KPF - Fulltextové vyhledávání v přílohách

Fulltextové vyhledávání  

Pokud potřebujete vyhledávat v přílohách dokladů uložených v modulech KPF, POK a SOS, můžete využít fulltextové vyhledávání. Systém podporuje fulltextové vyhledávání v přílohách typu: PDF, docx/doc, xlsx/xls.

Fultextové vyhledávání je dostupné i v přílohách obrázkových PDF díky technologii OCR.

OCR (optické rozpoznávání znaků) dokáže převést obsah obrázkových PDF dokumentů do textové podoby. Typickým příkladem, kdy je tato technologie užitečná, jsou dokumenty ze skenerů, které neukládají textovou vrstvu. Takový dokument není pro běžné fulltextové vyhledávání čitelný, funkce OCR jej ale dokáže převést do textové podoby a tím jej učinit dostupným pro vyhledávání.

Technologie OCR není dostupná v základní konfiguraci systému. Je to rozšiřující funkce, kterou je možné aktivovat po domluvě pro uživatele, kteří mají nainstalovaný SEIWIN Hosting Client.

Fulltextové vyhledávání bez OCR je však dostupné všem uživatelům systému SEIWIN.

Použití fulltextového vyhledávání v KPF

V KPF můžete využít fulltextové vyhledávání ve formuláři „Seznam přijatých faktur“. (Ten si otevřete kliknutím na „Doklady“ v hlavním menu, v kontextovém menu vyberte „Faktury přijaté“. Otevře se formulář „Seznam faktur“.)

V „Seznamu faktur“ v hlavním menu klikněte na ikonu „Filtr“.  

Otevře se formulář „Nastavení filtru“. V základním nastavení žádná podmínka filtrování uložena není.  

Pro přidání podmínky filtrování klikněte na „stiskněte tlačítko pro přidání nové podmínky“.

Přidá se řádek, v němž můžete nastavit filtr výběrem z nabídky. Klikněte na text zabarvený zeleně a vyberte z nabídky položku „89 Příloha“. Klíčové slovo, které chcete vyhledávat vepište do modrého textu – klikněte na text zabarvený modře a vepište heslo, které chcete vyhledat (na obrázku je zadáno slovo "nafta").

Vyhledávání má tato omezení:

• nerozlišuje velká a malá písmena,  

• ignoruje diakritiku.

Pokud chcete nastavený filtr uložit, vyplňte pole v horní části dialogu a klikněte na „Uložit“.

Jakmile nastavení dokončíte, klikněte na „Ok“.

Vyfiltrují se doklady, jejich příloha obsahuje zadaný výraz. Doklady můžete projít standartním způsobem v mřížce „Seznam faktur“.

Aktivovaný filtr zrušíte v kontextovém menu filtru. Stačí kliknout na „Zrušit filtr“.

Kontrola stavu OCR v KPF

Pokud patříte k uživatelům s aktivní funkcí OCR, můžete v KPF sledovat převod dokumentů. Zobrazte si sloupec „Stav OCR“ v dolní mřížce (pod detailem faktury). U každého dokumentu pak uvidíte stav. Systém vybírá z těchto tři možností:

• Bez převodu (Dokument není nutné převádět pomocí OCR, protože je již ve strojově čitelné podobě.)

• K převodu (Dokument čeká na převod pomocí OCR.)

• Převedeno (Dokument byl pomocí OCR převeden z obrázku na text.)

Aktivace služby OCR

Služba OCR není automaticky dostupná. Uživatelé, kteří využívají cloudové řešení a mají o službu zájem, mohou požádat o její aktivaci. Klasické fulltextové vyhledávání bez OCR je dostupné všem uživatelům.