KPF - Schvalování faktur přijatých

Schvalování faktur přijatých

Tento návod se týká schvalování faktur přijatých. V některých organizacích se na procesu pořizování, schvalování a uhrazování faktur podílí více uživatelů. Samotné schvalování přijaté faktury je reprezentováno v několika krocích, kdy se příslušní uživatelé vyjadřují ke schválení faktury v hierarchickém pořadí.

Zadávání faktury a proces schvalování

Při zadávání faktury přijaté vás systém upomene, abyste zvolili proces schvalování – pakliže tak neučiníte automaticky a máte jej vytvořený. Nastavení schvalovacího procesu se provádí na záložce „schvalování“ přímo ve formuláři „Faktury přijaté“.

Aby bylo možné schvalovací proces zahájit, musí být faktura ve stavu „V PŘÍPRAVĚ“.

Po rozkliknutí této záložky stačí zvolit uložený schvalovací proces, který jste nastavili v číselníku TABWFL. Postupu na nastavení schvalovacího procesu se věnuje samostatný návod.

Schvalovací proces se vybírá z nabídky a mřížka procesu se automaticky vyplní. (Na obrázku je vybrán proces s názvem „Ukázka“.

Poté fakturu uložte a vyčkejte na schválení (případně odmítnutí) faktury.

Filtrace faktur, které čekají na naše schválení

Veškeré přijaté faktury se nacházejí v KPF - zde lze použitím filtru vyselektovat ty, které čekají na vaše schválení.

Otevřete Knihu přijatých faktur a nahlédneme na zobrazené sloupce. Pokud jste osobou zodpovědnou za schvalování faktur, je doporučeno mít zobrazené sloupce „Moje schval.“ a „Moje vyjádření“.

Pro nastavení filtru klikněte na symbol v levém rohu mřížky.

Zobrazí se nabídka všech možných sloupců - zatrhněte „Moje schval.“ a „Moje vyjádření“.

Sloupce se zobrazí v pravé části mřížky.

Postup schvalování v praxi

Doporučeným postupem schvalování faktur je nastavit automatické zasílání e-mailů osobám, které schvalují přijaté faktury. Toto nastavení se provádí v "Servisu" a postup najdete v samostatném návodu na nastavení schválení faktur přijatých.

Uživatelé mají dvě možnosti, jak provést schválení faktury přijaté - webové schválení a schválení v modulu KPF.

První možnost - Webové schvalování

Uživatel obdrží v automatickém e-mailu odkaz, který ho přesměruje na stránku s podrobnostmi o dané faktuře. Na této stránce může fakturu rovnou schválit, nebo zamítnout.

Po rozkliknutí linku se k faktuře může vyjádřit.

Druhá možnost - Schvalování v modulu KPF

Dále je možné provádět schválení/zamítnutí faktury přímo v systému. Čekající fakturu označíte a klikneme na ovládacím panelu na tlačítko „Schválit“ (jako na obrázku níže).

Otevře se formulář „Schvalovací proces faktury přijaté“. V kolence vyjádření vyberte „Schváleno“.

Na obrázku výše vidíme již zmiňované okno. Pro snazší vysvětlení v rámci tohoto návodu jsme jej rozdělili na 3 červeně označené zóny, ke kterým jsme přiřadili čísla.

1.     Naše vyjádření.

2.     Vepsání poznámky.

3.     Jelikož jsme v prvním kroku fakturu schválili, posunuli jsme ji do druhého kola schvalování. V tomto kole má oprávnění se k ní vyjádřit pouze nadřízený. Výsledný stav schvalování je proto stále „Schvalování“, jelikož zatím faktura neprošla všemi schvalovacími kroky. Následující krok je tedy druhý, a tudíž je označen stejným číslem.

4.     Následně již naše vyjádření uložíme, a tím jej pošleme do dalšího kola.