Závěrka

Závěrka v systému SEIWIN

Většina modulů systému SEIWIN umožňuje provedení tzv. závěrky – tedy uzamčení možnosti pořizovat a měnit doklady daného modulu a zpracovávat závěrkové sestavy v konkrétním období. Postup i funkcionalita závěrky jsou v rámci systému ve všech modulech jednotné.

Závěrka, pokud je součástí modulu, je vždy dostupná z hlavního menu. V kontextovém menu závěrky jsou v nabídce dvě akce:

Závěrka – pod touto volbou může správce modulu provést závěrku období. Případně může systém přepnout do stavu „přípravy“ na závěrku.

Přehled závěrek – v přehledu závěrek naleznete přehled všech období a jejich závěrek ve všech modulech. Lze zde dohledat i to, který uživatel závěrku prováděl.

První kroky provedení závěrky

Závěrku může provádět pouze uživatel s oprávněním správce modulu a je třeba počítat s tím, že závěrka ovlivní možnost pořizovat doklady do daného období i v dalších propojených modulech. Například závěrka v UCE ovlivní všechny moduly, které pořizují účetní data.

Před samotným zahájením závěrky proveďte kontrolu nastavení období. Poté otevřete v horním menu možnost „Závěrka“ a v kontextovém menu vyberte opět „Závěrka“. Otevře se okno „Uzavírání období a přepočet závěrky“, které obsahuje menu a mřížku s přehledem jednotlivých období a stavu jejich závěrek.

V menu můžete přidat nové období a provádět aktualizaci výpočtů. V mřížce lze nastavit samotnou závěrku jednotlivých období.

Mřížka Uzavírání období a přepočet závěrky

Mřížka „Uzavírání období a přepočet závěrky“ zahrnuje tyto sloupce:

• Úč. rok – zde proveďte kontrolu, zda máte vygenerováno požadované období. Případně v menu období vygenerujte.
• Úč. měsíc – systém počítá s měsíční závěrkou. Někteří uživatelé, kteří pořizují méně dokladů, dělají závěrku jen v těch měsících, kdy nějaký doklad pořídili.
• Stav – tento sloupec je z pohledu závěrky nejdůležitější. Zde lze provádět uzavírání období. Návod se tomuto tématu podrobně věnuje v podkapitole „Uzavírání období“.
• Přepočet – systém umožňuje automatizované přepočítání dokladů.
• Volby – slouží k otevření seznamu dokladů konkrétního typu v období dle daného řádku. Například pokud v období 7/2024 kliknete na MF, otevře se seznam dokladů mezistřediskové faktury v období 7/2024.
• Poč. dokladů – zobrazuje celkový počet dokladů (včetně smazaných) v období dle daného řádku.
• Poč. dokl. sm. – zobrazuje celkový počet smazaných dokladů v období dle daného řádku.
• Datum – tzn. datum vložení – zaznamenává čas, kdy správce systému přidal období do závěrky.

Vkládání období do mřížky Uzavírání období

Hlavní menu okna „Uzavírání období a přepočet závěrky“ nabízí několik možností, jak můžete spravovat závěrky období:

• Přidat období – tato volba umožňuje přidat jeden měsíc do přehledu v mřížce.
• Přidat období ZS – období „zahajovacích stavů“ je specifikum modulu UCE – přidá nulté období pro zahajovací stavy, například 00/2026. Nulté období uzavírá zahajovací stavy. Toto období je doporučeno uzavřít hned po finalizaci zahajovacích stavů.
• Nový rok – touto akcí přidáte do přehledu všechna období jednoho kalendářního roku.
• Doplnit chybějící období – tato varianta doplní do přehledu všechna chybějící období, ve kterých je zaúčtován alespoň jeden doklad.

Uzavírání období

Závěrku systému může provádět pouze správce modulu. Stav za dané období je možné si ověřit a přenastavit v okně „Uzavírání období a přepočet závěrky“.

U jednotlivých období je možnost nastavit tři stavy:

Otevřeno – je základní stav a systémem je nastaven automaticky. Je-li období v tomto stavu, je možné v něm provádět změny (například pořizovat doklady nebo je editovat) i jako běžný uživatel modulu.

Příprava – do tohoto stavu přepne období správce modulu, jakmile začne připravovat závěrku. Ve stavu „příprava“ může provádět změny na dokladech v daném modulu již jen správce. Závěrky některých modulů však ovlivní i možnost pořizovat doklady v daném období v dalších provázaných modulech. Závěrky modulů UCE, DAN a ODB však ovlivní i možnost provádět změny na dokladech v rámci celého systému, které by se promítly v rámci výstupu do těchto modulů. Specifikům závěrek v modulech UCE, DAN a ODB se věnuje další podkapitola.

Uzavřeno – nastavením stavu „uzavřeno“ provedete finální závěrku období. Pokud je období ve stavu „uzavřeno“, nemůže již změny na dokladech v tomto období provádět ani správce. Je doporučeno jednotlivá období průběžně přepínat ze stavu „příprava“ do stavu „uzavřeno“ – pro správce je to prevencí chyb z nepozornosti. Pokud ve starším období potřebuje udělat opravy, uzavřené období můžete snadno přepnout do stavu „příprava“. Je však třeba počítat s tím, že po změně stavu systém smaže vygenerované závěrkové sestavy. Před opětovným uzavřením období je potřeba závěrkové sestavy tedy znovu zpracovat.

Možnost provedení změn po závěrce

Pokud potřebujete provést změnu v již uzavřeném období, systém umožňuje závěrku zrušit. Správce modulu může v mřížce „Uzavírání období a přepočet závěrky“ přepnout období do stavu „otevřeno“ nebo raději „příprava“. Závěrkové sestavy se tak automaticky smažou. Poté musí správce zpracovat nové závěrkové sestavy a období znovu uzavřít.

Přepočet při změně v číselnících

Nabídka „Přepočet“ v horním menu tabulky „Uzavírání období a přepočet závěrky“ má velký význam při změně v číselnících. Změny v číselnících mají vliv na zpracování dokladů a například i jejich zaúčtování. Pokud chcete provést přepočet dokladů modulu v daném období dle aktuálního nastavení číselníků, označte období ve sloupci „Přepočet“ a vyberte v horním menu možnost „Přepočet“.

V dialogu potvrďte „Ano“. Systém zpětně přepočte doklady podle aktuálního nastavení číselníku.

Specifika závěrek vybraných modulů

Závěrka vždy uzavírá období v konkrétním modulu – tedy v tom, ve kterém závěrku nastavíte. Specifikem závěrky období modulů UCE, DAN a ODB je, že ovlivňují i další moduly.

• UCE – závěrka v modulu UCE zamezuje v daném období všem modulům měnit účetní výstupy ze všech dokladů. Po uzavření účetnictví tedy v rámci celého systému nelze přidávat, odebírat nebo měnit účetního pohybu v daném období.
• DAN – po závěrce není možné dále v daném období ve všech modulech měnit daňové výstupy, které ovlivňují přiznání k DPH.
• ODB – závěrka v modulu ODB zamezuje v daném období všem dokladům měnit výstupy odbytového plnění.

Přehled závěrek

Pokud v kontextovém menu „Závěrky“ vyberete možnost „Přehled závěrek“, zobrazí se mřížka s přehledem údajů o závěrkách v modulech, ke kterým máte přístupová práva. V mřížce lze filtrovat a dohledávat potřebná data. Zajímavý je například přesný časový údaj o realizované závěrce a jméno uživatel, který ji v období provedl.