UCE - Nastavení saldokonta

Nastavení saldokonta určuje, které analytické účty se mají sledovat v saldokontní evidenci a jak podrobně se mají zobrazovat v saldokontních sestavách. Základní nastavení provedete v číselníku analytických účtů TAB30S. Pokud chcete ovlivnit podobu sestav podrobněji, pokračujete do číselníku TAB30SV.

Tento návod vás provede nastavením účtu od jeho zařazení do saldokonta až po kontrolu výsledku v sestavě. Současně upozorňuje na několik starších voleb, které jsou v číselnících stále viditelné, ale dnes se nepoužívají ve všech sestavách stejně.

Základní nastavení účtu v TAB30S

Nejdříve otevřete číselník analytických účtů TAB30S a vyhledejte účet, který chcete zahrnout do saldokontní evidence. Nejdůležitější je nastavení ve sloupci Saldo. Pokud zde účet není označený jako saldokontní, nebude se jako saldokontní účet zpracovávat.

Soubor:01 TAB30S zakladni nastaveni.png

Základní nastavení saldokontního účtu v TAB30S.

Ve sloupci Saldo můžete vybrat jednu ze tří možností:

Není saldo účet

Účet nebude součástí saldokontní evidence.

Je saldo dle partnera

Saldokontní případy se budou evidovat podle partnera. U běžně používaných účtů v systému SEIWIN 5 zpravidla zvolte tuto možnost.

Je saldo dle osobního účtu

Tato volba se používala především při přenosu dat ze starších systémů, kdy bylo potřeba rozlišit párování podle partnera a podle osobního účtu.

Pokud nastavujete účet vedený přímo v systému SEIWIN 5 a nepřebíráte jej ze staršího systému, je pro vás obvykle podstatné především rozlišení mezi možnostmi Není saldo účet a Je saldo dle partnera. Volby Je saldo dle partnera a Je saldo dle osobního účtu se u takových účtů běžně chovají stejně.

Typ pro saldo

Program potřebuje poznat, zda má zápis na straně Má dáti chápat jako předpis, nebo jako úhradu. U jednoznačně aktivního nebo pasivního účtu vychází z nastaveného typu účtu. Pokud je ale účet nastavený jako oboustranný, vyplňte také sloupec Typ pro saldo.

Typ pro saldo určí, na kterou stranu má být účet pro potřeby saldokonta směrovaný. Tím programu sdělíte, zda účtování na straně Má dáti představuje předpis, nebo úhradu.

Výběr pro výpočet počtu dnů prodlení

V TAB30S se stále nachází sloupec Výběr pro výpočet počtu dnů prodlení. Toto nastavení již současné sestavy 9441, 9442, 9443 ani 9445 při výpočtu počtu dnů prodlení nepoužívají.

Počet dnů prodlení se počítá přímo podle data splatnosti a data úhrady. Uvedený sloupec proto nemusíte při běžném nastavení účtu vyplňovat.

Starší nastavení součtů v TAB30S

V TAB30S se nacházejí také dvě starší volby:

9442(Součet)

Slouží k vytvoření součtu za partnera nebo osobní účet.

9442(SoučetOper)

Slouží k vytvoření součtu za operaci.

Soubor:02 TAB30S historicke soucty.png

Starší nastavení součtů v číselníku TAB30S.

Obě volby jsou stále funkční v sestavách 9442 a 9443. Přestože mají v názvu číslo 9442, jejich nastavení se tedy projeví také v sestavě 9443.

Pokud nezaškrtnete ani jednu volbu, zobrazí se detailní saldokontní řádky. Po zaškrtnutí pouze 9442(SoučetOper) se sestava seskupí za operaci. Po zaškrtnutí pouze 9442(Součet) se sestava seskupí za partnera nebo osobní účet. Jestliže zaškrtnete obě možnosti současně, přednost má součet za partnera nebo osobní účet.

Tyto starší volby se neuplatňují v sestavách 9441 a 9445. Pro nové a podrobnější nastavení sestav používejte především číselník TAB30SV.

Podrobnější nastavení sestav v TAB30SV

V číselníku TAB30SV – Zobrazení účtů v saldokontních sestavách můžete způsob zobrazení nastavit nejen pro celý analytický účet, ale podle potřeby také pro konkrétního partnera, osobní účet nebo operaci.

Pokud chcete nastavit stejné chování pro celý analytický účet, vyplňte účet a ve sloupcích Partner, Os. účet a Operace ponechte hodnotu 0. Takové pravidlo se použije obecně pro celý účet.

Ve sloupci Způsob zobrazení vyberte, jak podrobně se má účet v sestavě zobrazit.

Soubor:03 TAB30SV zpusob zobrazeni.png

Možnosti ve sloupci Způsob zobrazení v TAB30SV.

Detailní zobrazení

V sestavě se zobrazí jednotlivé saldokontní pohyby. Pokud zvolíte Detailní zobrazení, mohou se ještě uplatnit starší volby 9442(Součet) a 9442(SoučetOper) z TAB30S.

Součet za operaci

Detailní pohyby se skryjí a v sestavě zůstane souhrnný řádek za každou operaci, například za konkrétní fakturu.

Součet za partnera/os. účet

Operace a jejich detailní pohyby se skryjí. V sestavě zůstane pouze součet za jednotlivého partnera nebo osobní účet.

