UCE - Rozpuštění nákladů pomocných provozů
Co to je?
Společnosti, které mají více středisek, se snaží přiřazovat jednotlivé náklady i výnosy právě tomu středisku, kde takovéto náklady či výnosy vznikají. Z ekonomického a manažerského hlediska je totiž důležité, aby bylo zřejmé, kterému středisku náklad či výnos reálně vznikly.
Problematiku tohoto návodu si vysvětlíme na krátkém příkladu. Představme si situaci, kdy středisko označené písmenem „X“ vlastní traktor. Středisko s názvem „Y“ však žádný traktor pod svou správou nemá, avšak potřebuje určitou práci traktorem vykonat. Středisko „Y“ proto požádá středisko „X“, aby práci svým traktorem pro středisko „Y“ vykonalo. Středisko „X“ žádosti vyhoví a poskytne svůj traktor středisku „Y“. V tomto momentu však středisku „X“ vzniká náklad, který vykazuje v účetnictví. Ať už se jedná o projetou naftu či mzdu řidiče traktoru, veškeré např. motohodiny, které traktor odpracuje, vstupují do nákladů střediska „X“. Na druhou stranu středisku „Y“ žádné náklady nevznikly, a přitom na jeho práci získalo prospěch.
Takovéto rozložení nákladů však není spravedlivé a z ekonomického hlediska by bylo manažersky matoucí. Náklady, které vznikly při práci pro středisko „Y“ by měly do účetnictví tohoto střediska i náležet.
V tomto návodu si ukážeme, jakým způsobem můžeme v systému SEIWIN jednotlivé náklady automatizovaně přeúčtovat středisku, pro které byla práce vykonána i přesto, že prostředek, který práci vykonal, danému středisku nepatří.
Nákladové položky
Celý proces rozpouštění nákladů pomocných provozů se odehrává v modulu UCE. Otevřeme si tento modul.
Nákladových položek, které můžeme chtít rozpustit jednotlivým střediskům, může být celá řada. Může se jednat např. o náklady za opravu vozidla jednoho střediska v servisu střediska jiného apod. V praxi jsou takovéto náklady nejběžněji vykazovány skrze fakturu přijatou.
Pro účely tohoto návodu však vytvoříme sběrné účetní doklady, kde budeme vzniklé náklady demonstrovat. V situaci, kterou budeme chtít ukázat, figuruje traktor útvaru 10, který vykonává práci v hodnotě 50 000,- Kč pro jiné středisko. Vyplnili jsme tedy políčka v červeném ohraničení a částku na straně „Má Dáti“. Na obrázku níže vidíme vyplněnou první položku sběrného účetního dokladu.
Následně jsme zvolili spojovací účet, abychom dorovnali strany, tohoto sběrného účetního dokladu.
Jak již bylo zmíněno výše, tento návod je pouze ilustrativní a abychom byli schopni ukázat samotné rozpouštění nákladů, museli jsme vytvořit podklad, na kterém máme nákladovou položku. Tento sběrný účetní doklad, berte prosím s rezervou, jedná se pouze o pomůcku sloužící k demonstraci řešené problematiky.
Dále jsme vytvořili druhý sběrný účetní doklad, který ilustruje vzniklé náklady útvaru 14 v hodnotě 25 000,- Kč. Tento útvar prováděl opravy v dílně pro jiná střediska, ale v první fázi vznikl náklad právě útvaru 14. Opět jsme strany dorovnali pomocí spojovacího účtu, viz obrázek níže.
V tomto okamžiku máme podklady pro náš návod vytvořené a můžeme se pustit do samotného rozpuštění jednotlivých nákladů.
Vykazování výkonových jednotek
Nyní přistoupíme k vykazování provedené práce pomocí druhotného účtování na dokladu výkazu výkonových jednotek. Otevřeme si proto záložku „Výkaz výkonových jednotek“.
Jakmile tak učiníme, objeví se nám již známý ovládací panel, který můžeme vidět na spodním obrázku. Zde klikneme na tlačítko „Nový“.
