ABO - Vrubopisy a jejich využití

Co to je?

Vrubopisy (nebo tzv. Ostatní vrubopisy) slouží k pořízení položek pro následné použití na příkazu k úhradě do banky. Vrubopisy se používají pro platby, které nemají přepis jinde v systému (jako např. faktury přijaté pořízené v KPF). Nejčastěji se vrubopisy používají k:

· pořízení zálohových plateb na základě platebního kalendáře

· pořízení plateb daně z přidané hodnoty

· pořízení ostatních poplatků a daní finančním úřadům apod.

Uživatel musí mít příslušná oprávnění pro pořízení vrubopisů, ale nemusí mít oprávnění pro příkaz k úhradě. Tím je možné, aby jeden či více uživatelů připravili platební podklady. Uživatel s právem příkazu k úhradě pak může provést a autorizovat vlastní příkaz k úhradě.

Jak se k vrubopisům dostaneme?

Tvorba vrubopisů probíhá v modulu bankovních operací. Jakmile ABO otevřeme, klikneme na kolonku platby a poté vrubopisy zvolíme.

V momentě, kdy tak učiníme, otevře se nám agenda vrubopisů.

Vytváření nových vrubopisů

Na obrázku níže vidíme výchozí zobrazení agendy vrubopisů při jejich spuštění. V horní částí nalezneme tlačítka editoru vrubopisů. Tato tlačítka se od jiných agend v programu SEIWIN neliší. Editor obsahuje dobře známá tlačítka jako „Uložit, „Zpět“ a další. V červeném obdélníku vidíme již vytvořené vrubopisy. Při tvorbě tohoto návodu již nějaké vytvořené máme, proto si je odmysleme. Na obrázku jsou tyto vrubopisy označené jako červeně přeškrtnuté řádky. Při prvním spuštění nebude tedy tato oblast obsahovat žádné vrubopisy, potažmo řádky.  

V momentě, kdy budeme chtít nový vrubopis vytvořit, najedeme myší na bílé pole, kde se nám jednotlivé vrubopisy zobrazují, klikneme levým tlačítkem myši a následně stiskneme klávesu „Insert“. Pakliže budeme mít již některé vrubopisy vytvořené a budeme chtít vytvořit další na poslední pozici, klikneme levým tlačítkem myši na nejnižší řádek a stiskneme klávesu „šipka dolů“.

Hlavička

Po vykonání výše popsaného postupu přichází na řadu vyplnění informací do jednotlivých sloupců, které vrubopis dále specifikují. Nejprve se zabývejme hlavičkou.

Vyplňujeme následující informace:

Číslo dokladu: technické číslo seznamu vrubopisů. Není možné ho editovat.

Poznámka: Textová poznámka. Zde je možné libovolně popsat vrubopis či jeho účel textem.

Položky vrubopisu

Nyní tedy přejdeme k vyplnění jednotlivých polí. Výčet jednotlivých polí s jejich významem naleznete pod obrázkem níže.

Řádek: uvedeno číslo řádku. Číslo řádku aktualizuje program automaticky. Není možné ho editovat.

Účet: uveden analytický účet. Analytický účet se automaticky převezme na příkaz k úhradě a následně se při účtování bankovního výpisu použije pro zúčtování bankovního pohybu. Partner, Č.Příj.: vyplněno podle čísla partnera a příjemce z TAB73S - Adresář partnerů. Partner se automaticky převezme na příkaz k úhradě a následně se při účtování bankovního výpisu použije pro zúčtování bankovního pohybu.

Os. Účet: uveden osobní účet. Osobní účet se automaticky převezme na příkaz k úhradě a následně se při účtování bankovního výpisu použije pro zúčtování bankovního pohybu. Příjemce, Název příjemce: název příjemce dle číselníku TAB73S - Adresář partnerů nebo vyplněný ručně. Název příjemce se automaticky převezme na příkaz k úhradě a následně se při účtování bankovního výpisu použije pro zúčtování bankovního pohybu.

Operace: uvedeno nejčastěji oběhové číslo faktury nebo jiný párovací znak. Operace se automaticky převezme na příkaz k úhradě a následně se při účtování bankovního výpisu použije pro zúčtování bankovního pohybu.

Platí od, Platí do: uvedené sloupce a údaje v nich se již nepoužívají.

Číslo účtu příj., Banka příj.: bankovní účet příjemce platby. Přebírá z číselníku TAB73S podle partnera nebo je možné jej vyplnit ručně.

Variabilní symbol: variabilní symbol platby. Variabilní se automaticky převezme na příkaz k úhradě a následně se při účtování bankovního výpisu tento údaj použije k párování a zúčtování bankovního pohybu.

KS: konstantní symbol

SS: specifický symbol

Účet: bankovní účet plátce. Bankovní účet, ze kterého se platí, se nabízí dle nastavení bankovních účtů v jednom složeném poli ▶ (Toto složené pole (podobně jako na faktuře přijaté) automaticky určuje číslo bankovního účtu, kód banky a BIC.)

Platba: částka, která se má zaplatit. Nesmí být záporná nebo 0.

Datum platby: datum, kdy se má položka zaplatit.

Poznámka: textová poznámka uživatele k řádku

Použito: příznak použití na příkazu k úhradě. Pokud je políčko zaškrtnuto, byl již řádek použit na příkazu k úhradě a dále se k placení nenabízí. Políčko je možné editovat i ručně, ale není to doporučeno. Již použitý řádek je doporučeno vždy smazat. Před smazáním je možné z řádku pomocí duplikace udělat nový a ten následně použít na dalším příkazu k úhradě. Příznak použití souvisí s hodnotou ID Řádku (viz dále). V případě částečné úhrady je nutné nejprve rozdělit řádek na dva s příslušnými částkami a tyto pak následně použít na příkazech k úhradě. Již použitý řádek se k placení nikdy nenabízí, a to ani v případě, že nebyla zaplacena celá částka.

ID Řádku: jednoznačný identifikátor řádku vrubopisů. Pole není možné editovat a používá se k identifikaci řádku vrubopisů na příkazu k úhradě. Souvisí s příznakem použití. Již použité položky nedoporučujeme znovu použít, místo toho doporučujeme vytvořit nový řádek s novým jednoznačným identifikátorem.

Partner (PAP), Partner AP(PAP), ID.veř.zakázky(PAP): pouze pro organizace PAP. Podkladové údaje pro zúčtování. Přebírají se do příkazu k úhradě. Ve výchozím zobrazení jsou pole skryté.

Vrubopisy může ve stejný okamžik editovat pouze jeden uživatel, resp. pouze změny prvního uživatele se uloží do databáze.

Vrubopis nezapomeňme uložit tlačítkem „Uložit“ v editoru vrubopisů.

Úhrada vrubopisů

Když máme vrubopis vytvořený a uložený, můžeme libovolně přejít k příkazům k úhradě. Ve chvíli, kdy klikneme na vytvoření nového příkazu a zvolíme „Faktury přijaté a vrubopisy“, naše vrubopisy se nám zobrazí k výběru jako podklad k vytvoření příkazu k úhradě. Série obrázků níže tento proces nastíní graficky.

Následně bychom tedy postupovali stejně, jako při tvorbě příkazu k úhradě na základě faktury přijaté.