ABO - Vrubopisy

Vrubopisy a jejich využití

Vrubopisy (nebo tzv. ostatní vrubopisy) slouží k pořízení položek pro následné použití na příkazu k úhradě. Vrubopisy se používají pro platby, které nemají předpis jinde v systému (předpisem jsou nejčastěji myšleny faktury přijaté pořízené v KPF). Vrubopisy se používají především k:

• pořízení zálohových plateb na základě platebního kalendáře,
• pořízení plateb daně z přidané hodnoty,
• pořízení ostatních poplatků a daní finančním úřadům.

Pro pořízení vrubopisů je nutné mít udělena práva správce systému. Práva na zadání příkazu k úhradě jsou od vrubopisu oddělena. Většinou mají uživatelé z řad účetních přidělena práva na obě činnosti.

Formulář „Ostatní vrubopisy“

V hlavním menu vyberte možnost „Platby“, v kontextovém menu vyberte „Vrubopisy“.

Otevře se formulář „Ostatní vrubopisy“. Formulář má dvě části:

• menu (1),
• hlavičku vrubopisu (2) a
• mřížku (3) – v mřížce se řadí již vytvoření vrubopisy. Také zde můžete nové vrubopisy pořizovat.

Pořízení vrubopisu

Vrubopis pořídíte přímo v mřížce. Přidejte řádek (klávesou Insert nebo šipka dolů).

Poté vyplňte hlavičku vrubopisu a položky vrubopisu v editovatelné mřížce. V mřížce začněte vyplňovat od sloupce „Účet“ a „Partner“. Některé další údaje se vyplní automaticky dle údajů uložených v číselníku TAB73S – Adresář partnerů. Dalším klíčovým sloupcem je „Platba“ a „Datum platby“. Do sloupce „Platba“ uveďte částku, která je předmětem vrubopisu. Systém vás nenechá uložit řádek bez vyplnění povinných polí.

Podrobné vysvětlení položek formuláře najdete níže.

Hlavička

Číslo dokladu: technické číslo v seznamu vrubopisů – přidělí ho systém automaticky a není možné ho editovat.

Položky vrubopisu

Sloupce v mřížce si můžete nastavit dle svých potřeb. K dispozici jsou tyto položky:

Řádek: číslo řádku aktualizuje program automaticky. Není možné ho editovat.

Účet: analytický účet se automaticky převezme na příkaz k úhradě a následně se při účtování bankovního výpisu použije pro zúčtování bankovního pohybu.

Partner, Č.Příj.: čísla partnera a příjemce se je možné vybrat z číselníku TAB73S – Adresář partnerů. Partner se automaticky převezme na příkaz k úhradě a následně se při účtování bankovního výpisu použije pro zúčtování bankovního pohybu.

Os. Účet: osobní účet se automaticky převezme na příkaz k úhradě a následně se při účtování bankovního výpisu použije pro zúčtování transakce. Pole „Partner“ a „Osobní účet“ nemohou být vyplněna zároveň. U závazkových účtů bývá většinou vyplněno pole „Partner“.

Příjemce, Název příjemce: pokud se partner dělí na příjemce, zde můžete vybrat konkrétního příjemce partnera.

Operace: uveďte oběhové číslo faktury nebo jiný párovací znak. Operace se automaticky převezme na příkaz k úhradě a následně se při účtování bankovního výpisu použije pro zúčtování bankovního pohybu.

Platí od, Platí do: uvedené sloupce a údaje v nich se již nepoužívají.

Číslo účtu příj., Banka příj.: doplní se bankovní účet příjemce platby. Přebírá se z číselníku TAB73S podle partnera nebo je možné jej vyplnit ručně.

Variabilní symbol: vyplňte ručně. Variabilní symbol se automaticky převezme na příkaz k úhradě a následně se při účtování bankovního výpisu tento údaj použije k párování a zúčtování bankovního pohybu.

KS: konstantní symbol.

SS: specifický symbol.

Účet: bankovní účet plátce. Bankovní účet určený k platbě se nabízí dle nastavení bankovních účtů v jednom složeném poli. V tomto poli se zobrazí za sebou číslo bankovního účtu, kód banky a BIC.

Platba: částka, která se má zaplatit. Nesmí být záporná nebo 0.

Datum platby: datum, kdy se má položka zaplatit.

Poznámka: textová poznámka uživatele k řádku.

Použito: příznak použití na příkazu k úhradě. Pokud je políčko zaškrtnuto, byl již řádek použit na příkazu k úhradě a dále se k placení nenabízí. Políčko je možné editovat i ručně, ale není to doporučeno. Již použitý řádek je doporučeno vždy smazat. Před smazáním je možné z řádku pomocí duplikace udělat nový a ten následně použít na dalším příkazu k úhradě. Příznak použití souvisí s hodnotou ID Řádku (viz další položka). V případě částečné úhrady je nutné nejprve rozdělit řádek na dva s příslušnými částkami a tyto pak následně použít na příkazech k úhradě. Již použitý řádek se k placení nikdy nenabízí, a to ani v případě, že nebyla zaplacena celá částka.

ID Řádku: jednoznačný identifikátor řádku vrubopisu. Pole není možné editovat a používá se k identifikaci řádku vrubopisu na příkazu k úhradě. Souvisí s příznakem použití. Již použité položky nedoporučujeme znovu použít, místo toho doporučujeme vytvořit nový řádek s novým jednoznačným identifikátorem.

Partner (PAP), Partner AP(PAP), ID.veř.zakázky(PAP): pole vyplňují pouze organizace předávající výkazy PAP. Podkladové údaje pro zúčtování. Přebírají se do příkazu k úhradě. Ve výchozím zobrazení jsou pole skrytá.

Vrubopisy nemůže najednou editovat ani vytvářet více uživatelů, resp. pouze změny prvního uživatele se uloží do databáze.

Jakmile do mřížky vyplníte potřebné údaje, klikněte na „Uložit“.

Tvorba příkazů k úhradě s využitím vrubopisů

Uložené vrubopisy můžete libovolně využít při tvorbě příkazu k úhradě.

Při tvorbě příkazu k úhradě ve formuláři „Seznam příkazů k úhradě“, vyberte možnost „Faktury přijaté a vrubopisy“.

Systém automaticky nabídne uložené vrubopisy jako podklad k vytvoření nového příkazu k úhradě. Zobrazí se formulář „Faktury přijaté a vrubopisy“. V něm zkontrolujte sloupec „Původ věty“. V „Původu věty“ vyberte požadované vrubopisy a označte je ve sloupci „Zaplatit“.

Podrobnosti k tvorbě příkazu k úhradě najdete v tomto samostatném návodu: ABO - Příkaz k úhradě.