V dolní části opět klikneme na stejnojmenné tlačítko „Nový“, čímž vytvoříme nový řádek.
Následně tento řádek začneme vyplňovat.
Na obrázku níže lze vidět zmiňované tlačítko „Nový“. Dále na obrázku vidíme již vyplněná políčka. Obrázek jsme pro přehlednost rozdělili barevně na dvě části. Do levé, červené části vyplňujeme subjekt, který práci prováděl a do pravé, černé častí ten subjekt, který práci obdržel. V našem případě do červeně ohraničeného obdélníku vyplníme náš traktor, který spadá pod útvar 10 a je blíže specifikován v políčku s názvem „Účel“ pod označením 6406. Tento traktor vykonával práci v obsahu 30 motohodin, které jsme uvedli do políčka „Počet výk. jednotek“.
Zmiňovanou práci v rozsahu 30 motohodin vykonával pro útvar 11 a jednalo se o výsevnou činnost. Výsevná činnost nese označení výkonu 221, v pravé části u příjemce práce jsme tedy označili políčko „Výkon“ hodnotou „221“. Dále jsme označili příjemce v políčku „Útvar“ hodnotou 11, která náleží danému středisku.
Tímto jsme vyřešili práci odvedenou pro útvar 11. Traktor však vykonával ještě další práci pro útvar 13. Nyní tedy vytvoříme další řádek a náklady náležitě přiřadíme tomuto středisku.
Jak můžeme vidět, levá strana zůstala téměř nezměněná, jelikož se jedná o stejný traktor ze stejného střediska vykonávající stejný výkon. Jedinou změnou v červeně ohraničené části je „Počet výk. jednotek“, který v tomto případě obsahuje hodnotu „20“ motohodin. Práci v rozsahu dvaceti motohodin traktor vykonal pro útvar 13. Opět se jednalo o výsevnou činnost, která nese výkonové označení „221“. Tyto hodnoty jsme zaznačili do pravé, černě označené části.
Když jsme s vyplněním hotovy, nezapomeneme změny uložit v levém horním rohu na ovládacím panelu.
Tlačítko pro uložení vidíme na obrázku výše červeně ohraničené. Rovněž níže vidíme dva řádky, které jsme před chvíli vyplňovali.
Nyní přistoupíme k tvorbě nového výkazu výkonových jednotek. Na začátku tohoto návodu jsme si říkali, že útvar 14 vlastní dílnu, ve které provádí opravy na strojích jiných středisek. Jedním ze strojů, který byl v dílně střediska 14 opravován, je i traktor útvaru 10, se kterým jsme pracovali před chviličkou. Stejně jako před chvílí vytvoříme nový seznam výkonových jednotek pomocí tlačítka „Nový“ na ovládacím panelu.
Začneme vyplňovat první řádek. Na levou stranu připadnou údaje subjektu, který práci provedl a na pravou stranu subjekt, kterému chceme náklady za práci přidělit. V červeně ohraničeném obdélníku vyplníme výkon hodnotou „691“, která reprezentuje „Dílny a údržby“. Tato dílna patří útvaru 14, takže ji rovněž vyplníme. Počet výk. jednotek si v tomto případě představíme jako samotnou práci, která byla v dílně na stroji odvedena. V našem případě např. 10 hodin, kdy byl traktor opravován. Na pravé straně, tzn. v černém obdélníku vyplníme, nám již známé, údaje o traktoru desátého útvaru.
Tím máme práci na traktoru hotovou, pro ilustraci však ještě pořídíme výkonové jednotky pro opravu druhého stroje, na kterém dílna útvaru 14 vykonala práci pro útvar 25. Posléze budou náklady spravedlivě rozpuštěny. Levá strana se v tomto případě nezmění, jelikož se jedná stále o stejnou dílnu. Počet výkonových jednotek je rovněž stejný a má hodnotu 10. Na pravé straně však zvolíme jiného příjemce, pro kterého byla práce vykonána. V tomto případě se jedná o „Vyvážecí vlek AGA“, který nese označení „6351“.
Opět nezapomeneme změny uložit.
