KPF - Schvalování faktur přijatých
Co to je?
Tento návod se týká schvalování faktur přijatých. V některých organizacích se totiž nachází více uživatelů, kteří se na procesu pořizování, schvalování a uhrazování faktur podílejí. Samotné schvalování přijaté faktury je reprezentováno v několika krocích, kdy se příslušní uživatelé vyjadřují ke schválení faktury v hierarchickém pořadí. Tento proces není nikterak složitý. Mimo jiné si v tomto návodu také ukážeme číselník TABWFL, ve kterém dochází k nastavení schvalovacích postupů.
Otevření modulu KPF
Začneme tím, že si otevřeme modul KPF.
Nastavení schvalování pomocí číselníků
Nastavení procesu schvalování probíhá v číselníku TABWFL. Po otevření modulu KPF klikneme na „Číselníky“ a v seznamu nalezneme ten s označením TABWFL. Jakmile jej najdeme, tak klikneme na ikonku tužky pro editaci. Pokud bychom chtěli pouze do číselníku nahlédnout, ale neprovádět žádné změny, kliknuli bychom na ikonku lupy. Postup je znázorněn graficky na obrázku níže.
V této chvíli máme číselník otevřený v režimu editace a můžeme schvalovací procesy měnit, vytvářet atp. V našem případě máme přednastavený pouze jeden schvalovací proces, který nese název „Věcné+Příkazce“.
Když na něj klikneme, tak vidíme, že ve spodní části číselníku je tento proces blíže specifikován.
Vytvoření nového schvalovacího procesu
Nyní si společně vytvoříme nový schvalovací proces. Nastavování procesů je detailně popsáno v naší nápovědě. Při zakládání nového procesu doporučujeme, abyste si nápovědu otevřeli a využívali jí jako další opěru při tvorbě Vašeho individuálního schvalovacího procesu.
Zvolíme tedy „Nápověda“ a z nabídky vybereme „Pro číselník“.
Když teď máme nápovědu otevřenou v jiném okně, můžeme se pustit do tvorby nového procesu. V číselníku TABWFL klikneme na tlačítko „Nový“, které má vedle sebe zelené plus a nachází se ve spodní části číselníku.
Všimněme si, že se nám tlačítko „Nový“, na které jsme před chvíli klikli, změnilo na „Uložit“. Jestliže se tak stalo, přistupujeme k samotné specifikaci našeho nového procesu. Pokud náhodou nevíte, co do které kolonky vepsat, nahlédněte do nápovědy ve vedlejším okně, ve které jsou všechna políčka popsána.
Na obrázku níže můžeme vidět, že jsme doposud vyplnili pouze záhlaví tohoto schvalovacího procesu. Jelikož v našem případě již jeden proces máme definovaný, do kolonky „Číslo schvalovacího procesu:“ jsme umístili číslo 2. Pokud je to ovšem pro Vás první proces, který definujete, doporučujeme zvolit číslo 1. Do kolonky „Název:“ jsme vepsali slovo „Ukázka“. Pojmenujte si tento proces dle svého uvážení. Dále jsme zaškrtli pouze kolonku KPF, jelikož tento proces v modulu SOS neplánujeme využívat.
Vyplněné na následujícím obrázku:
Nyní se pustíme do bližšího definování našeho nového procesu. Pro účely tohoto návodu budeme vytvářet proces, který bude založen na kooperaci dvou uživatelů, kteří budou mít v tomto procesu rozhodovací pravomoci. Z hierarchického hlediska však bude mít poslední slovo jen jeden z nich. Budeme tudíž chtít dosáhnout situace, kdy uživatel s nižším postavením bude moci v prvním kroku schvalování danou fakturu schválit stejně tak, jako jeho nadřízený. Jakmile v prvním kroku alespoň jeden z nich fakturu schválí, přejde schvalovací proces do druhého kola, kdy už bude mít rozhodující slovo pouze nadřízený.
Výše pospaná situace je pouhou ukázkou. Každá organizace si může vytvořit vlastní schvalovací procesy založené na vlastních podmínkách, které se mohou skládat z rozhodnutí hned několika uživatelů, nebo naopak jen jednoho. Je pouze na Vás, jaký schvalovací proces chcete vytvořit. Doporučujeme při vytváření takového procesu nahlížet do naší nápovědy v samotné aplikaci, jelikož obsahuje informace ke každé z nabízených kolonek a zároveň vysvětlení principů podmínek pro schvalování jednotlivých uživatelů.
