ABO - Vrubopisy

Vrubopisy a jejich využití

Vrubopisy (nebo tzv. ostatní vrubopisy) slouží k pořízení položek pro následné použití na příkazu k úhradě. Vrubopisy se používají pro platby, které nemají přepis jinde v systému (předpisem jsou nejčastěji myšleny faktury přijaté pořízené v KPF). Vrubopisy se používají především k:

·       pořízení zálohových plateb na základě platebního kalendáře,

·       pořízení plateb daně z přidané hodnoty,

·       pořízení ostatních poplatků a daní finančním úřadům.

Pro pořízení vrubopisů je nutné mít udělena práva správce systému. Práva na zadání příkazu k úhradě jsou od vrubopisu oddělena. Většinou mají uživatelé z řad účetních přidělena práva na obě činnosti.

Formulář „Ostatní vrubopisy“

V hlavním menu vyberte možnost „Platby“, v kontextovém menu vyberte „Vrubopisy“. Otevře se formulář „Ostatní vrubopisy“. Formulář má dvě části:

·       menu (1),

·       hlavičku vrubopisu (2) a

·       mřížku (3) – v mřížce se řadí již vytvoření vrubopisy. Také zde můžete nové vrubopisy pořizovat.

Pořízení vrubopisu

Vrubopis pořídíte přímo v mřížce. Přidejte řádek (klávesou Insert nebo šipka dolů).

Poté vyplňte hlavičku vrubopisu a položky vrubopisu v editovatelné mřížce. V mřížce začněte vyplňovat od sloupce „Účet“ a „Partner“. Některé další údaje se vyplní automaticky dle údajů uložených v číselníku TAB73S – Adresář partnerů. Dalším klíčovým sloupcem je „Platba“ a „Datum platby“. Do sloupce „Platba“ uveďte částku, která je předmětem vrubopisu. Systém vás nenechá uložit řádek bez vyplnění povinných polí.

Podrobné vysvětlení položek formuláře najdete níže.

Hlavička

Číslo dokladu: technické číslo v seznamu vrubopisů – přidělí ho systém automaticky a není možné ho editovat.

Položky vrubopisu

Sloupce v mřížce si můžete nastavit dle svých potřeb. K dispozici jsou tyto položky:

Řádek: číslo řádku aktualizuje program automaticky. Není možné ho editovat.

Účet: analytický účet se automaticky převezme na příkaz k úhradě a následně se při účtování bankovního výpisu použije pro zúčtování bankovního pohybu.

Partner, Č.Příj.: čísla partnera a příjemce se je možné vybrat z číselníku TAB73S – Adresář partnerů. Partner se automaticky převezme na příkaz k úhradě a následně se při účtování bankovního výpisu použije pro zúčtování bankovního pohybu.

Os. Účet: osobní účet se automaticky převezme na příkaz k úhradě a následně se při účtování bankovního výpisu použije pro zúčtování transakce. Postačí vyplnit jen jedno polí z dvojice Partner a Osobní účet.

Příjemce, Název příjemce: název příjemce je možné vybrat z číselníku TAB73S – Adresář partnerů nebo lze editovat ručně. Název příjemce se automaticky převezme na příkaz k úhradě a následně se při účtování bankovního výpisu použije pro zúčtování bankovního pohybu. Většina partnerů se však na příjemce nedělí, a tak zůstane pole prázdné. V názvu příjemce na dokladu tedy bude název partnera.

Operace: uveďte oběhové číslo faktury nebo jiný párovací znak. Operace se automaticky převezme na příkaz k úhradě a následně se při účtování bankovního výpisu použije pro zúčtování bankovního pohybu.

Platí od, Platí do: uvedené sloupce a údaje v nich se již nepoužívají.

Číslo účtu příj., Banka příj.: doplní se bankovní účet příjemce platby. Přebírá se z číselníku TAB73S podle partnera nebo je možné jej vyplnit ručně.

Variabilní symbol: vyplňte ručně. Variabilní symbol se automaticky převezme na příkaz k úhradě a následně se při účtování bankovního výpisu tento údaj použije k párování a zúčtování bankovního pohybu.

KS: konstantní symbol.

SS: specifický symbol.

Účet: bankovní účet plátce. Bankovní účet určený k platbě se nabízí dle nastavení bankovních účtů v jednom složeném poli. V tomto poli se zobrazí za sebou číslo bankovního účtu, kód banky a BIC.

Platba: částka, která se má zaplatit. Nesmí být záporná nebo 0.

Datum platby: datum, kdy se má položka zaplatit.

Poznámka: textová poznámka uživatele k řádku.

Použito: příznak použití na příkazu k úhradě. Pokud je políčko zaškrtnuto, byl již řádek použit na příkazu k úhradě a dále se k placení nenabízí. Políčko je možné editovat i ručně, ale není to doporučeno. Již použitý řádek je doporučeno vždy smazat. Před smazáním je možné z řádku pomocí duplikace udělat nový a ten následně použít na dalším příkazu k úhradě. Příznak použití souvisí s hodnotou ID Řádku (viz další položka). V případě částečné úhrady je nutné nejprve rozdělit řádek na dva s příslušnými částkami a tyto pak následně použít na příkazech k úhradě. Již použitý řádek se k placení nikdy nenabízí, a to ani v případě, že nebyla zaplacena celá částka.

ID Řádku: jednoznačný identifikátor řádku vrubopisu. Pole není možné editovat a používá se k identifikaci řádku vrubopisu na příkazu k úhradě. Souvisí s příznakem použití. Již použité položky nedoporučujeme znovu použít, místo toho doporučujeme vytvořit nový řádek s novým jednoznačným identifikátorem.

Partner (PAP), Partner AP(PAP), ID.veř.zakázky(PAP): pole vyplňují pouze organizace předávající výkazy PAP. Podkladové údaje pro zúčtování. Přebírají se do příkazu k úhradě. Ve výchozím zobrazení jsou pole skrytá.

Vrubopisy nemůže najednou editovat ani vytvářet více uživatelů, resp. pouze změny prvního uživatele se uloží do databáze.

Tvorba příkazů k úhradě s využitím vrubopisů

Uložené vrubopisy můžete libovolně využít při tvorbě příkazu k úhradě.

Při tvorbě příkazu k úhradě ve formuláři „Seznam příkazů k úhradě“, vyberte možnost „Faktury přijaté a vrubopisy“. Systém automaticky nabídne uložené vrubopisy jako podklad k vytvoření nového příkazu k úhradě. Zobrazí se formulář „Faktury přijaté a vrubopisy“. V něm zkontroluje sloupec „Původ věty“. V „Původu věty“ vyberte požadované vrubopisy a označte je ve sloupci „Zaplatit“.

Podrobnosti z tvorbě příkazu k úhradě najdete v samostatném návodu.