UCE - Export přehledu do aplikace Microsoft Excel
Co to je?
Užitečnou funkcí je export přehledu účetních vět do programu Microsoft Excel. Uživatelé využívající MS Excel na následné výpočty či jinou práci s přehledem jistě ocení hned několik způsobů, jak lze přehled exportovat. V tomto návodu se na tuto problematiku podíváme.
Exportování dělíme dle jednoduchého kritéria. První možností je export s tzv. formátováním. Tento způsob vytvoří formátovanou tabulku v programu MS Excel, která je úhledná a je takřka totožná, jako samotný přehled účetních vět v SEIWIN 5. Takovýto export se tedy hodí, pokud chceme přehledy například ukládat, dále prezentovat či využívat podobným způsobem. Hlavní nevýhodou tohoto způsobu je však jeho největší devíza, a to samotné naformátování. Pokud totiž chceme s naformátovanými daty v MS Excel dále pracovat, může být formátování na obtíž a nám tak práci ztížit. Jednoduše řečeno, pokud již nechceme s exportovanými daty příliš pracovat, zvolíme export s formátováním pro jeho úhlednost.
Druhou možností je tedy export tzv. bez formátování. Zde je situace opačně. Data exportovaná touto metodou nejsou v Excelu příliš úhledná, ale díky absenci formátování se s nimi dá lehce pracovat a dále je zpracovávat. Tuto variantu tedy volíme, pokud víme, že data budeme dále upravovat a významně s nimi v souboru pracovat.
Poslední dělení exportů je velice jednoduché a název popisuje i skutečnost každého z nich. Exporty dělíme na export do MS Excel a na export do souboru MS Excel. Toto dělení existuje jen pro ujasnění, kam budou data ve skutečnosti exportována. Po kliknutí na export do MS Excel se data rovnou otevřou v příslušné aplikaci (MS Excel). V případě zvolení volby exportu do souboru MS Excel se zobrazí dialog pro výběr adresáře, kam má být nový soubor s exportovanými daty uložen.
Je jasné, že takto vypsané informace mohou působit velice matoucně, ale opravdu se nejedná o nic těžkého. Rozdělení se tedy pokusíme usnadnit na schématu níže.
Jak na to?
Ať už se budete rozhodovat pro jakýkoliv export, všechny naleznete na stejném místě. Začneme tedy tím, že klikneme pravým tlačítkem na libovolný název sloupce. Tím se nám rozbalí nabídka, ve které můžeme z jednotlivých exportů vybírat.
Zde tedy zvolíme preferovaný typ exportu a data se nám do MS Excel nahrají. Dle toho, jakou variantu jsme zvolili, se nám ukáží i exportovaná data v MS Excel.
1. Způsob - Export do MS Excel s formátováním
Jak můžeme vidět na obrázku výše, opravdu jsou data exportovaná do tohoto programu úhledně seřazena a buňky naformátovány. Celkově tak tedy takovýto soubor vypadá velice pěkně. Takovýto soubor není však příliš vhodný pro využití na další výpočty apod.
2. Způsob - Export do MS Excel (bez formátování)
Při využití metody exportu bez formátování jsou data nahrána do programu takřka bez úpravy. Takto vzniklá tabulka není příliš pohledná, ale práce s ní je velmi snadná a tím pádem vhodná pro tvorbu dalších výpočtů či interních tabulek.
Je tedy opravdu na každém, jakou variantu exportu zvolí, jelikož každá metoda má svá pro a proti.