Jak již bylo výše uvedeno, budeme chtít vytvořit schvalovací proces založený na dvou krocích. Začneme tedy specifikovat první krok celého procesu.
Na obrázku výše vidíme červeně ohraničený obdélník. Klikneme na něj a následně stiskneme klávesu „šipka dolů“ nebo na klávesu "Insert". Vyskočí nám prázdný řádek, který je vidět na obrázku. Tento řádek specifikuje první krok schvalování. Do kolonky „Schvalování (krok)“ vepíšeme číslo 1. Jak již bylo uvedeno, v prvním kroku budeme chtít, aby se ke schválení faktury vyjádřil alespoň jeden z dvojice asistent a nadřízený. Faktura bude v tomto kroku schválena, když alespoň jeden z nich fakturu schválí. Zároveň však budeme požadovat, že pakliže oba dva fakturu v tomto kroku zamítnou, splní tak podmínku pro odmítnutí. Do kolonky „Název kroku procesu“ vepíšeme např. „Schválení asistent nebo nadřízený“.
Jakmile jsme tak učinili, klikneme levým tlačítkem myši na pravý, větší obdélník, který je rovněž červeně označený, viz obrázek výše. Opětovně jsme pomocí jedné z kláves „šipka dolů“ nebo "Insert" postupně přidali 2 nové řádky. Na těchto řádcích jsme definovali 2 zmiňované osoby, které v prvním schvalovacím kroku vystupují. Na obrázku lze vidět, že jsme číslem 1 označili asistenta, kterým je uživatel FS. Role nadřízeného je označena číslem 2 a zastupuje ji uživatel LR.
V dalším kroku přepneme ze záložky „Osoby“ na záložku „Podmínka schválení“ a nadefinujeme, při splnění, jakých podmínek, dojde ke schválení faktury. Následně přejdeme na záložku „Podmínka odmítnutí“ a zvolíme takové podmínky, při kterých dojde k zamítnutí procesu schvalování v prvním kroku.
Klikneme na záložku „Podmínka schválení“ a zvolíme „Editovat“.
Objeví se nám nové okno s názvem: „Nastavení filtru“. Jedná se o podmínku schválení faktury v prvním kroku, a my budeme podmínku nastavovat tak, aby byla faktura schválena, když alespoň jeden ze zmiňovaných uživatelů fakturu schválí.
Vyplníme tudíž toto okno následovně:
Nezapomínejme, že tento postup je pouze ilustrativní a každý uživatel systému SEIWIN 5 si může vytvořit vlastní, specifický schvalovací proces s vlastními podmínkami, jak již bylo zmíněno výše.
Potvrdíme naše nastavení tlačítkem „Ok“. Nyní překlikneme na záložku „Podmínka odmítnutí“, kde se pokusíme nastavit, aby byla faktura zamítnuta v případě, kdy oba uživatelé v daném kroku fakturu zamítnou.
Opět zvolíme „Editovat“ a stejným způsobem začneme vyplňovat daný filtr podmínek, v tomto okamžiku však s rozdílným výsledkem.
Zvolené podmínky uložíme pomocí tlačítka „Ok“.
První krok schvalovacího procesu máme hotový a můžeme přejít k tomu druhému. V této fázi budeme opravňovat nadřízeného, aby mohl fakturu definitivně schválit či zamítnout.
Postup nastavování druhého kroku schvalovacího procesu je stejný, jako u toho prvního. Na obrázku níže můžeme pozorovat, že jsme opět v levém, menším obdélníku vytvořili pomocí „šipky dolů“ nový řádek, ve kterém jsme označili schvalovací krok číslem 2 a nazvali jej „Potvrzení nadřízeným“. Následně jsme ve větším obdélníku opětovně pomocí stejné klávesy přidali nový řádek, kde jsme specifikovali osobu nadřízeného, který v tomto kroku bude o schválení rozhodovat. Jakmile tak máme učiněno, znovu překlikneme na záložku „Podmínka schválení“.
Stejně jako v prvním kroku, i nyní stiskneme tlačítko „Editovat“ a podmínku schválení zvolíme následovně:
Potvrdíme „Ok“ a překlikneme na záložku „Podmínka odmítnutí“. Jelikož požadujeme, aby jakmile nadřízený v tomto kroku fakturu odmítne, tak aby byla zamítnuta, bude nastavení podmínky vypadat úplně stejně, jako obrázek výše.
Nyní uložíme výběr podmínky pomocí „Ok“ a tím máme proces nastavování schvalování téměř hotový. Následně nezapomeňme celý proces uložit.
