UCE - Nastavení saldokonta
Nastavení saldokonta určuje, které analytické účty se mají sledovat v saldokontní evidenci a jak podrobně se mají zobrazovat v saldokontních sestavách. Základní nastavení provedete v číselníku analytických účtů TAB30S. Pokud potřebujete podobu sestav upravit podrobněji, použijete číselník TAB30SV.
V tomto návodu se dozvíte, jak účet označit jako saldokontní, kdy nastavit Typ pro saldo a jak v sestavách ponechat detailní pohyby nebo je nahradit součty za operaci, partnera či celý analytický účet.
Základní nastavení saldokontního účtu
Nejdříve otevřete číselník analytických účtů TAB30S a vyhledejte účet, který chcete zahrnout do saldokontní evidence. Nejdůležitější je nastavení ve sloupci Saldo. Pokud zde účet není označený jako saldokontní, nebude se v saldokontní evidenci používat.
Ve sloupci Saldo můžete vybrat jednu ze tří možností:
- Není saldo účet
- Účet nebude součástí saldokontní evidence.
- Je saldo dle partnera
- Saldokontní případy se budou evidovat podle partnera. U běžně používaných účtů zpravidla zvolte tuto možnost.
- Je saldo dle osobního účtu
- Tato možnost se používala především při přenosu dat ze starších systémů, kdy bylo potřeba rozlišit párování podle partnera a podle osobního účtu.
Pokud nastavujete účet, který je vedený přímo v systému SEIWIN 5 a nebyl převáděný ze staršího systému, je pro vás obvykle podstatné pouze rozlišení mezi volbou Není saldo účet a Je saldo dle partnera. Volby Je saldo dle partnera a Je saldo dle osobního účtu se u těchto účtů chovají stejně.
V TAB30S se nachází také sloupec Výběr pro výpočet počtu dnů prodlení. Podle informací ve videu se tento sloupec již nepoužívá, a proto jej při běžném nastavení nemusíte vyplňovat.
Nastavení typu účtu pro saldo
Program potřebuje u saldokontního účtu poznat, zda má účtování na straně Má dáti chápat jako předpis, nebo jako úhradu. U většiny účtů je směr zřejmý podle toho, zda jsou aktivní, nebo pasivní. Účet však může být z pohledu rozvahy nastavený také jako oboustranný.
Pokud pracujete s oboustranným účtem, nastavte ve sloupci Typ pro saldo, na kterou stranu má být účet pro potřeby saldokonta směrovaný. Tím určíte, zda se zápis na straně Má dáti vyhodnotí jako předpis, nebo jako úhrada.
Toto nastavení je důležité pro správné párování saldokontních pohybů. Pokud by typ pro saldo nebyl u oboustranného účtu určený správně, mohl by program předpis a úhradu vyhodnotit opačně.
Starší nastavení součtů v TAB30S
V číselníku TAB30S se nacházejí také dva starší sloupce určené k součtování saldokontních sestav:
- součtování za partnera nebo osobní účet,
- součtování za partnera, osobní účet a operaci.
Pokud některou z těchto voleb zaškrtnete, můžete podrobný rozpis v sestavě nahradit souhrnnými řádky. Sestava se tak může seskupit například pouze za účet a partnera nebo za účet, partnera a operaci.
Toto nastavení stále funguje, podrobnější možnosti však najdete v číselníku TAB30SV – Zobrazení účtů v saldokontních sestavách. Nastavení z TAB30SV může starší volby z TAB30S nahradit.
Podrobnější nastavení v TAB30SV
V TAB30SV můžete způsob zobrazení nastavit nejen pro celý analytický účet, ale v případě potřeby také pro konkrétního partnera, osobní účet nebo operaci. Díky tomu nemusíte všechny účty zobrazovat stejným způsobem.
Ve sloupci Způsob zobrazení vyberte, jak podrobně se mají saldokontní údaje v sestavě rozepsat.
