KPF - Schvalování faktur přijatých: Porovnání verzí

Aktuální verze z 2. 7. 2026, 08:50

Schvalování faktur přijatých

Užitečnou volitelnou funkcí systému je možnost nastavit proces schvalování faktur přijatých. Proces schvalování obvykle probíhá ve více krocích a fakturu v prvním kroku nejčastěji schvaluje správce střediska či jeho zástupce, ve druhém kroku účetní organizace (proces lze však nastavit zcela individuálně).

V základní variantě jsou faktury přijaté před úhradou a zaúčtováním pouze schvalovány, v rozšířené variantě má schvalovatel možnost doplnit podklady pro zaúčtování faktury a tím zefektivnit proces jejího zpracování na účtárně. Schvalování probíhá buď přímo v KPF, nebo prostřednictvím automaticky generovaného e-mailu s upozorněním na schvalovací proces, ze kterého můžete jednoduše přejít do webové aplikace pro schvalování faktury.

Funkce schvalování faktur je licencovaná. Uživatelům ji lze aktivovat v základní nebo rozšířené verzi, s možností schvalování přes web, nebo bez ní.

V případě zájmu o tuto funkci nebo její rozšíření se obraťte na podpora@ha-soft.cz.

Tématu schvalování faktur přijatých se věnujeme i v dalších samostatných návodech:

Rozšířené schvalování faktur přijatých – návod pojednávající o specificích rozšířeného schvalování.
Nastavení schvalování faktur přijatých – návod zaměřený především na nastavení schvalovacích procesů v číselníku.

Zadávání faktury a výběr procesu schvalování

Výběr schvalovacího procesu k faktuře přijaté se provádí na záložce „Schvalování“ přímo ve formuláři „Faktury přijaté“.

Po rozkliknutí této záložky stačí zvolit uložený schvalovací proces, který jste nastavili v číselníku TABWFL. Postupu na nastavení schvalovacího procesu se věnuje samostatný návod.

Je možné vytvořit více schvalovacích procesů, které budete mít k dispozici v číselníku TABWFL pro různé varianty schvalování. Na ilustračním obrázku je nastaven schvalovací proces se dvěma kroky (1. krok – správce střediska / zástupce správce střediska a 2. krok – hlavní účetní).

Položku „Schvalovací proces“ vyberte z nabídky číselníku. Mřížka se vyplní automaticky. Zkontrolujte sloupec „Uživatel“, pokud se osoby nevyplní automaticky, vyberte je z číselníku.

Postup schvalování v praxi

Systém umožňuje dva způsoby, jak provést schválení faktury přijaté:

schválení přes web a
schválení přes přihlášení do modulu KPF.

1. varianta – Schválení faktury přes web

Pokud máte nastavenou funkci webového schvalování, systém automaticky zasílá e-mail osobám, které mají fakturu schválit. V e-mailu je odkaz, který uživatele přesměruje na webovou stránku, kde provede schválení či zamítnutí fakturu. Tento způsob je časově efektivní a velkou výhodou je možnost schválit fakturu i mimo kancelář prostřednictvím chytrého telefonu.

V e-mailu jsou základní informace o faktuře a odkaz na web. Po kliknutí na odkaz budete přesměrování na webovou stránku, kde schvalovací proces dokončíte.

Tato varianta schvalování je uživatelsky vstřícná, ale nelze přes ni provádět tzv. rozšířené schvalování faktur.

2. varianta – Schvalování v modulu KPF

Schválení/zamítnutí faktury je vždy možné provádět přímo v modulu KPF.

Pokud provádíte schvalování pravidelně, je užitečné upravit nastavení mřížky „Seznam faktur“ tak, aby vám přehledně zobrazila faktury čekající na vaše schválení. K tomuto zpřehlednění slouží sloupce „Moje schval.“ a „Moje vyjádření“. Ty si zobrazíte standardním způsobem přes symbol filtru v levém rohu mřížky.

Proces schválení čekajících faktur

Čekající fakturu označte myší a na ovládacím panelu klikněte na tlačítko „Schválit“.

Otevře se formulář „Schvalovací proces faktury přijaté“.

V něm proveďte následující akce:

V kolonce „Vaše vyjádření“ vyberte „Schváleno“.
Napište poznámku dle zvyklostí vaší organizace (není to povinné pole).
Kolonku „Výsledný stav schvalování“ ponechte jak je. V tomto případě je tam stále stav „Schvalování“, protože tento konkrétní schvalovací proces má dva kroky. Dále musí fakturu schválit i hlavní účetní.
Svoje nastavení uložte.

Prostřední sektor (č.5) se zobrazuje jen uživatelům, jejichž společnost používá rozšířené schvalování faktur.

Po dokončení všech kroků schvalování je možné fakturu editovat a dát ji do stavu „zaúčtovaná“.