Vytvoření deníků dílen a provozů
K samotnému rozpuštění prvotních nákladů dle zadaných podkladů druhotného účtování, na střediska a prostředky, pro které byla práce provedena, dojde při vytvoření deníku dílen a provozů. Přepočet bude probíhat skrze výkonové jednotky, které jsme před chvílí zadávali.
Dle obrázku výše klikneme na „Účetnictví“ a z nabídky vybereme „Rozvrhy a výpočty“.
Následně rozklikneme „Deníky“ na ovládacím panelu a zvolíme „Vytvořit 9302 – Deník dílen a 9303 – Deník provozů“.
Na dalším obrázku vidíme v červeně ohraničeném obdélníku, že se nám deníky opravdu vytvořily. Momentálně máme označený „Deník dílen“ a v černě, tučně ohraničeném obdélníku níže vidíme, že se nám náklady skutečně rozpočítaly dle výkonových jednotek.
Vzpomeňme si, jak jsme zadávali výkonové jednotky za práci v dílně. Prvních 10 hodin dílna útvaru 14 odpracovala na traktoru útvaru 10 a dalších 10 hodin na vyvážecím vleku AGA útvaru 25. Ve sběrném účetním dokladu, který nám pro účely tohoto návodu slouží, jako nákladový podklad jsme uvedli celkovou hodnotu nákladů provedených útvarem 14 pro ostatní střediska ve výši 25 000,- Kč. Celkově se jednalo tedy o 20 výkonových jednotek. Výpočet byl proveden tak, že těchto 25 000,- Kč bylo poděleno 20, čímž jsme získali částku za jednu výkonovou jednotku. Ta činí 1 250,- Kč. U každého útvaru byla následně tato hodnota vynásobena 10, jelikož právě tolik hodin práce dílna strávila na jednotlivých strojích.
Celkových 25 000,- Kč, jež tvořily náklady, bylo úměrně rozpuštěno mezi útvar 10 a 25, čímž jsme úspěšně osvobodili středisko 14 od nákladů, které ho neprávem zatěžovaly.
Když označíme řádek níže, tedy deník provozů, zjistíme, že výpočet probíhal úplně stejně i zde. Náklady vzniklé traktoru útvaru 10 byly spravedlivě rozděleny mezi útvary 11 a 13, pro které byla práce vykonávána.
Pokud si vzpomínáte, původně byla na sběrném účetním dokladu vykázána hodnota 50 000,- Kč, ale nyní mezi útvary 11 a 13 rozpouštíme náklady v hodnotě 62 500,- Kč. Je tomu tak proto, jelikož byl zmiňovaný traktor opravován v dílně útvaru 14, a z těchto oprav vznikl náklad 12 500,- Kč. I tato částka, kterou jsme se zabývali před chvílí v deníku dílen, vstupuje do nákladů provozů, a tudíž musí být rozpuštěna mezi útvary 11 a 13.
Poslední řádek, na kterém je vyvážecí vlek AGA útvaru 25 byl rovněž v dílně, a bylo na něm odpracováno stejné množství hodin, tudíž náklady na tento stroj dosahují stejné částky. Jediným rozdílem však je, že tento stroj zatím nevykonával žádnou práci pro jiné středisko, a proto u nějak náklady nerozpouštíme.
Zobrazení sestav
Na závěr se podíváme na zobrazování jednotlivých sestav, tj. na sestavu dílen a sestavu provozů, které slouží k přehlednému procházení procesu rozpouštění nákladů. Právě díky své přehlednosti využíváme tyto sestavy nejčastěji pro náhled, export či tisk.
Sestavu zobrazíme tak, že na ovládacím panelu klikneme na možnost „Ostatní“.
Z nabídky vybereme např.: „Zobrazit sestavu 9303 – Deník provozů“.
Takhle potom výsledná sestava vypadá:
Červeně ohraničená jsou potom tlačítka pro tisk či export.
Stejným způsobem lze otevřít i deník dílen, který se v nabídce „Ostatní“ nachází hned nad deníkem provozů.
