KPF - Pořízení faktury přijaté

V systému SEIWIN lze pořizovat faktury přijaté několika způsoby – od ručního vyplnění až po plně automatizované postupy, které výrazně šetří čas. Základní možností je vyplnění formuláře „Faktura přijatá“. V mnoha případech však můžete využít efektivnější cestu, například vytvoření kopie již existující faktury nebo automatické načtení dokladu ze schránky.

Tento návod vám přehledně představí všechny dostupné způsoby zadávání faktur a krok za krokem vás provede jejich použitím.

Přehled způsobů pořízení faktury přijaté

• Ruční pořízení

Tento způsob vám poskytuje plnou kontrolu nad všemi údaji dokladu, ale všechny položky zadáváte ručně.

• Načtení ze schránky nebo ze souboru  

Pokud máte fakturu v elektronickém formátu (například PDF), nejrychlejší variantou je její načtení ze schránky nebo ze souboru. Obsahuje-li faktura QR kód (QR Faktura/QR Platba) nebo je ve formátu ISDOC (ten může být přiložen i uvnitř PDF souboru), systém automaticky předvyplní většinu údajů v hlavičce.

• Kopie existující faktury

Tato možnost je ideální při opakovaném pořizování podobných dokladů. Novou fakturu pořídíte do systému rychle bez opakovaného vyplňování stejných údajů.

První kroky pořízení faktury přijaté

Pokud chcete do Knihy přijatých faktur vložit jakoukoliv fakturu, je vhodné v prvním kroku provést kontrolu, případně nastavení účetního období. Tím předejdete zaúčtování dokladu do nesprávného období.

Poté si otevřete Seznam faktur těmito kroky:

• V hlavním menu zvolte nabídku „Doklady“.

• V kontextovém menu vyberte možnost „Faktury přijaté“.

• Otevře se okno „Seznam faktur“.

Další postup se liší podle zvoleného způsobu pořízení faktury. Vyberte variantu, která vám vyhovuje, a pokračujte podle příslušného návodu.

Ruční pořízení faktury

Novou fakturu můžete pořídit do systému ručně:

• Klikněte na možnost „Nový“ v horním menu okna „Seznam faktur“.  
• Ve formuláři „Faktura přijatá“ vyplňte všechny potřebné údaje a fakturu uložte pro další zpracování.  

Pokud máte zkušenost jen s ručním způsobem pořizování faktur, můžete si zkusit práci zefektivnit využitím automatizovaných možností.

Pořízení faktury ze schránky

Pořízení faktury ze schránky je velmi efektivní způsob, jak si zjednodušit a urychlit pořízení hlavičkových údajů, proto jej doporučujeme využívat vždy, když je to možné. Systém načítá údaje z QR kódu (QR Faktury nebo QR Platby) nebo z formátu ISDOC. Pokud vystavitel faktury žádnou z těchto technologií nepoužil, automatizované načtení dat nebude možné, ale kopie faktury se i tak přiloží.  

Postup:

• Zkopírujte fakturu do schránky.

Klikněte pravým tlačítkem myši na soubor a vyberte možnost „Kopírovat“. Do schránky můžete vložit fakturu uloženou v počítači i přílohu z emailu – není nutné ji předem ukládat na disk.

• Při pořizování faktury do systému vyberte možnost „Nový ze schránky“ a v informativní tabulce o převzetí dat potvrďte „OK“.

• Otevře se formulář „Faktura přijatá“, ve kterém jsou předvyplněny informace dostupné z faktury díky QR kódu nebo ISDOC formátu. Pokud faktura tyto technologie neobsahuje, tento krok se přeskočí.

• Nyní můžete doplnit chybějící informace, případně editovat dle potřeby.

Pořízení faktury ze souboru

Pro pořízení faktury ze souboru platí stejná omezení jako pro přenos dat ze schránky v předešlé podkapitole. Faktura se uloží jako příloha vždy. Pro využití funkce automatizovaného vyplnění hlavičky, musí být vystavitelem faktury použita technologie QR kódu (QR Faktury nebo QR Platby) nebo být ve formátu ISDOC.

Postup:

• V okně „Seznamu faktur“ vyberte možnost „Nový ze souboru“.

• Otevře se okno „Výběr souboru“, ve kterém vyhledejte svoji fakturu.

• Po načtení faktury se objeví informativní tabulka – data byla převzána. Potvrďte „OK“.

• Ve formuláři "Faktura přijatá" Nyní můžete doplnit chybějící informace, případně editovat dle potřeby.

Pořízení faktury jako kopie

Pořízení faktury jako kopie využijete, pokud pravidelně vkládáte podobnou fakturu. V případě, že se faktury liší například jen variabilním symbolem a daty vystavení a splatnosti, může být tento postup nejefektivnější.

Postup:

• Při pořizování faktury do „Seznamu faktur“ vyberte možnost „Nový jako kopie“.

• Otevře se okno „Kopie faktury“, ve kterém můžete upravit proměnné. Proces si urychlíte kliknutím na „A“ – nastavit aktuální datum nebo „O“ – posunout dle období. Také můžete zadat nový variabilní symbol faktury.  

• Systém otevře předvyplněný editor nové faktury s údaji z kopírovaného dokladu. Nyní můžete doplnit chybějící informace, případně upravovat dle potřeby.