KPF - Pořízení faktury přijaté

V systému SEIWIN lze pořizovat faktury přijaté několika způsoby – od ručního vyplnění až po plně automatizované postupy, které výrazně šetří čas. Základní možností je vyplnění formuláře „Faktura přijatá“. V mnoha případech však můžete využít efektivnější cestu, například vytvoření kopie již existující faktury nebo automatické načtení dokladu ze schránky.

Tento návod vám přehledně představí všechny dostupné způsoby zadávání faktur a krok za krokem vás provede jejich použitím.

Přehled způsobů pořízení faktury přijaté

• Ruční pořízení

Tento způsob vám poskytuje plnou kontrolu nad všemi údaji dokladu, ale všechny položky zadáváte ručně.

• Načtení ze schránky nebo ze souboru  

Pokud máte fakturu v elektronickém formátu (například PDF), nejrychlejší variantou je její načtení ze schránky nebo ze souboru. Obsahuje-li faktura QR kód (QR Faktura/QR Platba) nebo je ve formátu ISDOC (ten může být přiložen i uvnitř PDF souboru), systém automaticky předvyplní většinu údajů v hlavičce.

• Kopie existující faktury

Tato možnost je ideální při opakovaném pořizování podobných dokladů. Novou fakturu pořídíte do systému rychle bez opakovaného vyplňování stejných údajů.

První kroky pořízení faktury přijaté

Pokud chcete do Knihy přijatých faktur vložit jakoukoliv fakturu, je vhodné v prvním kroku provést kontrolu, případně nastavení účetního období. Tím předejdete zaúčtování dokladu do nesprávného období.

Poté si otevřete Seznam faktur těmito kroky:

• V hlavním menu zvolte nabídku „Doklady“.

• V kontextovém menu vyberte možnost „Faktury přijaté“.

• Otevře se okno „Seznam faktur“.

Další postup se liší podle zvoleného způsobu pořízení faktury. Vyberte variantu, která vám vyhovuje, a pokračujte podle příslušného návodu.

Ruční pořízení faktury

Novou fakturu můžete pořídit do systému ručně:

• Klikněte na možnost „Nový“ v horním menu okna „Seznam faktur“.  
• Ve formuláři „Faktura přijatá“ vyplňte všechny potřebné údaje a fakturu uložte pro další zpracování.  

Pokud máte zkušenost jen s ručním způsobem pořizování faktur, můžete si zkusit práci zefektivnit využitím automatizovaných možností.

Pořízení faktury ze schránky

Pořízení faktury ze schránky je velmi efektivní způsob, jak si zjednodušit a urychlit pořízení hlavičkových údajů, proto jej doporučujeme využívat vždy, když je to možné. Systém načítá údaje z QR kódu (QR Faktury nebo QR Platby) nebo z formátu ISDOC. Pokud vystavitel faktury žádnou z těchto technologií nepoužil, automatizované načtení dat nebude možné, ale kopie faktury se i tak přiloží.  

Postup:

• Zkopírujte fakturu do schránky.

Klikněte pravým tlačítkem myši na soubor a vyberte možnost „Kopírovat“. Do schránky můžete vložit fakturu uloženou v počítači i přílohu z emailu – není nutné ji předem ukládat na disk.

• Při pořizování faktury do systému vyberte možnost „Nový ze schránky“.

• Otevře se okno „Faktury přijaté“, ve které jsou předvyplněny informace dostupné z faktury díky QR kódu nebo ISDOC formátu. Pokud faktura tyto technologie neobsahuje, tento krok se přeskočí.

• Nyní můžete doplnit chybějící informace, případně editovat dle potřeby.