POK - Číselník TAB13Z Zúčtování pokladních operací

Číselník TAB13Z Zúčtování pokladních operací

V číselníku TAB13Z nastavíte zúčtování všech typů pokladních operací – pro příjmové i pro výdajové pokladní operace. Jedná se o jeden z hlavních číselníků modulu Pokladna. Kromě kompletního nastavení zaúčtování pokladních operací zde nakonfigurujete i zobrazení polí účetní věty na formuláři pro pořízení pokladního dokladu.

Do číselníku se dostanete z hlavního menu. Vyberte možnost „Číselníky“ a v mřížce zvolte „TAB13Z“ (kliknutím na symbol tužky).

Formulář číselníku TAB13Z Zúčtování pokladních operací

Číselník se skládá ze čtyř hlavních částí:

• hlavního menu (na obrázku označeno č. 1),
• mřížky pokladních operací (č.2),
• formuláře pro tvorbu nové pokladní operace (č. 3) a
• záložek „Zúčtování“ a „Účetní položky“ s editovatelnými mřížkami (č. 4).

Mřížka pokladních operací slouží jako přehled stávajících pokladních operací. Ve formuláři pod ní můžete vytvořit novou pokladní operaci a v záložce „Zúčtování“ definovat náplň účetních vět. Záložka „Účetní položky“ slouží k nastavení polí pokladního dokladu.

Podrobný popis všech položek a polí tohoto formuláře najdete v „Nápovědě“ k číselníku přímo v systému.

Jak vytvořit novou pokladní operaci

Pokladní operaci můžete vytvořit buď kliknutím na „Nový“, nebo „Kopie“. Doporučený postup je tvořit novou pokladní operaci přes kopii – a to z toho důvodu, že je to rychlejší postup. Snadno tak zkopírujete funkční nastavení stávající pokladní operace a usnadníte si práci.

Tvorba nové pokladní operace přes kopii:

• V prvním kroku si vyberte v mřížce pokladních operací tu operaci, kterou chcete zkopírovat. Označte ji kliknutím na ni.
• Klikněte na „Kopírovat“. Formulář se předvyplní a v dalších krocích provedete jeho editaci.
• Vyplňte „Číslo operace“ – musí být unikátní (maximálně 3 číslice, není možné použít systémem vyhrazená čísla 99 a 199).
• Proveďte editaci názvu pokladní operace. Název bude (spolu s číslem operace) klíčový při vyhledávání v číselníku, takže by měl být unikátní a přehledný.
• Vyplňte další pole formuláře podle specifik pokladní operace. Všechny možnosti jsou podrobně vysvětleny v nápovědě přímo v číselníku.
• Pokud nastavujete příjmový typ pokladní operace, v kolonce „Použití dokladu“ označte ty doklady, na kterých bude možné novou pokladní operaci použít.
• Pokud v poli „Přeskoky na dokladu“ zaškrtnete „Skočit na název položky z čísla položky“, skáče program při pořizování řádku vždy na „Název položky“ z pole „Číslo položky“. V opačném případě se po vyplnění čísla položky název přeskakuje. Vyberte, co pro vás při pořizování pokladního dokladu praktičtější.

Nastavení na záložce Zúčtování

Ve spodní části dialogu na záložce „Zúčtování“ se nachází editovatelná mřížka, ve které nastavíte zúčtování pokladního dokladu pro novou pokladní operaci (případně můžete editovat i nastavení pro stávající pokladní operace).

Jednotlivé sloupce můžete nastavit dvojím způsobem:

• variantou „napevno“ – to znamená, že údaj v poli bude pevně stanoven výběrem z číselníku,
• nebo můžete nastavit variantu se zástupnými znaky – v tom případě pak bude pole účetní věty při ukládání pokladního dokladu vyplněno podle údajů na dokladu dle zvoleného klíče.

Pokud sloupec necháte nedefinovaný (prázdný), i v účetní větě zůstane pole prázdné.

Obecně platí, že pokud v mřížce otevřete nabídku, například sloupce „Účel“, otevře se číselník, v němž se zástupné možnosti řadí nahoře, konkrétní možnosti pak pod nimi. Zástupné možnosti začínají a končí znakem $. Pokud do pole dosadíte zástupnou možnost, data účetní věty se budou dosazovat automatizovaně podle informací z pokladního dokladu. Například pokud do „Operace“ zvolíte zástupnou možnost $DKVS$, bude se na místo dosazovat číslo variabilního symbolu pro platbu převodem. Podrobné vysvětlení všech sloupců a znaků naleznete v „Nápovědě“ přímo v číselníku.

Nastavení na záložce Účetní položky

Jakmile nastavíte vše potřebné na záložce „Zúčtování“, proveďte nastavení i na záložce „Účetní položky“.

Zde můžete nastavit, která pole se budou zobrazovat při vytváření pokladního dokladu, a jak bude kontrolováno jejich vyplnění. Všechna pole, která máte nastavena „napevno“ nebo se automatizovaně vyplní podle dokladu, nechte neviditelná. Ve sloupci „Zobr.“ naopak označte ta pole, která chcete nechat viditelná – což jsou typicky ta, která bude pracovník na pokladně vyplňovat při pořizování dokladu.

V podmínce nastavte, zda je pole při vyplňování pokladního dokladu povinné či nepovinné. Můžete vybrat i variantu, která počítá s využitím číselníku na daném poli. Poslední sloupec pak slouží k nastavení konkrétního číselníku, ze kterého bude pokladní vybírat. Většina číselníků je pevně nastavena, u některých polí, například „Operace“, je možné číselník vybrat.

Obecným doporučením je provést toto nastavení co nejpečlivěji a zjednodušit tak práci při pořizování pokladních dokladů. Pokud bude pokladní při vystavení pokladního dokladu vyplňovat pouze nezbytná proměnná pole, sníží se časová náročnost pořizování dokladů a omezí se riziko chyb.