Zadávání faktury a proces schvalování
Při zadávání faktury přijaté do systému nás SEIWIN upomene, abychom zvolili proces schvalování, pakliže tak neučiníme a máme jej vytvořený. Na obrázku níže vidíme, kde se záložka schvalování nachází. V našem případě jsme zadali ukázkovou fakturu do systému a teď nás již čeká pouze zvolení procesu schvalování.
Aby bylo možné schvalovací proces zahájit, musí být faktura ve stavu „V PŘÍPRAVĚ“.
Po rozkliknutí této záložky stačí zvolit náš vytvořený schvalovací proces, kterým jsme se zabývali v číselníku TABWFL.
Vybereme náš proces s názvem „Ukázka“ a zobrazí se nám jeho specifika i jeho nynější stav vyjádření (tj. neutrální).
Poté fakturu uložíme a vyčkáme, dokud se osoby, které se na schvalování podílejí, nevyjádří.
Filtrace faktur, které čekají na naše schválení
Osoby, které mají pravomoci na schvalování faktur, naleznou stejně tak, jako ostatní uživatelé, veškeré faktury v knize přijatých faktur. V tomto bodě návodu si ukážeme, jak snadno a rychle vyhledat ty faktury, které čekají právě na Vaše vyjádření.
Otevřeme si knihu přijatých faktur a nahlédneme na zobrazené sloupce. Jestliže na Vás jako na uživatele často čekají faktury na Vaše vyjádření, je užitečné mít zobrazené konkrétní 2 sloupce z nabídky sloupců, která Vám hledání faktur čekajících na Vaše vyjádření usnadní. Abychom toho docílili, klikneme na malou ikonku v levém horním rohu, která je červeně zvýrazněná na obrázku níže.
Jakmile tak učiníme, rozbalí se nám nabídka všech možných sloupců, které zobrazené faktury dále specifikují. V našem případě se budeme dívat po sloupcích s názvy: „Moje schval.“ a „Moje vyjádření“.
Tyto sloupce zaškrtneme fajfkou, abychom docílili stejného výsledku, jako na obrázku níže.
Když potom nabídku sloupců zavřeme, uvidíme, že se nám tyto sloupce opravdu zobrazily a my tak máme přehled o těch fakturách, které čekají na naše vyjádření.
Zapnutí schvalování a jeho možnosti
Schvalování se zapíná ve všeobecném nastavení.
V novém okně klikneme na záložku "Schvalování" a zaškrtneme ta políčka, které požadujeme.
Jakmile je vytvořená faktura, která ve svém procesu schvalování má nastaveného uživatele, který má v systému přidělen e-mail, tak na tuto mailovou adresu bude zaslána automaticky generovaná zpráva, která upozorňuje na to, že se čeká na vyjádření uživatele. Takovýto uživatel má 2 možnosti, jak se k dané faktuře vyjádřit.
První možnost - Webové schvalování
V emailu obdrží uživatel odkaz, na který když klikne, tak bude přesměrován na stránku, na které uvidí podrobnosti o dané faktuře. Zároveň na této stránce dostane možnost se k dané faktuře vyjádřit, tzn. schválit ji či zamítnout.
Po rozkliknutí linku se k faktuře může vyjádřit.
Druhá možnost - Schvalování v modulu KPF
Další možností, jak fakturu schválit, je v samotném SEIWINu. Když máme zobrazené správné sloupce, je nalezení faktury čekající na vyjádření jednoduché. Fakturu označíme a klikneme na ovládacím panelu na tlačítko „Schválit“, viz obrázek níže.
Když tak učiníme, objeví se nám nové okno, ve kterém se k faktuře vyjádříme.
Na obrázku výše vidíme již zmiňované okno. Pro snazší vysvětlení v rámci tohoto návodu jsme jej rozdělili na 3 červeně označené zóny, ke kterým jsme přiřadili čísla.
1. Naše vyjádření.
2. Vepsání poznámky.
3. Jelikož jsme v prvním kroku fakturu schválili, posunuli jsme ji do druhého kola schvalování. V tomto kole má oprávnění se k ní vyjádřit pouze nadřízený. Výsledný stav schvalování je proto stále „Schvalování“, jelikož zatím faktura neprošla všemi schvalovacími kroky. Následující krok je tedy druhý, a tudíž je označen stejným číslem.
4. Následně již naše vyjádření uložíme, a tím jej pošleme do dalšího kola.