@@ Řádek 1: / Řádek 1: @@
+[[Category:KPF]]
 == Schvalování faktur přijatých ==
-V některých organizacích se na procesu pořízení, schvalování a úhrady faktur přijatých podílí více uživatelů. Samotné schvalování faktury přijaté obvykle probíhá v několika krocích, kdy se příslušní uživatelé vyjadřují ke schválení faktury v hierarchickém pořadí.
+Užitečnou volitelnou funkcí systému je možnost nastavit proces schvalování faktur přijatých. Proces schvalování obvykle probíhá ve více krocích a fakturu v prvním kroku nejčastěji schvaluje správce střediska či jeho zástupce, ve druhém kroku účetní organizace (proces lze však nastavit zcela individuálně).
-V tomto návodu si můžete projít postup schvalování přijaté faktury přímo v systému i prostřednictvím automaticky zasílaného e-mailu.
+V základní variantě jsou faktury přijaté před úhradou a zaúčtováním pouze schvalovány, v rozšířené variantě má schvalovatel možnost doplnit podklady pro zaúčtování faktury a tím zefektivnit proces jejího zpracování na účtárně. Schvalování probíhá buď přímo v KPF, nebo prostřednictvím automaticky generovaného e-mailu s upozorněním na schvalovací proces, ze kterého můžete jednoduše přejít do webové aplikace pro schvalování faktury.
-Nastavení procesu schvalování v systému se věnuje samostatný návod: [[KPF - Nastavení schvalování faktur#Nastavení na záložce „Podmínka schválení“|Nastavení schvalování faktur]].
+'''Funkce schvalování faktur je licencovaná.''' Uživatelům ji lze aktivovat v základní nebo rozšířené verzi, s možností schvalování přes web, nebo bez ní.
-== Zadávání faktury a proces schvalování ==
+V případě zájmu o tuto funkci nebo její rozšíření se obraťte na podpora@ha-soft.cz.
-Nastavení schvalovacího procesu se provádí na záložce „Schvalování“ přímo ve formuláři '''„Faktury přijaté“'''. Při zadávání faktury přijaté vás systém upozorní, abyste zvolili proces schvalování – pakliže tak neučiníte automaticky a máte jej vytvořený.
-'''Aby bylo možné schvalovací proces zahájit, musí být faktura ve stavu „V PŘÍPRAVĚ“.'''
+Tématu schvalování faktur přijatých se věnujeme i v dalších samostatných návodech:
+* [[KPF - Rozšířené schvalování faktur přijatých|Rozšířené schvalování faktur přijatých]] – návod pojednávající o specificích rozšířeného schvalování.
+* [[KPF - Nastavení schvalování faktur přijatých#Nastavení na záložce „Podmínka schválení“|Nastavení schvalování faktur přijatých]] – návod zaměřený především na nastavení schvalovacích procesů v číselníku.
+== Zadávání faktury a výběr procesu schvalování ==
+Výběr schvalovacího procesu k faktuře přijaté se provádí na záložce '''„Schvalování“''' přímo ve formuláři '''„Faktury přijaté“'''.
+[[Soubor:Wiki obrázky - V přípravě_schvalování.png|bezrámu|995x995bod]]
 Po rozkliknutí této záložky stačí zvolit uložený schvalovací proces, který jste nastavili v číselníku TABWFL. Postupu na [[KPF - Nastavení schvalování faktur|nastavení schvalovacího procesu]] se věnuje samostatný návod.
-Schvalovací proces se vybírá z nabídky uložených možností a mřížka procesu se automaticky vyplní. (Na obrázku je vybrán proces s názvem „Ukázka“).
+Je možné vytvořit více schvalovacích procesů, které budete mít k dispozici v číselníku TABWFL pro různé varianty schvalování. Na ilustračním obrázku je nastaven schvalovací proces se dvěma kroky (1. krok – správce střediska / zástupce správce střediska a 2. krok – hlavní účetní).
+Položku '''„Schvalovací proces“''' vyberte z nabídky číselníku. Mřížka se vyplní automaticky. Zkontrolujte sloupec '''„Uživatel“''', pokud se osoby nevyplní automaticky, vyberte je z číselníku.
+[[Soubor:Wiki obrázky - Výběr_schvalovacího_procesu.png|bezrámu|995x995bod]]
+== Postup schvalování v praxi ==
+Systém umožňuje dva způsoby, jak provést schválení faktury přijaté:
+* schválení přes web a
+* schválení přes přihlášení do modulu KPF.
-Po uložení faktury (pakliže to máte v „Servisu“ nastavené) proběhne automatické odeslání e-mailů osobám, které fakturu budou schvalovat.
+=== 1. varianta – Schválení faktury přes web ===
