KPF - Schvalování faktur přijatých

Schvalování faktur přijatých

Užitečnou volitelnou funkcí systému je možnost nastavit proces schvalování faktur přijatých. Proces schvalování obvykle probíhá ve více krocích a fakturu v prvním kroku nejčastěji schvaluje správce střediska či jeho zástupce, ve druhém kroku účetní organizace (proces lze však nastavit zcela individuálně). Schvalování je užitečnou funkcí, která pomáhá udržet přehled nad náklady střediska.

V základní variantě jsou faktury přijaté před úhradou a zaúčtováním pouze schvalovány, v rozšířené variantě má schvalovatel možnost k faktuře doplnit údaje potřebné pro efektivní zaúčtování faktury. Schvalování probíhá buď přímo v KPF nebo prostřednictvím automaticky generovaného e-mailu, který vás přesměruje na web.

Funkce schvalování faktur je licencovaná, uživatelům je možné ji aktivovat v základní či rozšířené verzi. Rozšířená verze umožňuje během schvalování doplňovat informace

s možností automaticky generovaných e-mailů i ve variantě bez e-mailů. V případě zájmu o tuto funkci nebo o rozšíření této funkce se obraťte se na podpora@ha-soft.cz.

Zadávání faktury a výběr procesu schvalování

Nastavení schvalovacího procesu se provádí na záložce „Schvalování“ přímo ve formuláři „Faktury přijaté“.

Po rozkliknutí této záložky stačí zvolit uložený schvalovací proces, který jste nastavili v číselníku TABWFL. Postupu na nastavení schvalovacího procesu se věnuje samostatný návod.

Schvalovací proces se vybírá z nabídky uložených možností a mřížka procesu se automaticky vyplní. Je možné vytvořit více schvalovacích procesů, které budete mít k dispozici v číselníku TABWFL pro různé varianty schvalování. Na ilustračním obrázku je nastaven vybrán schvalovací proces se dvěma kroky (1. krok - Správce střediska/Zástupce správce střediska a 2. krok - Hlavní účetní).

Položku „Schvalovací proces“ vyberte z nabídky číselníku. Mřížka se vyplní automaticky. Zkontrolujte sloupec „Uživatel“, pokud se osoby nevyplní automaticky, vyberte z číselníku.

Pokud vaše organizace využívá i webové schvalování (což je licencovaná funkce), po uložení se automaticky odešle e-maily s výzvou k posouzení faktury osobám, které jsou nastaveny ve schvalovacím procesu. (Více o této možnosti níže.)

Postup schvalování v praxi

V systému můžete nastavit automatické zasílání e-mailu osobám, které schvalují přijaté faktury. Toto nastavení se provádí v „Servisu“ a postup najdete v samostatném návodu na nastavení schvalování faktur přijatých.

Systém umožňuje dva způsoby, jak provést schválení faktury přijaté:

• schválení přes zaslaný e-mail a
• schválení přes přihlášení do modulu KPF.

1. varianta – Schválení faktury přes vygenerovaný e-mail

Pokud máte v systému nastavenu funkci schvalování faktur prostřednictvím e-mailu systém automaticky zasílá e-mail osobám, které mají fakturu schválit. E-mail uživatele přesměruje na webovou stránku, kde provede schválení či zamítnutí fakturu. Tento způsob je časově efektivní a uživatelé jsou e-mailem upozornění na čekající fakturu. Tato funkce není v základním nastavení dostupná a je zpoplatněna. O její aktivaci je možné požádat na podpora@ha-soft.cz.

V praxi tato varianta schvalování funguje tak, že obdržíte automaticky generovaný e-mailu s výzvou k zamítnutí nebo schválení faktury. V e-mailu jsou potřebné informace a tlačítko „Schválit“ i „Zamítnout“. Kliknutí na tlačítko vás systém přesměruje na webovou stránku, kde schvalovací proces dokončíte.

Tato varianta schvalování je uživatelsky vstřícná a efektivní, ale nezleze přes ní provádět tzv. rozšířené schvalování faktur. Při rozšířeném schvalování osoby lze do systému uložit doplňující informace k faktuře, které jsou nutné pro správné zaúčtování. Rozšířené schvalování je možné provádět pouze přímo v modulu KPF.

2. varianta – Schvalování v modulu KPF

Schválení/zamítnutí faktury je vždy možné provádět přímo v modulu KPF.

Pokud provádíte schvalování pravidelně, je užitečné provést nastavení mřížky tak, aby vám přehledně zobrazila faktury čekající na vaše schválení. K tomuto zpřehlednění slouží sloupce „Moje schval.“ a „Moje vyjádření“. Ty si zobrazíte standardním způsobem přes symbol filtru v levém rohu mřížky.

Proces schválení čekajících faktur

Čekající fakturu označte myší a na ovládacím panelu klikněte na tlačítko „Schválit“.

Otevře se formulář „Schvalovací proces faktury přijaté“. V něm projděte následující akce:

1. V kolonce „Vaše vyjádření“ vyberte „Schváleno“.
2. Napište poznámku dle zvyklostí vaší organizace (není to povinné pole).
3. V prvním kroku byla faktura schválena, čeká nyní na provedení druhého kroku schvalování (dle šablony schvalovacího procesu – tento konkrétní proces na obrázku má kroky dva). V kolonce „Výsledný stav schvalování“ je stále „Schvalování“, jelikož zatím nebyla schválena v druhém kroku.
4. Svoje nastavení uložte.

Po dokončení schvalování je možné fakturu editovat a dát ji do stavu zaúčtovaná.

Filtrace faktur čekajících na schválení - orientace v mřížce

Pokud provádíte schvalování faktur přijatých v modulu KPF, doporučuje se provést nastavení mřížky tak, aby vám přehledně zobrazila faktury čekající na vaše schválení. Je doporučeno mít zobrazené sloupce „Moje schval.“ a „Moje vyjádření“.

Pro nastavení filtru klikněte na symbol v levém rohu mřížky.

Zobrazí se nabídka s možnými sloupci – zatrhněte „Moje schval.“ a „Moje vyjádření“.