detailu pod mřížkou v kolonce „Základní účtování (Popis operace)“ bude uvedeno „NEJEDNOZNAČNÝ PŘEDPIS V SALDU“. V případě, že nastane tato situace, zkontrolujte saldokonto ručně. Klikněte na „Saldo“, zobrazí se tabulka „Výběr ze saldokonta“, v ní je označen řádek, který systém s transakcí spároval. V tomto případě byla chyba na úrovní variabilního symbolu, který nebyl unikátní.  

Pokud chcete platbu spárovat ručně, stačí nechat řádek označený a kliknout na vybrat. Poté opět ve formuláři „Sběrný účetní doklad se zúčtováním bankovních výpisů“ klikněte na „Potvrdit“, tím se transakce spáruje s předpisem a dojde k zaúčtování položky na příslušný případ na saldokontu a k vyrovnání jeho zůstatku. Důležité jsou hodnoty v párovacím klíči pro saldokonto – tedy analytický účet, partner a operace, ne variabilní symbol.