KPF - Schvalování faktur přijatých
Schvalování faktur přijatých
V některých organizacích se na procesu pořízení, schvalování a úhrady faktur přijatých podílí více uživatelů. Samotné schvalování faktury přijaté obvykle probíhá v několika krocích, kdy se příslušní uživatelé vyjadřují ke schválení faktury v hierarchickém pořadí.
V tomto návodu si můžete projít postup schvalování přijaté faktury přímo v systému i prostřednictvím automaticky zasílaného e-mailu.
Nastavení procesu schvalování v systému se věnuje samostatný návod: Nastavení schvalování faktur.
Zadávání faktury a proces schvalování
Nastavení schvalovacího procesu se provádí na záložce „Schvalování“ přímo ve formuláři „Faktury přijaté“. Při zadávání faktury přijaté vás systém upozorní, abyste zvolili proces schvalování – pakliže tak neučiníte automaticky a máte jej vytvořený.
Aby bylo možné schvalovací proces zahájit, musí být faktura ve stavu „V PŘÍPRAVĚ“.
Po rozkliknutí této záložky stačí zvolit uložený schvalovací proces, který jste nastavili v číselníku TABWFL. Postupu na nastavení schvalovacího procesu se věnuje samostatný návod.
Schvalovací proces se vybírá z nabídky uložených možností a mřížka procesu se automaticky vyplní. (Na obrázku je vybrán proces s názvem „Ukázka“).
Po uložení faktury (pakliže to máte v „Servisu“ nastavené) proběhne automatické odeslání e-mailů osobám, které fakturu budou schvalovat.
Filtrace faktur čekajících na schválení
Pokud provádíte schvalování faktur přijatých v modulu KPF, doporučuje se provést nastavení mřížky tak, aby vám přehledně zobrazila faktury čekající na vaše schválení. Je doporučeno mít zobrazené sloupce „Moje schval.“ a „Moje vyjádření“.
Pro nastavení filtru klikněte na symbol v levém rohu mřížky.
Zobrazí se nabídka s možnými sloupci – zatrhněte „Moje schval.“ a „Moje vyjádření“.
Sloupce se zobrazí v pravé části mřížky.
Postup schvalování v praxi
V systému můžete nastavit automatické zasílání e-mailů osobám, které schvalují přijaté faktury. Toto nastavení se provádí v „Servisu“ a postup najdete v samostatném návodu na nastavení schvalování faktur přijatých.
Uživatelé mají dvě možnosti, jak provést schválení faktury přijaté – webové schválení a schválení v modulu KPF.
První možnost – Webové schvalování
Uživatel obdrží v automatickém e-mailu odkaz, který ho přesměruje na stránku s podrobnostmi o dané faktuře. Na této stránce může fakturu rovnou schválit nebo zamítnout.
Po rozkliknutí linku se k faktuře může vyjádřit – schválit nebo zamítnout.
Druhá možnost – Schvalování v modulu KPF
Dále je možné provádět schválení/zamítnutí faktury přímo v systému. Čekající fakturu označíte a klikneme na ovládacím panelu na tlačítko „Schválit“ (jako na obrázku níže).
Otevře se formulář „Schvalovací proces faktury přijaté“. V něm projděte následující akce:
- V kolonce „Vaše vyjádření“ vyberte „Schváleno“.
- Napište poznámku.
- V prvním kroku byla faktura schválena, čeká nyní na provedení druhého kroku schvalování (dle šablony schvalovacího procesu – tento konkrétní proces na obrázku má kroky dva). V kolonce „Výsledný stav schvalování“ je stále „Schvalování“, jelikož zatím nebyla schválena v druhém kroku.
- Svoje nastavení uložte.
Po dokončení schvalování je možné fakturu editovat a dát ji do stavu zaúčtovaná.