KPF - Schvalování faktur přijatých

Schvalování faktur přijatých

V některých organizacích se na procesu pořizování, schvalování a uhrazování faktur přijatých podílí více uživatelů. Samotné schvalování přijaté faktury obvykle probíhá v několika krocích, kdy se příslušní uživatelé vyjadřují ke schválení faktury v hierarchickém pořadí. Nastavení procesu schvalování v systému se věnuje samostatný návod. Zde si můžete projít postup samotného schvalování, jak v systému, tak i prostřednictvím automaticky zasílaného e-mailu.

Zadávání faktury a proces schvalování

Při zadávání faktury přijaté vás systém upozorní, abyste zvolili proces schvalování – pakliže tak neučiníte automaticky a máte jej vytvořený. Nastavení schvalovacího procesu se provádí na záložce „schvalování“ přímo ve formuláři „Faktury přijaté“.

Aby bylo možné schvalovací proces zahájit, musí být faktura ve stavu „V PŘÍPRAVĚ“.

Po rozkliknutí této záložky stačí zvolit uložený schvalovací proces, který jste nastavili v číselníku TABWFL. Postupu na nastavení schvalovacího procesu se věnuje samostatný návod.

Schvalovací proces se vybírá z nabídky uložených možností a mřížka procesu se automaticky vyplní. (Na obrázku je vybrán proces s názvem „Ukázka“).

Po uložení faktury (pakliže to máte v „Servisu“ nastavené) proběhne automatické odeslání e-mailů osobám, které fakturu budou schvalovat.

Filtrace faktur, které čekají na naše schválení

Veškeré přijaté faktury se nacházejí v KPF - zde lze použitím filtru vyselektovat ty, které čekají na vaše schválení.

Otevřete Knihu přijatých faktur a nahlédneme na zobrazené sloupce. Pokud jste osobou zodpovědnou za schvalování faktur, je doporučeno mít zobrazené sloupce „Moje schval.“ a „Moje vyjádření“.

Pro nastavení filtru klikněte na symbol v levém rohu mřížky.

Zobrazí se nabídka všech možných sloupců - zatrhněte „Moje schval.“ a „Moje vyjádření“.

Sloupce se zobrazí v pravé části mřížky.

Postup schvalování v praxi

Doporučeným postupem schvalování faktur je nastavit automatické zasílání e-mailů osobám, které schvalují přijaté faktury. Toto nastavení se provádí v "Servisu" a postup najdete v samostatném návodu na nastavení schválení faktur přijatých.

Uživatelé mají dvě možnosti, jak provést schválení faktury přijaté - webové schválení a schválení v modulu KPF.

První možnost - Webové schvalování

Uživatel obdrží v automatickém e-mailu odkaz, který ho přesměruje na stránku s podrobnostmi o dané faktuře. Na této stránce může fakturu rovnou schválit, nebo zamítnout.

Po rozkliknutí linku se k faktuře může vyjádřit.

Druhá možnost - Schvalování v modulu KPF

Dále je možné provádět schválení/zamítnutí faktury přímo v systému. Čekající fakturu označíte a klikneme na ovládacím panelu na tlačítko „Schválit“ (jako na obrázku níže).

Otevře se formulář „Schvalovací proces faktury přijaté“. V něm projděte následující akce:

1. V kolence „Vaše vyjádření“ vyberte „Schváleno“.
2. Napište poznámku.
3. V prvním kroku byla faktura schválena, čeká nyní na provedení druhého kroku schvalování (dle šablony schvalovacího procesu - tento konkrétní proces na obrázku má kroky dva). V kolonce „Výsledný stav schvalování“ je stále „Schvalování“, jelikož zatím nebyla schválena v druhém kroku.
4. Svoje nastavení uložte.