UCE - Inventarizace pohledávek a zasílání upomínek

Inventarizace pohledávek a zasílání upomínek

Funkce inventarizace pohledávek v systému SEIWIN slouží k efektivní a přehledné správě pohledávek. Uživatelům umožňuje nejen jejich snadnou kontrolu, ale také generování tiskopisů určených k odsouhlasení pohledávek. Kromě inventarizace pohledávek systém vytváří i upomínky. Oboje je možné partnerům zaslat e-mailem přímo ze systému, případně můžete tiskopisy vytisknout a zaslat v papírové podobě.

Jak odesílání tiskopisů pro odsouhlasení pohledávek, tak i upomínek probíhá poloautomatizovaně – uživatel proces iniciuje a řídí, zatímco systém automaticky využije přednastavené údaje k vytvoření tiskopisu.

Díky automatizaci je celý proces rychlejší, přehlednější a minimalizuje se riziko chyb oproti ručnímu zpracování.

Před samotným generováním tiskopisů pro inventarizaci pohledávek a odesíláním upomínek je nutné v systému provést základní nastavení. To zahrnuje úpravu dvou číselníků a eventuálně i vytvoření e-mailových šablon. Tento návod vás provede jednotlivými kroky potřebnými k nastavení systému i samotnou tvorbou tiskopisu a jeho rozesláním.

Nastavení pro inventarizaci pohledávek a upomínky

Nastavení inventarizace pohledávek provedete v číselníku TAB30S – Analytické účty a v konfiguračním číselníku TAB30UZ4 – Parametry inventar. pohledávek. Číselníky si zobrazíte výběrem možnosti „Číselníky“ v hlavním menu a následně je dohledáte v „Seznamu číselníků“.

Většina nastavení pro inventarizaci i upomínky se provádí stejnou cestou, proto jsou shrnuty ve společném návodu.

Nastavení účtů v číselníku TAB30S

V číselníku TAB30S se nachází sloupec Inventariz. pohl. – v tomto sloupci zaškrtněte účty, které chcete zahrnout do inventarizace pohledávek. Většinou se jedná o účty 311xxx.

Nastavení textů a minimální doby prodlení v číselníku TAB30UZ4

V číselníku TAB30UZ4 nastavíte texty do tiskopisu inventarizace pohledávek i upomínek. Můžete zde nastavit:

• texty záhlaví i zápatí pro tiskopis inventarizace pohledávek i pro upomínky,
• texty záhlaví a zápatí ve třech cizích jazycích pro zahraniční partnery (ve slovenštině, němčině a angličtině),
• minimální počet dnů prodlení, po kterých se pohledávka zařadí do evidence pro upomínky,

Uložené texty jsou vázány na konkrétní období a mají limitovaný počet znaků a řádků (8 řádků). Do příslušných kolonek napište text podle svých zvyklostí. Odřádkování je možné pomocí Ctrl+Enter.

Na obrázku níže je výsledný vzhled tiskopisu – sekce 1 je nastavené záhlaví, sekce 2 je nastavené zápatí.

Nastavení šablon e-mailů

V hlavním menu vyberte „Servis“, v kontextovém menu zvolte „Nastavení šablon e-mailů“.

Šablony pro e-maily je možné nastavit v různých jazykových mutacích a lze si vytvořit více šablon – například jednu obecnou upomínkovou šablonu a jednu specifickou upomínkovou šablonu pro konkrétního partnera a šablonu pro zasílání tiskopisu inventarizace pohledávek.

Pro vytvoření nové šablony klikněte na „Nový“, vyplňte kolonku „Popis“ a zvolte jazyk textu. Text e-mailu napište podle standardů vaší společnosti, včetně podpisu. Nastavení uložte.

Vytvoření tiskopisu inventarizace pohledávek

V hlavním menu zvolte „Účetnictví“, poté „Inventarizace pohledávek“. Zobrazí se přehled všech partnerů, od kterých evidujete pohledávky.

Chcete-li vygenerovat tiskopis inventarizace pohledávek, klikněte na vybraného partnera a proveďte kontrolu měny pohledávky. Pokud jsou do inventarizace zahrnuty analytické účty s cizí měnou, v nabídce se zobrazí všechny užívané měny. Díky tomu pak můžete vytvořit oddělené tiskopisy například pro pohledávky v CZK a EUR.

Dále proveďte nastavení jazyka partnera (pokud máte i zahraniční partnery). Inventarizaci pohledávek můžete vytisknout a zaslat poštou nebo poslat e-mailem.

Pro tisk: Klikněte na „Tisk“. Tisk umožňuje kontrolu náhledu a samotný tisk.

Pro zaslání e-mailem: Klikněte na „Odeslat e-mail“. E-mail partnera se doplní automaticky, pokud je u něj nastaven v číselníku TAB73S. Text e-mailu zvolte z uložených možností v kolonce „Výběr textu e-mailu“, případně jej doplňte ručně (nový řádek vložíte pomocí zkratky Ctrl+Enter).

Filtrování v seznamu pohledávek

V mřížce „Inventarizace pohledávek“ jsou sloupce „Vytištěno“ i „Odesláno“. V těchto sloupcích systém eviduje v daném období již zpracované tiskopisy. Podle těchto údajů lze v mřížce i filtrovat – můžete si například zobrazit pouze partnery, kterým jste zatím tiskopis neodeslali. Tato funkce zpřehledňuje orientaci v mřížce a minimalizuje riziko, že určitý tiskopis neodešlete nebo ho pošlete omylem vícekrát. Sloupce nejsou ručně editovatelné, editaci provádí automaticky systém.

Odeslání upomínky

V hlavním menu zvolte „Účetnictví“, poté „Upomínky“. Zobrazí se přehled partnerů, jejichž pohledávky nebyly zaplaceny v termínu. Upomínky se většinou zasílají elektronicky, ale systém nabízí i možnost tisku. Pro zaslání e-mailem označte řádek pohledávky a klikněte na „Odeslat e-mail“. Stejně jako u inventarizace pohledávek systém předvyplní e-mail partnera i text e-mailu dle údajů nastavených v číselnících. Text můžete editovat i zcela nahradit, odřádkování se provádí pomocí zkratky Crtl+Enter.