POK - Číselník TAB13Z Zúčtování pokladních operací

Číselník TAB13Z Zúčtování pokladních operací

V číselníku TAB13Z nastavíte zúčtování všech typů pokladních operací – pro prodej i pro výdajové pokladní operace. Jedná se o jeden z hlavních číselníků tohoto modulu. Kromě kompletního nastavení zaúčtování pokladních operací zde nakonfigurujete i zobrazení formuláře pro pořízení pokladního dokladu.

Do číselníku se dostanete z hlavního menu. Vyberte možnost „Číselníky“ a v mřížce zvolte „TAB13Z“.

Formulář číselníku TAB13Z Zúčtování pokladních operací

Číselník se skládá ze čtyř hlavních částí:

·      hlavního menu,

·      mřížky pokladních operací,

·      formuláře pro tvorbu nové pokladní operace a

·      záložek „Zúčtování“ a „Účetní položky“ s editovatelnými mřížkami.

Mřížka pokladních operací slouží jako přehled stávajících pokladních operací. Ve formuláři pod ní můžete vytvořit novou pokladní operaci a v záložce „Zúčtování“ definovat náplň účetních vět. Záložka „Účetní položky“ slouží k nastavení polí pokladního dokladu.

Podrobný popis všech položek a polí tohoto formuláře najdete v „Nápovědě“ k číselníku přímo v systému.

Jak vytvořit novou pokladní operaci

Pokladní operaci můžete vytvořit buď kliknutím na „Nový“, nebo „Kopie“. Doporučený postup je tvořit novou pokladní operaci přes kopii – a to z toho důvodu, že je to rychlejší postup. Snadno tak zkopírujete funkční nastavení stávající pokladní operace a usnadníte si práci.

Tvorba nové pokladní operace přes kopii:

·      V prvním kroku si vyberte v mřížce pokladních operací tu operaci, kterou chcete zkopírovat. Označte ji kliknutím na ni.

·      Klikněte na „Kopírovat“. Formulář se předvyplní a v dalších krocích provedete jeho editaci.

·      Vyplňte „Číslo operace“ – musí být unikátní (maximálně 3 číslice, není možné použít systémem vyhrazená čísla 99 a 199).

·      Proveďte editaci názvu pokladní operace. Název bude (spolu s číslem operace) klíčový při vyhledávání v číselníku, takže by měl být unikátní a přehledný.

·      Vyplňte další pole formuláře podle specifik pokladní operace. Všechny možnosti jsou podrobně vysvětleny v nápovědě přímo v číselníku.

·      Pokud nastavujete příjmový typ pokladní operace, v kolonce „Použití dokladu“ označte ty doklady, na kterých bude možné novou pokladní operaci použít.

·      Pokud v poli „Přeskoky na dokladu“ zaškrtnete „Skočit na název položky z čísla položky“, skáče program při pořizování řádku vždy na „Název položky“ z pole „Číslo položky“. V opačném případě se po vyplnění čísla položky název přeskakuje. Vyberte, co pro vás při pořizování pokladního dokladu praktičtější.

Nastavení zúčtování nové pokladní operace

Ve spodní části dialogu v záložce „Zúčtování“ se nachází editovatelná mřížka, ve které nastavíte zúčtování pokladního dokladu pro novou pokladní operaci (případně můžete editovat i nastavení pro stávající pokladní operace).

Jednotlivé sloupce můžete nastavit trojím způsobem:

·      variantou „napevno“ – to znamená, že údaj v poli bude pevně stanoven,

·      nebo můžete nastavit variantu se zástupnými znaky – v tom případě pak bude pole formuláře při pořizování pokladního dokladu vyplněno podle údajů na dokladu dle zvoleného klíče.

·      Případně sloupec necháte nedefinovaný (prázdný), pak bude muset být údaj ručně vyplňován pokladní při každém pořízení dokladu s touto pokladní operací.

Obecně platí, že pokud v mřížce otevřete nabídku, například sloupce „Účel“, otevře se číselník, v němž se zástupné možnosti řadí nahoře, konkrétní možnosti pak pod nimi. Zástupné možnosti začínají a končí znakem $. Podrobné vysvětlení všech sloupců a znaků naleznete v „Nápovědě“ přímo v číselníku.

Nastavení polí formuláře se provádí v záložce „Účetní položky“, kde můžete nastavit, která pole se budou zobrazovat ve formuláři pokladního dokladu (viz další kapitola).

Nastavení na záložce Účetní položky

Jakmile nastavíte vše potřebné v záložce „Zúčtování“, proveďte nastavení i na záložce „Účetní položky“.

Zde můžete nastavit, která pole se budou zobrazovat při vytváření pokladního dokladu, a jak bude kontrolováno jejich vyplnění. Všechna pole, která máte nastavena „napevno“ nebo se automatizovaně vyplní podle dokladu, nechte neviditelná. Ve sloupci „Zobr.“ naopak označte ta pole, která chcete nechat viditelná – což jsou typicky ta, která bude pracovník na pokladně vyplňovat při pořizování dokladu.

V podmínce nastavte, zda je pole při vyplňování pokladního dokladu povinné či nepovinné. Můžete vybrat i variantu, která počítá s využitím číselníku na daném poli. Poslední sloupec pak slouží k nastavení konkrétního číselníku, ze kterého bude pokladní vybírat. Většina číselníků je pevně nastavena, u některých polí, například „Operace“, je možné číselník vybrat.

Obecným doporučením je provést toto nastavení co nejpečlivěji a zjednodušit tak práci při pořizování pokladních dokladů. Pokud bude pokladní při vystavení pokladního dokladu vyplňovat pouze nezbytná proměnná pole, sníží se časová náročnost pořizování dokladů a omezí se riziko chyb.