Součet za analytický účet

Za celý analytický účet se zobrazí pouze jeden souhrnný řádek.

Účet nezobrazovat

Účet se nezobrazí v sestavách 9442 a 9443, přestože je v TAB30S nadále označený jako saldokontní.

Volbu Účet nezobrazovat používejte s vědomím, že se vztahuje pouze na sestavy 9442 a 9443. Sestavy 9441 a 9445 tuto volbu nekontrolují, a účet se v nich proto může zobrazit i nadále.

U odběratelských a dodavatelských účtů je zpravidla vhodné ponechat Detailní zobrazení, abyste viděli jednotlivé faktury a úhrady. U pohledávek za zaměstnanci nebo u podobných účtů vám může stačit Součet za operaci nebo Součet za partnera/os. účet.

= Které nastavení se použije

Pro jeden analytický účet můžete vytvořit obecné pravidlo a současně také podrobnější pravidla pro konkrétní případy. Program dává přednost přesnějšímu nastavení.

Nejdříve hledá pravidlo odpovídající současně účtu, osobnímu účtu, partnerovi a operaci. Pokud je nenajde, hledá nastavení pro konkrétní operaci. Potom zkouší nastavení pro konkrétního partnera nebo osobní účet. Teprve nakonec použije obecné pravidlo zadané pouze pro analytický účet.

Díky tomu můžete například celý účet ponechat v Detailním zobrazení, ale u vybraného partnera nebo operace použít pouze součet.

Nastavení minulých a aktuálních období

V TAB30SV můžete také určit, jak podrobně se mají zobrazovat minulá a aktuální období. Toto nastavení využijete například tehdy, když chcete aktuální měsíc sledovat podrobně, ale u starší historie vám stačí souhrnné údaje.

Minulá období

Soubor:04 TAB30SV minula obdobi.png

Možnosti ve sloupci Minulá období.

Ve sloupci Minulá období jsou dostupné tyto možnosti:

Nesoučtovat

Minulá období se zobrazí bez součtování.

Součtovat minulý rok

Předchozí roky se sečtou, zatímco aktuální rok zůstane samostatně.

Součtovat minulý rok i měsíc

Sečtou se pohyby před aktuálním měsícem. Aktuální měsíc tak můžete ponechat oddělený od starší historie.

Aktuální období

Soubor:05 TAB30SV aktualni obdobi.png

Možnosti ve sloupci Období.

Ve sloupci Období můžete vybrat:

Nesoučtovat

Aktuální období zůstane rozepsané bez součtování.

Součtovat

Pohyby aktuálního období se sečtou.

Nastavení minulých a aktuálních období ovlivňuje data, ze kterých saldokontní sestavy vycházejí. Nejvýrazněji je změna vidět v sestavách 9442 a 9443, může se však projevit také v sestavách 9441 a 9445.

Zařazení účtu do sestavy 9441

Posledním přepínačem v TAB30SV je Ses. 9441. Pomocí této volby určíte, které analytické účty mají vstupovat do sestavy 9441 – soupisu vyrovnaných pohledávek a závazků vybraných účtů.

Pokud u kteréhokoli řádku daného analytického účtu zaškrtnete Ses. 9441, do sestavy se zařadí celý analytický účet. Partner, Os. účet ani Operace výběr pro sestavu 9441 dále neomezují.

Proto nevytvářejte několik řádků se stejnou kombinací účtu, partnera, osobního účtu a operace, které se liší pouze zaškrtnutím Ses. 9441. Nastavení ostatních sloupců by potom nemuselo být jednoznačné.

Kontrola výsledku v sestavě 9443

Po uložení změn otevřete v uživatelských sestavách část Saldokonto a požadovanou sestavu zpracujte znovu. K dispozici jsou zde sestavy 9441, 9442, 9443 a 9445.

Ve videu je změna způsobu zobrazení ukázaná na sestavě 9443 a analytickém účtu 311300. V Detailním zobrazení je v sestavě uvedený partner, čísla jeho faktur a jednotlivé saldokontní pohyby. Pokud je na jedné faktuře více pohybů, zobrazí se také součet za fakturu. Dále následuje součet za partnera a na konci součet za celý analytický účet.

Soubor:06 UCE9443 detail.png

Sestava 9443 v Detailním zobrazení.

Chcete-li sestavu zkrátit například na součty za jednotlivé partnery, postupujte následovně:

1. Otevřete číselník TAB30SV.
2. Vyhledejte požadovaný analytický účet, například 311300.
3. Ve sloupci Způsob zobrazení zvolte Součet za partnera/os. účet.
4. Nastavení uložte.
5. Sestavu 9443 zpracujte znovu.

Po novém zpracování již u účtu neuvidíte detailní řádky ani jednotlivé operace. Za každého partnera zůstane pouze jeden souhrnný řádek.

Soubor:07 UCE9443 soucet partner.png

Sestava 9443 po nastavení možnosti Součet za partnera/os. účet.

Tímto způsobem můžete rozsáhlou sestavu výrazně zkrátit a zpřehlednit. Pokud později zjistíte, že potřebujete jednotlivé faktury nebo pohyby znovu zobrazit, změňte Způsob zobrazení zpět na Detailní zobrazení a sestavu zpracujte znovu.