KPF - Schvalování faktur přijatých

Schvalování faktur přijatých

Užitečnou volitelnou funkcí systému je možnost nastavit proces schvalování faktur přijatých. Proces schvalování obvykle probíhá ve více krocích a fakturu v prvním kroku nejčastěji schvaluje správce střediska či jeho zástupce, ve druhém kroku účetní organizace (proces lze však nastavit zcela individuálně).

V základní variantě jsou faktury přijaté před úhradou a zaúčtováním pouze schvalovány, v rozšířené variantě má schvalovatel možnost doplnit podklady pro zaúčtování faktury a tím zefektivnit proces jejího zpracování na účtárně. Schvalování probíhá buď přímo v KPF, nebo prostřednictvím automaticky generovaného e-mailu s upozorněním na schvalovací proces, ze kterého můžete jednoduše přejít do webové aplikace pro schvalování faktury.

Funkce schvalování faktur je licencovaná. Uživatelům ji lze aktivovat v základní nebo rozšířené verzi, s možností schvalování přes web, nebo bez ní.

V případě zájmu o tuto funkci nebo její rozšíření se obraťte na podpora@ha-soft.cz.

Tématu schvalování faktur přijatých se věnujeme i v dalších samostatných návodech:

• Rozšířené schvalování faktur přijatých – návod pojednávající o specificích rozšířeného schvalování.
• Nastavení schvalování faktur přijatých – návod zaměřený především na nastavení schvalovacích procesů v číselníku.

Zadávání faktury a výběr procesu schvalování

Výběr schvalovacího procesu k faktuře přijaté se provádí na záložce „Schvalování“ přímo ve formuláři „Faktury přijaté“.

Po rozkliknutí této záložky stačí zvolit uložený schvalovací proces, který jste nastavili v číselníku TABWFL. Postupu na nastavení schvalovacího procesu se věnuje samostatný návod.

Je možné vytvořit více schvalovacích procesů, které budete mít k dispozici v číselníku TABWFL pro různé varianty schvalování. Na ilustračním obrázku je nastaven schvalovací proces se dvěma kroky (1. krok – správce střediska / zástupce správce střediska a 2. krok – hlavní účetní).

Položku „Schvalovací proces“ vyberte z nabídky číselníku. Mřížka se vyplní automaticky. Zkontrolujte sloupec „Uživatel“, pokud se osoby nevyplní automaticky, vyberte je z číselníku.

Postup schvalování v praxi

Systém umožňuje dva způsoby, jak provést schválení faktury přijaté:

• schválení přes web a
• schválení přes přihlášení do modulu KPF.

1. varianta – Schválení faktury přes web

Pokud máte nastavenou funkci webového schvalování, systém automaticky zasílá e-mail osobám, které mají fakturu schválit. V e-mailu je odkaz, který uživatele přesměruje na webovou stránku, kde provede schválení či zamítnutí fakturu. Tento způsob je časově efektivní a velkou výhodou je možnost schválit fakturu i mimo kancelář prostřednictvím chytrého telefonu.

V e-mailu jsou základní informace o faktuře a odkaz na web. Po kliknutí na odkaz budete přesměrování na webovou stránku, kde schvalovací proces dokončíte.

Tato varianta schvalování je uživatelsky vstřícná, ale nelze přes ni provádět tzv. rozšířené schvalování faktur.

2. varianta – Schvalování v modulu KPF

Schválení/zamítnutí faktury je vždy možné provádět přímo v modulu KPF.

Pokud provádíte schvalování pravidelně, je užitečné upravit nastavení mřížky „Seznam faktur“ tak, aby vám přehledně zobrazila faktury čekající na vaše schválení. K tomuto zpřehlednění slouží sloupce „Moje schval.“ a „Moje vyjádření“. Ty si zobrazíte standardním způsobem přes symbol filtru v levém rohu mřížky.

Proces schválení čekajících faktur

Čekající fakturu označte myší a na ovládacím panelu klikněte na tlačítko „Schválit“.

Otevře se formulář „Schvalovací proces faktury přijaté“.

V něm proveďte následující akce:

1. V kolonce „Vaše vyjádření“ vyberte „Schváleno“.
2. Napište poznámku dle zvyklostí vaší organizace (není to povinné pole).
3. Kolonku „Výsledný stav schvalování“ ponechte jak je. V tomto případě je tam stále stav „Schvalování“, protože tento konkrétní schvalovací proces má dva kroky. Dále musí fakturu schválit i hlavní účetní.
4. Svoje nastavení uložte.

Prostřední sektor (č.5) se zobrazuje jen uživatelům, jejichž společnost používá rozšířené schvalování faktur.

Po dokončení všech kroků schvalování je možné fakturu editovat a dát ji do stavu „zaúčtovaná“.