KPF - Schvalování faktur přijatých

Schvalování faktur přijatých

Užitečnou volitelnou funkcí systému je možnost nastavit proces schvalování faktur přijatých. Proces schvalování obvykle probíhá ve více krocích a fakturu v prvním kroku nejčastěji schvaluje správce střediska či jeho zástupce, ve druhém kroku účetní organizace (proces lze však nastavit zcela individuálně).

V základní variantě jsou faktury přijaté před úhradou a zaúčtováním pouze schvalovány, v rozšířené variantě má schvalovatel možnost k faktuře doplnit údaje potřebné pro zefektivnění zaúčtování. Schvalování probíhá buď přímo v KPF nebo prostřednictvím automaticky generovaného e-mailu, který vás přesměruje na web.

Funkce schvalování faktur je licencovaná. Uživatelům ji lze aktivovat v základní nebo rozšířené verzi, s možností schvalování přes web, nebo bez ní.

V případě zájmu o tuto funkci nebo její rozšíření se obraťte na podpora@ha-soft.cz.

Tématu schvalování faktur přijatých se věnujeme i v další samostatných návodech:

• Rozšířené schvalování faktur přijatých – o specificích rozšířeného schvalování.
• Nastavení schvalování faktur přijatých – návod především na nastavení schvalovacích procesů v číselníku.

Zadávání faktury a výběr procesu schvalování

Výběr schvalovacího procesu k faktuře přijaté se provádí na záložce „Schvalování“ přímo ve formuláři „Faktury přijaté“.

Po rozkliknutí této záložky stačí zvolit uložený schvalovací proces, který jste nastavili v číselníku TABWFL. Postupu na nastavení schvalovacího procesu se věnuje samostatný návod.

Schvalovací proces se vybírá z nabídky uložených možností a mřížka procesu se automaticky vyplní. Je možné vytvořit více schvalovacích procesů, které budete mít k dispozici v číselníku TABWFL pro různé varianty schvalování. Na ilustračním obrázku je nastaven schvalovací proces se dvěma kroky (1. krok - Správce střediska/Zástupce správce střediska a 2. krok - Hlavní účetní).

Položku „Schvalovací proces“ vyberte z nabídky číselníku. Mřížka se vyplní automaticky. Zkontrolujte sloupec „Uživatel“, pokud se osoby nevyplní automaticky, vyberte z číselníku.

Postup schvalování v praxi

Systém umožňuje dva způsoby, jak provést schválení faktury přijaté:

• schválení přes web a
• schválení přes přihlášení do modulu KPF.

1. varianta – Schválení faktury přes web

Pokud máte v systému nastavenu funkci schvalování faktur prostřednictvím e-mailu systém automaticky zasílá e-mail osobám, které mají fakturu schválit. E-mail uživatele přesměruje na webovou stránku, kde provede schválení či zamítnutí fakturu. Tento způsob je časově efektivní a uživatelé jsou e-mailem upozornění na čekající fakturu. Tato funkce není v základním nastavení dostupná a je zpoplatněna. O její aktivaci je možné požádat na podpora@ha-soft.cz.

V praxi tato varianta schvalování funguje tak, že obdržíte automaticky generovaný e-mailu s výzvou k zamítnutí nebo schválení faktury.

V e-mailu jsou základní informace o faktuře a odkaz na web. Po kliknutí na odkaz budete přesměrování na webovou stránku, kde schvalovací proces dokončíte.

Tato varianta schvalování je uživatelsky vstřícná a efektivní, ale nezleze přes ní provádět tzv. rozšířené schvalování faktur. Při rozšířeném schvalování osoby lze do systému uložit doplňující informace k faktuře, které jsou nutné pro správné zaúčtování. Rozšířené schvalování je možné provádět pouze přímo v modulu KPF.

2. varianta – Schvalování v modulu KPF

Schválení/zamítnutí faktury je vždy možné provádět přímo v modulu KPF.

Pokud provádíte schvalování pravidelně, je užitečné provést nastavení mřížky tak, aby vám přehledně zobrazila faktury čekající na vaše schválení. K tomuto zpřehlednění slouží sloupce „Moje schval.“ a „Moje vyjádření“. Ty si zobrazíte standardním způsobem přes symbol filtru v levém rohu mřížky.

Proces schválení čekajících faktur

Čekající fakturu označte myší a na ovládacím panelu klikněte na tlačítko „Schválit“.

Otevře se formulář „Schvalovací proces faktury přijaté“.

V něm projděte následující akce:

1. V kolonce „Vaše vyjádření“ vyberte „Schváleno“.
2. Napište poznámku dle zvyklostí vaší organizace (není to povinné pole).
3. V prvním kroku byla faktura schválena, čeká nyní na provedení druhého kroku schvalování (dle šablony schvalovacího procesu – tento konkrétní proces na obrázku má kroky dva). V kolonce „Výsledný stav schvalování“ je stále „Schvalování“, jelikož zatím nebyla schválena v druhém kroku.
4. Svoje nastavení uložte.

Prostřední sektor (č.5) se zobrazuje jen uživatelům, jejichž společnost používá rozšířené schvalování faktur.

Po dokončení schvalování je možné fakturu editovat a dát ji do stavu zaúčtovaná.