KPF - Schvalování faktur přijatých

Schvalování faktur přijatých

Tento návod se týká schvalování faktur přijatých. V některých organizacích se totiž nachází více uživatelů, kteří se na procesu pořizování, schvalování a uhrazování faktur podílejí. Samotné schvalování přijaté faktury je reprezentováno v několika krocích, kdy se příslušní uživatelé vyjadřují ke schválení faktury v hierarchickém pořadí. Tento proces není nikterak složitý.

Zadávání faktury a proces schvalování

Při zadávání faktury přijaté do systému nás SEIWIN upomene, abychom zvolili proces schvalování, pakliže tak neučiníme a máme jej vytvořený. Na obrázku níže vidíme, kde se záložka schvalování nachází. V našem případě jsme zadali ukázkovou fakturu do systému a teď nás již čeká pouze zvolení procesu schvalování.

Aby bylo možné schvalovací proces zahájit, musí být faktura ve stavu „V PŘÍPRAVĚ“.

Po rozkliknutí této záložky stačí zvolit náš vytvořený schvalovací proces, kterým jsme se zabývali v číselníku TABWFL.

Vybereme náš proces s názvem „Ukázka“ a zobrazí se nám jeho specifika i jeho nynější stav vyjádření (tj. neutrální).

Poté fakturu uložíme a vyčkáme, dokud se osoby, které se na schvalování podílejí, nevyjádří.

Filtrace faktur, které čekají na naše schválení

Osoby, které mají pravomoci na schvalování faktur, naleznou stejně tak, jako ostatní uživatelé, veškeré faktury v knize přijatých faktur. V tomto bodě návodu si ukážeme, jak snadno a rychle vyhledat ty faktury, které čekají právě na Vaše vyjádření.

Otevřeme si knihu přijatých faktur a nahlédneme na zobrazené sloupce. Jestliže na Vás jako na uživatele často čekají faktury na Vaše vyjádření, je užitečné mít zobrazené konkrétní 2 sloupce z nabídky sloupců, která Vám hledání faktur čekajících na Vaše vyjádření usnadní. Abychom toho docílili, klikneme na malou ikonku v levém horním rohu, která je červeně zvýrazněná na obrázku níže.

Jakmile tak učiníme, rozbalí se nám nabídka všech možných sloupců, které zobrazené faktury dále specifikují. V našem případě se budeme dívat po sloupcích s názvy: „Moje schval.“ a „Moje vyjádření“.

Tyto sloupce zaškrtneme fajfkou, abychom docílili stejného výsledku, jako na obrázku níže.

Když potom nabídku sloupců zavřeme, uvidíme, že se nám tyto sloupce opravdu zobrazily a my tak máme přehled o těch fakturách, které čekají na naše vyjádření.

Zapnutí schvalování a jeho možnosti

Schvalování se zapíná ve všeobecném nastavení.

V novém okně klikneme na záložku "Schvalování" a zaškrtneme ta políčka, které požadujeme.

Jakmile je vytvořená faktura, která ve svém procesu schvalování má nastaveného uživatele, který má v systému přidělen e-mail, tak na tuto mailovou adresu bude zaslána automaticky generovaná zpráva, která upozorňuje na to, že se čeká na vyjádření uživatele. Takovýto uživatel má 2 možnosti, jak se k dané faktuře vyjádřit.

První možnost - Webové schvalování

V emailu obdrží uživatel odkaz, na který když klikne, tak bude přesměrován na stránku, na které uvidí podrobnosti o dané faktuře. Zároveň na této stránce dostane možnost se k dané faktuře vyjádřit, tzn. schválit ji či zamítnout.

Po rozkliknutí linku se k faktuře může vyjádřit.

Druhá možnost - Schvalování v modulu KPF

Další možností, jak fakturu schválit, je v samotném SEIWINu. Když máme zobrazené správné sloupce, je nalezení faktury čekající na vyjádření jednoduché. Fakturu označíme a klikneme na ovládacím panelu na tlačítko „Schválit“, viz obrázek níže.

Když tak učiníme, objeví se nám nové okno, ve kterém se k faktuře vyjádříme.

Na obrázku výše vidíme již zmiňované okno. Pro snazší vysvětlení v rámci tohoto návodu jsme jej rozdělili na 3 červeně označené zóny, ke kterým jsme přiřadili čísla.

1.     Naše vyjádření.

2.     Vepsání poznámky.

3.     Jelikož jsme v prvním kroku fakturu schválili, posunuli jsme ji do druhého kola schvalování. V tomto kole má oprávnění se k ní vyjádřit pouze nadřízený. Výsledný stav schvalování je proto stále „Schvalování“, jelikož zatím faktura neprošla všemi schvalovacími kroky. Následující krok je tedy druhý, a tudíž je označen stejným číslem.

4.     Následně již naše vyjádření uložíme, a tím jej pošleme do dalšího kola.