KPF - Schvalování faktur přijatých

Schvalování faktur přijatých

V některých organizacích se na procesu pořízení, schvalování a úhrady faktur přijatých podílí více uživatelů. Samotné schvalování faktury přijaté obvykle probíhá v několika krocích, kdy se příslušní uživatelé vyjadřují ke schválení faktury v hierarchickém pořadí.

V tomto návodu si můžete projít postup schvalování faktury přijaté přímo v modulu KPF i prostřednictvím automaticky zasílaného e-mailu.

Funkce schvalování faktur je licencovaná, uživatelům je možné ji aktivovat v základní či rozšířené verzi. Schvalování prostřednictví e-mailu je volitelná varianta. V případě zájmu o tuto funkci nebo o rozšíření této funkce o e-mailovou variantu schvalování se obraťte se na podpora@ha-soft.cz.

Pro využití funkce schvalování faktur je nutné udělat změny v servisním nastavením a vytvořit schvalovací proces (či více procesů) v číselníku TABWFL. Pokud chcete schvalovací procesy v KPF teprve začít používat, příslušným úvodním nastavením vás provede samostatný návod: nastavení schvalování faktur.

Zadávání faktury a výběr procesu schvalování

Nastavení schvalovacího procesu se provádí na záložce „Schvalování“ přímo ve formuláři „Faktury přijaté“.

obrázek

Po rozkliknutí této záložky stačí zvolit uložený schvalovací proces, který jste nastavili v číselníku TABWFL. Postupu na nastavení schvalovacího procesu se věnuje samostatný návod.

Schvalovací proces se vybírá z nabídky uložených možností a mřížka procesu se automaticky vyplní. (Na obrázku je vybrán proces s názvem „xxxx).

Po uložení faktury (pakliže to máte v „Servisu“ nastavené) systém automaticky odešle e-maily s výzvou k posouzení faktury osobám, které jsou nastaveny ve schvalovacím procesu.

Pokud máte v systému schvalovací proces či procesy nastaveny, bude systém vyžadovat abyste po nahrání faktury přijaté schvalovací proces přiřadili. To se provádí xxx

Aby bylo mohl schvalovací proces proběhnout, musí být faktura ve stavu „V přípravě“.

Postup schvalování v praxi

V systému můžete nastavit automatické zasílání e-mailu osobám, které schvalují přijaté faktury. Toto nastavení se provádí v „Servisu“ a postup najdete v samostatném návodu na nastavení schvalování faktur přijatých.

Systém umožňuje dva způsoby, jak provést schválení faktury přijaté:

• schválení přes zaslaný e-mail a
• schválení přes přihlášení do modulu KPF.

1. varianta – Schválení faktury přes vygenerovaný e-mail

Pokud máte v systému nastavenu funkci schvalování faktur prostřednictvím e-mailu systém automaticky zasílá e-mail osobám, které mají fakturu schválit. E-mail uživatele přesměruje na webovou stránku, kde provede schválení či zamítnutí fakturu. Tento způsob je časově efektivní a uživatelé jsou e-mailem upozornění na čekající fakturu. Tato funkce není v základním nastavení dostupná a je zpoplatněna. O její aktivaci je možné požádat na podpora@ha-soft.cz.

V praxi tato varianta schvalování funguje tak, že obdržíte automaticky generovaný e-mailu s výzvou k zamítnutí nebo schválení faktury. V e-mailu jsou potřebné informace a tlačítko „Schválit“ i „Zamítnout“. Kliknutí na tlačítko vás systém přesměruje na webovou stránku, kde schvalovací proces dokončíte.

Tato varianta schvalování je uživatelsky vstřícná a efektivní, ale nezleze přes ní provádět tzv. rozšířené schvalování faktur. Při rozšířeném schvalování osoby lze do systému uložit doplňující informace k faktuře, které jsou nutné pro správné zaúčtování. Rozšířené schvalování je možné provádět pouze přímo v modulu KPF.

2. varianta – Schvalování v modulu KPF

Schválení/zamítnutí faktury je vždy možné provádět přímo v modulu KPF.

Pokud provádíte schvalování pravidelně, je užitečné provést nastavení mřížky tak, aby vám přehledně zobrazila faktury čekající na vaše schválení. K tomuto zpřehlednění slouží sloupce „Moje schval.“ a „Moje vyjádření“. Ty si zobrazíte standardním způsobem přes symbol filtru v levém rohu mřížky.

Proces schválení čekajících faktur

Čekající fakturu označte myší a na ovládacím panelu klikněte na tlačítko „Schválit“.

Otevře se formulář „Schvalovací proces faktury přijaté“. V něm projděte následující akce:

1. V kolonce „Vaše vyjádření“ vyberte „Schváleno“.
2. Napište poznámku dle zvyklostí vaší organizace (není to povinné pole).
3. V prvním kroku byla faktura schválena, čeká nyní na provedení druhého kroku schvalování (dle šablony schvalovacího procesu – tento konkrétní proces na obrázku má kroky dva). V kolonce „Výsledný stav schvalování“ je stále „Schvalování“, jelikož zatím nebyla schválena v druhém kroku.
4. Svoje nastavení uložte.

Po dokončení schvalování je možné fakturu editovat a dát ji do stavu zaúčtovaná.

Filtrace faktur čekajících na schválení - orientace v mřížce

Pokud provádíte schvalování faktur přijatých v modulu KPF, doporučuje se provést nastavení mřížky tak, aby vám přehledně zobrazila faktury čekající na vaše schválení. Je doporučeno mít zobrazené sloupce „Moje schval.“ a „Moje vyjádření“.

Pro nastavení filtru klikněte na symbol v levém rohu mřížky.

Zobrazí se nabídka s možnými sloupci – zatrhněte „Moje schval.“ a „Moje vyjádření“.