KPF - Schvalování faktur přijatých

Schvalování faktur přijatých

V některých organizacích se na procesu pořízení, schvalování a úhrady faktur přijatých podílí více uživatelů. Samotné schvalování faktury přijaté obvykle probíhá v několika krocích, kdy se příslušní uživatelé vyjadřují ke schválení faktury v hierarchickém pořadí.

V tomto návodu si můžete projít postup schvalování přijaté faktury přímo v systému i prostřednictvím automaticky zasílaného e-mailu.

Nastavení procesu schvalování v systému se věnuje samostatný návod: Nastavení schvalování faktur.

Zadávání faktury a proces schvalování

Nastavení schvalovacího procesu se provádí na záložce „Schvalování“ přímo ve formuláři „Faktury přijaté“. Při zadávání faktury přijaté vás systém upozorní, abyste zvolili proces schvalování – pakliže tak neučiníte automaticky a máte jej vytvořený.

Aby bylo možné schvalovací proces zahájit, musí být faktura ve stavu „V PŘÍPRAVĚ“.

Po rozkliknutí této záložky stačí zvolit uložený schvalovací proces, který jste nastavili v číselníku TABWFL. Postupu na nastavení schvalovacího procesu se věnuje samostatný návod.

Schvalovací proces se vybírá z nabídky uložených možností a mřížka procesu se automaticky vyplní. (Na obrázku je vybrán proces s názvem „Ukázka“).

Po uložení faktury (pakliže to máte v „Servisu“ nastavené) proběhne automatické odeslání e-mailů osobám, které fakturu budou schvalovat.

Filtrace faktur čekajících na schválení

Pokud provádíte schvalování faktur přijatých v modulu KPF, doporučuje se provést nastavení mřížky tak, aby vám přehledně zobrazila faktury čekající na vaše schválení. Je doporučeno mít zobrazené sloupce „Moje schval.“ a „Moje vyjádření“.

Pro nastavení filtru klikněte na symbol v levém rohu mřížky.

Zobrazí se nabídka s možnými sloupci – zatrhněte „Moje schval.“ a „Moje vyjádření“.

Sloupce se zobrazí v pravé části mřížky.

Postup schvalování v praxi

V systému můžete nastavit automatické zasílání e-mailů osobám, které schvalují přijaté faktury. Toto nastavení se provádí v „Servisu“ a postup najdete v samostatném návodu na nastavení schvalování faktur přijatých.

Uživatelé mají dvě možnosti, jak provést schválení faktury přijaté – webové schválení a schválení v modulu KPF.

První možnost – Webové schvalování

Uživatel obdrží v automatickém e-mailu odkaz, který ho přesměruje na stránku s podrobnostmi o dané faktuře. Na této stránce může fakturu rovnou schválit nebo zamítnout.

Po rozkliknutí linku se k faktuře může vyjádřit – schválit nebo zamítnout.

Druhá možnost – Schvalování v modulu KPF

Dále je možné provádět schválení/zamítnutí faktury přímo v systému. Čekající fakturu označíte a klikneme na ovládacím panelu na tlačítko „Schválit“ (jako na obrázku níže).

Otevře se formulář „Schvalovací proces faktury přijaté“. V něm projděte následující akce:

1. V kolonce „Vaše vyjádření“ vyberte „Schváleno“.
2. Napište poznámku.
3. V prvním kroku byla faktura schválena, čeká nyní na provedení druhého kroku schvalování (dle šablony schvalovacího procesu – tento konkrétní proces na obrázku má kroky dva). V kolonce „Výsledný stav schvalování“ je stále „Schvalování“, jelikož zatím nebyla schválena v druhém kroku.
4. Svoje nastavení uložte.

Po dokončení schvalování je možné fakturu editovat a dát ji do stavu zaúčtovaná.