KPF - Import řádků z XLS

Co to je?

Import řádku z XLS slouží k hromadnému vkládání účetních řádku do přijatých faktur. Užívání této funkce není povinné, jelikož lze řádky zadávat i ručně po jednom, nicméně zvládnutí této funkce výrazně urychlí dobu vkládání řádků a celkově proces zautomatizuje. Výsledkem je tedy Vaše časová úspora. Na následujících řádcích naleznete detailní návod s obrázky a popisem, stejně tak, jako exemplární využití této funkce v praxi.  

Soubor

Uživatel pracuje s daty v programu Microsoft Excel Aby mohla být data správně naimportována, musí být v souboru splněná určitá kritéria.  

Krok 1. - Otevření MS Excel

Otevřeme aplikaci Microsoft Excel.

Krok 2. - Výběr plochy SUD

Nyní označíme libovolnou plochu buněk, které označíme jako SUD. Data budou naimportována pouze z této oblasti. Kdekoliv jinde v daném souboru, mimo námi zvolené oblasti SUD, je možné provádět libovolné výpočty či tvořit poznámky.

Krok 3. - Sloupce a jejich význam

Jakmile máme vytvořenou oblast SUD, můžeme začít s vkládáním dat. V rámci této oblasti musí být na prvním řádku uvedeny názvy sloupců, podle kterých se určí, do jakých polí sběrného účetního dokladu mají být data z řádků vložena. Na dalších řádcích budou vložena již samotná data, která se dosadí do jednotlivých polí sběrného účetního dokladu. Pakliže se Vám oblast SUD odznačí, stačí v políčku, se kterým jsme pracovali v druhém kroku v bodě 2 vybrat SUD a oblast se Vám znovu objeví.

Opětovné zobrazení oblasti SUD

Zadávání názvů sloupců do oblasti SUD

Dle toho, jaké hodnoty chceme do sběrného účetního dokladu přenésti, volíme názvy sloupců. Vždy však musí být přítomen sloupec UCET, který na dalších řádcích obsahuje hodnoty účtů analytických. Níže naleznete výčet ostatních názvů sloupců, které jsou podporovány.

NAZ_OP – hodnota pro pole Název operace

UCET – hodnota pro pole Účet

VYKON – hodnota pro pole Výkon

PODVYKON – hodnota pro pole Podvýkon

UTVAR – hodnota pro pole Útvar

USEK – hodnota pro pole Úsek

UCEL – hodnota pro pole Účel

ODP_OS – hodnota pro pole Odpovědná osoba

PARTNER – hodnota pro pole Partner

OS_UCET – hodnota pro pole Osobní účet

OPERACE – hodnota pro pole Operace

DAT_SPL – hodnota pro pole Datum splatnosti

DAT_UHR – hodnota pro pole Datum úhrady

ZADANKA – hodnota pro pole Žádanka

MD – hodnota pro pole Má dáti

DAL – hodnota pro pole Dal

MD_CM – hodnota pro pole Má dáti v cizí měně

DAL_CM – hodnota pro pole Dal v cizí měně

Na následujícím obrázku můžete vidět exemplární ukázku využití importu řádku z XLS.

V červeně označeném čtverci se nacházejí dobrovolné výpočty, které si samozřejmě může udělat každý po svém. Můžete využít nekonečných funkcí aplikace Excel pro automatizaci Vašich výpočtů. V tomto ukázkovém případě jsme si rozpočítali celkovou spotřebu nafty mezi jednotlivé dopravní prostředky. Výslednou spotřebu jednotlivých automobilů v korunách nyní dosadíme do oblasti SUD do sloupce MD. Jak můžete vidět, do oblasti jsme na první řádek vložili, opět ilustrativně, jména řádku z tabulky výše, která chceme hromadně naimportovat. Jedná se o účet, výkon, útvar a MD. Zbylé údaje dosadíme pro každý automobil.  

U všech automobilů jsme zadali analytický účet 501200, tedy spotřebu pohonných hmot. Rovněž i výkon je zvolen u všech dopravních prostředků totožný. Do řádků útvaru jsme zvolili u každého automobilu takové číslo, které zastupuje útvar, ke kterému se každý z automobilů vztahuje. Konečně jsme dosadili naše výpočty o spotřebě každého z automobilů v korunách do řádku s názvem MD. Nezapomínejte, že veškeré údaje, které chcete importovat, musejí splňovat požadovaná kritéria a musí se nacházet v oblasti SUD. Všechny údaje, které nebudou v oblasti SUD, nebudou importovány. Soubor nyní uložíme a zavřeme.

Krok 4. - Import dat z XLS souboru

Importování dat z XLS souboru

U přijaté faktury najedeme myší na šipečku směřující dolů u tlačítka VZOR a zvolíme „Vložení řádků z XLS“. Vybereme náš uložený excelový soubor a data se naimportují. Pokud by byla v excelovém souboru nějaká chyba, import dat se zastaví na řádku, ve kterém se chyba vyskytuje. V takovém případě je nutné chybu v souboru opravit a data opětovně nahrát.

Výsledek importu

Na obrázku můžete vidět, že všechna data zadaná do excelu byla úspěšně přenesena do řádku na faktuře přijaté.

Rady a tipy s funkcí import řádků z XLS

1.       

Vámi použitý soubor excelu lze využívat opakovaně, nemusíte ho tudíž mazat po jeho použití. Pokud se Vám daná účetní operace opakuje, dbejte na správné vytvoření tohoto excelového souboru. S jeho pomocí budete schopni pokaždé operaci provést rychle, snadně a celkově tak tento proces zautomatizovat. Zároveň jej nebudete muset vytvářet znovu.

2.      

V excelu existuje spousta funkcí, která Vám pomohou při vedlejších výpočtech. Zkuste se tedy aspoň těch pár základních naučit využívat, velice Vám práci usnadní.

3.  

Pakliže po importu dat zjistíte, že jste v excelovém souboru na nějakém řádku udělali chybu, můžete řádek ručně opravit ve spodní části. Viz obrázek.