UCE - Inventarizace pohledávek a zasílání upomínek

Inventarizace pohledávek a zasílání upomínek

Funkce inventarizace pohledávek v systému SEIWIN slouží k efektivní a přehledné správě pohledávek. Uživatelům umožňuje nejen jejich snadnou kontrolu, ale také generování tiskopisů určených k odsouhlasení pohledávek a k vystavení upomínek na pohledávky po splatnosti.

Součástí této funkce sledování pohledávek je rovněž možnost zasílání upomínek na pohledávky po splatnosti dlužníkům. Jak odesílání tiskopisů pro odsouhlasení, tak i upomínek probíhá poloautomatizovaně – uživatel proces iniciuje a řídí, zatímco systém automaticky využije přednastavené údaje k vytvoření tiskopisu. K zaslání tiskopisu je možné využít funkci zaslání e-mailem (text e-mailu lze také přednastavit a uložit do systému).

Díky tomu je celý proces rychlejší, přehlednější a minimalizuje riziko chyb oproti ručnímu zpracování.

Před samotným generováním tiskopisů pro inventarizaci pohledávek a odesíláním upomínek je nutné v systému provést základní nastavení. To zahrnuje úpravu dvou číselníků a eventuálně i vytvoření e-mailových šablon.

Tento návod vás provede jednotlivými kroky potřebnými k nastavení systému i samotnou tvorbou tiskopisu a jeho rozeslání – od konfigurace analytických účtu zahrnutých do inventarizaci pohledávek až po definování textů do zápatí a zápatí tiskopisů a vytvoření šablon průvodních e-mailů.

Nastavení pro inventarizaci pohledávek a upomínky

Nastavení inventarizace pohledávek provedete v číselníku TAB30S – Analytické účty a v konfiguračním číselníku TAB30UZ4 – Parametry inventar. pohledávek. Číselníky si zobrazíte výběrem položky „Číselníky“ v hlavním menu a následně je dohledáte v „Seznamu číselníků“.

Většina nastavení pro inventarizaci i upomínky se provádí stejnou cestou, proto jsou shrnuty ve společném návodu.

Nastavení účtů v číselníku TAB30S

V číselníku TAB30S se nachází sloupec Inventariz. pohl. – v tomto sloupci zaškrtněte účty, které chcete zahrnout do inventarizace pohledávek. Většinou se jedná o účty 311xxx.

Nastavení textů a minimální doby prodlení v číselníku TAB30UZ4

V číselníku TAB30UZ4 nastavíte texty do tiskopisu inventarizace pohledávek i upomínek. Můžete zde nastavit:

·      texty záhlaví i zápatí pro tiskopis inventarizace pohledávek i pro upomínky,

·      minimální počet dnů prodlení, po kterých se pohledávka zařadí do evidence pro upomínky,

·      texty záhlaví a zápatí ve třech cizích jazycích pro zahraniční partnery (ve slovenštině, němčině a angličtině).

Uložené texty jsou vázány na konkrétní období a mají limitovaný počet znaků. Do příslušných kolonek napište text podle svých zvyklostí. Odřádkování je možné přes Ctrl+Enter a maximum je pět řádků textu.

Nastavení šablon e-mailů

V hlavním menu vyberte „Servis“, v kontextovém menu zvolte „Nastavení šablon e-mailů“.

Šablony pro e-maily je možné nastavit v různých jazykových mutacích a lze si vytvořit více šablon – například jednu obecnou upomínkovou šablonu a jednu specifickou upomínkovou šablonu pro konkrétního partnera a šablonu pro zasílání tiskopisu inventarizace pohledávek.

Pro vytvoření nové šablony klikněte na „Nový“, vyplňte kolonku „Popis“ a zvolte jazyk textu. Text e-mailu napište podle standardů vaší společnosti, včetně podpisu. Nastavení uložte.

Vytvoření tiskopisu inventarizace pohledávek

V hlavním menu zvolte „Účetnictví“, poté „Inventarizace pohledávek“. Zobrazí se přehled všech partnerů, od kterých evidujete pohledávky.

Chcete-li vygenerovat tiskopis inventarizace pohledávek, klikněte na vybraného partnera a proveďte kontrolu měny pohledávky. Pokud jsou do inventarizace zahrnuty analytické účty s cizí měnou, v nabídce se zobrazí všechny užívané měny. Díky tomu pak můžete vytvořit oddělené tiskopisy například pro pohledávky v CZK a EUR. Dále proveďte nastavení jazyku partnera (pokud máte i zahraniční partnery). Inventarizaci pohledávek můžete vytisknout a zaslat poštou, nebo poslat e-mailem.

Pro tisk: Klikněte na „Tisk“. Tisk umožňuje kontrolu náhledu a samotný tisk.

Pro zaslání e-mailem: Klikněte na „Odeslat e-mail“. E-mail partnera se doplní automaticky, pokud je u něj nastaven v číselníku TAB73S. Text e-mailu zvolte z uložených možností v kolonce „Výběr textu e-mailu“, případně jej doplňte ručně.

Filtrování v seznamu pohledávek

V mřížce „Inventarizace pohledávek“ jsou sloupce „Vytištěno“ i „Odesláno“. V těchto sloupcích systém eviduje v daném období již zpracované tiskopisy. Podle těchto údajů lze v mřížce i filtrovat – můžete si například zobrazit pouze partnery, kterým jste zatím tiskopis neodeslali. Tato funkce zpřehledňuje orientaci v mřížce a minimalizuje riziko, že určitý tiskopis neodešlete nebo ho pošlete omylem vícekrát.

Odeslání upomínky

V hlavním menu zvolte „Účetnictví“, poté „Upomínky“. Zobrazí se přehled partnerů, jejichž pohledávky nebyly zaplaceny v termínu. Upomínky se většinou zasílají elektronicky, ale systém nabízí i možnost tisku. Pro zaslání e-mailem klikněte na „Odeslat e-mail“. Stejně jako u inventarizace pohledávek systém předvyplní e-mail partnera i text e-mailu.