|
|
| Řádek 1: |
Řádek 1: |
| Závěrka v systému SEIWIN | | Závěrka |
| Většina modulů systému SEIWIN umožňuje provedení tzv. závěrky – tedy uzamčení [MZ1.1]možnosti pořizovat a měnit doklady, které mají dopad na vyhodnocení výstupů účetních, daňových, odbytových aj. (dle modulu, ve kterém závěrku provedete). Postup i funkcionalita závěrky jsou v rámci systému ve všech modulech jednotné.
| |
| Závěrka, pokud je součástí modulu, je vždy dostupná z hlavního menu. V kontextovém menu závěrky jsou v nabídce dvě akce:
| |
| Závěrka – pod touto volbou může správce modulu provést závěrku období[MZ2.1]. Případně může systém přepnout do stavu „přípravy“ na závěrku.
| |
| Přehled závěrek – v přehledu závěrek naleznete přehled všech období a jejich závěrek ve všech modulech. Lze zde dohledat i který uživatel závěrku prováděl.[MZ3.1]
| |
| První kroky provedení závěrky
| |
| Závěrku může provádět pouze uživatel s oprávněním správce modulu a je třeba počítat s tím, že závěrka ovlivní možnost pořizovat doklady do daného období i v dalších propojených modulech. Například závěrka v UCE ovlivní všechny moduly, které pořizují učetní data[MZ4.1].
| |
| Před samotným zahájením závěrky proveďte kontrolu nastavení období. Pak otevřete v horním menu možnost „Závěrka“ a v kontextovém menu vyberte opět „Závěrka“. Otevře se okno „Uzavírání období a přepočty závěrek“, které zahrnuje menu a mřížku s přehledem jednotlivých období a stavu jejich závěrek. [MZ5.1]
| |
| V menu můžete přidat nové období a provádět aktualizaci výpočtů. V mřížce lze nastavit samotnou závěrku jednotlivých období.
| |
| Mřížka Uzavírání období a přepočet závěrek
| |
| Mřížka „Uzavírání období a přepočet závěrek“ zahrnuje tyto sloupce:[MZ6.1]
| |
| Úč. Rok – zde proveďte kontrolu, zda máte vygenerováno požadované období. Případně v menu období vygenerujte.
| |
| Úč. měsíc – systém počítá s měsíční závěrkou. Někteří uživatelé, kteří pořizují méně dokladů, dělají závěrku jen v těch měsících, kdy nějaký doklad pořídili.
| |
| Stav – tento sloupec je z pohledu závěrky nejdůležitější. Zde lze provádět uzavírání období. Návod se tomuto tématu podrobně věnuje v podkapitole „Uzavírání období“.
| |
| Přepočet – systém umožňuje automatizované přepočítání dokladů.[MZ7.1]
| |
| Volby – slouží k otevření seznamu dokladů konkrétního typu v období dle daného řádku. Například pokud v období 7/2024 kliknete na MF, otevře se seznam dokladů mezistřediskové faktury v období 7/2024.
| |
| Poč. dokladů – zobrazuje celkový počet dokladů (včetně smazaných) v období dle daného řádku.
| |
| Poč. dokl. sm. – zobrazuje celkový počet smazaných dokladů v období dle daného řádku.
| |
| Datum – tzn. datum vložení – zaznamenává čas, kdy správce systému přidal období do závěrky.
| |
| Vkládání období do mřížky Uzavírání období
| |
| Hlavní menu okna „Uzavírání období a přepočet závěrek“ nabízí několik možností, jak můžete spravovat závěrky období:
| |
| Přidat období – tato volba umožňuje přidat jeden měsíc do přehledu v mřížce.
| |
| Přidat období ZS – období „zahajovacích stavů“ je specifikum modulu UCE – přidá nulté období pro zahajovací stavy, například 00/2026. Nulté období uzavírá zahajovací stavy. Toto období je doporučeno uzavřít hned po finalizaci zahajovacích stavů.