+Pokud máte nastavenou funkci webového schvalování, systém automaticky zasílá e-mail osobám, které mají fakturu schválit. V e-mailu je odkaz, který uživatele přesměruje na webovou stránku, kde provede schválení či zamítnutí fakturu. Tento způsob je časově efektivní a velkou výhodou je možnost schválit fakturu i mimo kancelář prostřednictvím chytrého telefonu.
-== Filtrace faktur čekajících na schválení ==
+[[Soubor:Schvalování FP wiki 26.png|bezrámu|600x600bod]]
-Pokud provádíte schvalování faktur přijatých v modulu KPF, doporučuje se provést nastavení mřížky tak, aby vám přehledně zobrazila faktury čekající na vaše schválení. Je doporučeno mít zobrazené sloupce '''„Moje schval.“''' a '''„Moje vyjádření“'''.
-Pro nastavení filtru klikněte na symbol v levém rohu mřížky.
+V e-mailu jsou základní informace o faktuře a odkaz na web. Po kliknutí na odkaz budete přesměrování na webovou stránku, kde schvalovací proces dokončíte.
-Zobrazí se nabídka s možnými sloupci – zatrhněte „'''Moje schval.'''“ a „'''Moje vyjádření'''“.
+[[Soubor:Schvalování_FP_wiki_27.png|bezrámu|1195x1195pixelů]]
-Sloupce se zobrazí v pravé části mřížky.
+Tato varianta schvalování je uživatelsky vstřícná, ale nelze přes ni provádět tzv. rozšířené schvalování faktur.
-== Postup schvalování v praxi ==
+=== 2. varianta – Schvalování v modulu KPF ===
-V systému můžete nastavit automatické zasílání e-mailů osobám, které schvalují přijaté faktury. Toto nastavení se provádí v „Servisu“ a postup najdete v samostatném návodu na nastavení schvalování faktur přijatých.
+Schválení/zamítnutí faktury je vždy možné provádět přímo v modulu KPF.
+Pokud provádíte schvalování pravidelně, je užitečné upravit nastavení mřížky „Seznam faktur“ tak, aby vám přehledně zobrazila faktury čekající na vaše schválení. K tomuto zpřehlednění slouží sloupce '''„Moje schval.“''' a '''„Moje vyjádření“'''. Ty si zobrazíte standardním způsobem přes symbol filtru v levém rohu mřížky.
+[[Soubor:Wiki obrázky - Schvalování_faktury přijaté.png|bezrámu|995x995bod]]
-Uživatelé mají dvě možnosti, jak provést schválení faktury přijaté – webové schválení a schválení v modulu KPF.
+==== Proces schválení čekajících faktur ====
+Čekající fakturu označte myší a na ovládacím panelu klikněte na tlačítko '''„Schválit“'''.
-=== První možnost – Webové schvalování ===
+[[Soubor:Wiki obrázky - Schvalování faktury_mřížka.png|bezrámu|995x995bod]]
-Uživatel obdrží v automatickém e-mailu odkaz, který ho přesměruje na stránku s podrobnostmi o dané faktuře. Na této stránce může fakturu rovnou schválit nebo zamítnout.
-'''Po rozkliknutí linku se k faktuře může vyjádřit – schválit nebo zamítnout.'''
+Otevře se formulář '''„Schvalovací proces faktury přijaté“'''.
-=== Druhá možnost – Schvalování v modulu KPF ===
+[[Soubor:Wiki obrázky - Formulář schvalování faktur.png|bezrámu|995x995bod]]
-Dále je možné provádět schválení/zamítnutí faktury přímo v systému. Čekající fakturu označíte a klikneme na ovládacím panelu na tlačítko '''„Schválit“''' (jako na obrázku níže).
-Otevře se formulář '''„Schvalovací proces faktury přijaté“'''. V něm projděte následující akce:
+V něm proveďte následující akce:
-# V kolonce „Vaše vyjádření“ vyberte „Schváleno“.
+# V kolonce '''„Vaše vyjádření“''' vyberte '''„Schváleno“'''.
-# Napište poznámku.
+# Napište poznámku dle zvyklostí vaší organizace (není to povinné pole).
-# V prvním kroku byla faktura schválena, čeká nyní na provedení druhého kroku schvalování (dle šablony schvalovacího procesu – tento konkrétní proces na obrázku má kroky dva). V kolonce „Výsledný stav schvalování“ je stále '''„Schvalování“''', jelikož zatím nebyla schválena v druhém kroku.
+# Kolonku „Výsledný stav schvalování“ ponechte jak je. V tomto případě je tam stále stav „Schvalování“, protože tento konkrétní schvalovací proces má dva kroky. Dále musí fakturu schválit i hlavní účetní.
 # Svoje nastavení uložte.
+Prostřední sektor (č.5) se zobrazuje jen uživatelům, jejichž společnost používá rozšířené schvalování faktur.
-Po dokončení schvalování je možné fakturu editovat a dát ji do stavu zaúčtovaná.
+Po dokončení všech kroků schvalování je možné fakturu editovat a dát ji do stavu „zaúčtovaná“.

KPF - Schvalování faktur přijatých: Porovnání verzí

Aktuální verze z 2. 7. 2026, 08:50

Obsah

Schvalování faktur přijatých

Zadávání faktury a výběr procesu schvalování