- Detailní zobrazení
- V sestavě se zobrazí všechny pohyby na daném účtu. Tuto možnost použijte tam, kde potřebujete vidět jednotlivé předpisy, úhrady a další saldokontní pohyby.
- Součet za operaci
- Detailní pohyby se nezobrazí. V sestavě zůstane pouze souhrnný řádek za každou operaci, například za konkrétní fakturu.
- Součet za partnera nebo osobní účet
- Operace a jejich detailní pohyby se skryjí. V sestavě zůstane pouze součet za jednotlivého partnera nebo osobní účet.
- Součet za analytický účet
- Za celý analytický účet se zobrazí pouze jeden souhrnný řádek.
- Účet nezobrazovat
- Účet zůstane v TAB30S označený jako saldokontní, ale v saldokontních sestavách se nebude zobrazovat.
Zvolený způsob zobrazení přizpůsobte tomu, co potřebujete v sestavě sledovat. U odběratelských účtů je obvykle vhodné ponechat detail, protože potřebujete vidět jednotlivé faktury a pohyby. U pohledávek za zaměstnanci vám naopak může stačit souhrn za operaci, například za měsíc, kterého se pohledávka týká.
Zobrazení minulých a aktuálních období
V TAB30SV můžete také nastavit, jak podrobně se mají zobrazovat minulá a aktuální období. Toto nastavení se hodí například tehdy, když potřebujete aktuální období sledovat v detailu, ale u starších období vám stačí souhrnné informace.
Minulá období
Pokud zvolíte možnost Nesoučtovat, zobrazí se minulá období po jednotlivých detailních řádcích.
Při volbě Součtovat minulý rok se pohyby seskupí a za každý rok se zobrazí jeden souhrnný řádek.
Pokud zvolíte Součtovat minulý rok i měsíc, budou údaje souhrnně rozepsané podle roku a měsíce. V sestavě zůstane řádek se zůstatkem, ale jednotlivé položky již neuvidíte.
Aktuální období
Také aktuální období můžete ponechat rozepsané v detailu nebo je sečíst. Při volbě Nesoučtovat uvidíte jednotlivé položky. Při volbě Součtovat se aktuální období zobrazí jedním souhrnným řádkem.
Zařazení účtu do sestavy 9441
Posledním přepínačem v TAB30SV je volba Ses. 9441. Pomocí ní vyberete účty, které mají vstupovat do speciální sestavy 9441.
Sestava 9441 představuje soupis vyrovnaných pohledávek a závazků vybraných účtů. Pokud chcete určitý účet do této sestavy zahrnout, zapněte u něj v TAB30SV příslušný přepínač.
V uživatelských sestavách najdete saldokontní sestavy v části Saldokonto. K dispozici jsou zde sestavy 9441, 9442, 9443 a 9445.
Kontrola výsledku v sestavě 9443
Po změně nastavení sestavu zpracujte znovu, aby se v ní nový způsob zobrazení projevil. Ve videu je výsledek ukázaný na sestavě 9443 a analytickém účtu 311300.
V detailním zobrazení je u účtu uvedený partner, čísla jeho faktur a jednotlivé saldokontní pohyby. Pokud je na jedné faktuře více pohybů, zobrazí se také součet za fakturu. Dále následuje součet za partnera a na konci součet za celý analytický účet.
Chcete-li sestavu zkrátit, postupujte následovně:
- V číselníku TAB30SV vyhledejte požadovaný analytický účet.
- Ve sloupci Způsob zobrazení zvolte například Součet za partnera.
- Nastavení uložte.
- Sestavu 9443 zpracujte znovu.
Po novém zpracování sestavy již u účtu neuvidíte detailní řádky ani jednotlivé operace. Za každého partnera zůstane pouze jeden souhrnný řádek.
Tímto způsobem můžete rozsáhlou sestavu výrazně zkrátit a zpřehlednit. U účtů, u kterých potřebujete kontrolovat jednotlivé faktury a úhrady, ponechte detailní zobrazení. U ostatních účtů zvolte takovou úroveň součtu, která vám poskytne potřebný přehled bez zbytečných detailních řádků.