| |
| Nový rok – touto akcí přidáte do přehledu všechna období jednoho [MZ8.1]kalendářního roku.
| |
| Doplnit chybějící období – tato varianta doplní do přehledu všechna chybějící období, ve kterých je zaúčtovaný alespoň jeden doklad.
| |
| Uzavírání období
| |
| Závěrku systému může provádět pouze správce modulu. Stav za dané období je možné si ověřit a přenastavit v okně „Uzavírání období a přepočet závěrky.
| |
| U jednotlivý období je možnost nastavit tři stavy:
| |
| Otevřeno – je základní stav a systémem je nastaven automaticky. Je-li období v tomto stavu, je možné v něm provádět změny (například pořizovat dokumenty nebo je generovat) i jako běžný uživatel modulu.
| |
| Příprava – do tohoto stavu přepne období správce modulu, jakmile začne připravovat závěrku. Ve stavu „příprava“ může provádět změny na dokladech v daném modulu již jen správce. Závěrky některých modulů však ovlivní i možnost pořizovat doklady v daném období v dalších provázaných modulech. Závěrka v modulu UCE nebo DAN znemožňuje provádět akce, které mají výstup do účetních a daňových vět. Specifikům závěrek v modulech UCE, ODB, a DAN se věnuje další podkapitola.
| |
| Uzavřeno – nastavením stavu uzavřeno provedete finální závěrku období. Pokud je období ve stavu „uzavřeno“, nemůže již změny[MZ9.1] na dokladech v tomto období provádět ani správce. Je doporučeno jednotlivá období průběžně přepínat ze stavu „příprava“ do stavu „uzavřeno“ – pro správce je to prevencí chyb z nepozornosti. Pokud ve starším období potřebuje udělat opravy, uzavřené období můžete snadno přepnout do stavu „otevřeno“. Je však třeba počítat s tím, že po změně stavu systém smaže vygenerované závěrkové dokumenty. Je třeba je poté znovu zpracovat.
| |
| Možnost provedení změn po závěrce
| |
| Pokud potřebujete provést uměnu v již uzavřeném období, systém umožňuje závěrku zrušit. Správce modulu může v mřížce „Uzavírání období a přepočet závěrky“ přepnout období do stavu „otevřeno“ nebo raději „příprava“. Závěrkové sestavy [MZ10.1]se tak automaticky smažou. Poté musí správce zpracovat nové závěrkové sestavy a období znovu uzavřít.
| |
| Přepočet při změně v číselnících
| |
| Nabídka „Přepočet“ v horním menu tabulky „Uzavírání období a přepočet závěrky“ má velký význam při změně v číselnících. Změny v číselnících mají vliv na zpracování dokladů a například i jejich zaúčtován. Pokud chcete provést přepočet závěrkových dokladů, označte období ve sloupci „Přepočet“ a vyberte v horním menu možnost „Přepočet“. V dialogu [MZ11.1]potvrďte „Ano“. Systém zpětně přepíše doklady podle aktuálního nastavení číselníku.
| |
| Specifika závěrek vybraných modulů
| |
| UCE – závěrka v modulu UCE zamezuje v daném období všem modulům měnit účetní výstupy ze všech dokladů. Po uzavření účetnictví tedy v rámci celého systému nemůže dojít k přidání, odebrání nebo změně účetního pohybu v daném období.
| |
| DAN – po závěrce není možné dále v daném období ve všech modulech měnit daňové [MZ12.1]výstupy, které ovlivňují přiznání k DPH.
| |
| ODB – závěrka v modulu ODB zamezuje v daném období všem modulům měnit výstupy odbytového plnění.
| |
| Přehled závěrek
| |
| Pokud v kontextovém menu „Závěrky“ vyberete možnost „Přehled závěrek“ zobrazí se mřížka s přehledem údajů ohledně závěrek v modulech, [MZ13.1]ke kterým máte přístupové právo. V mřížce je možné filtrovat a dohledávat potřebná data. Zajímavý je například přesný časový údaj o realizované závěrce a jméno uživatel, který ji v systému provedl.
| |