UCE - Nastavení kontrolních sestav a provedení kontrol

Nastavení kontrolních sestav a provedení kontrol

Jednou z možností pravidelných kontrol účetních zápisů je využívání funkce kontrolních účetních sestav. Tento návod stručně shrne možnosti kontrolních sestav a jejich nastavení.

Kontrolní účetní sestavy dělíme na dva druhy – první slouží ke kontrole účetních zápisů, druhý k přehledu chybných dat nákladů a výnosů. Každý typ má svá specifika – zásadní rozdíl pro uživatele je ten, že:

• sestavy sloužící ke kontrole účetních zápisů je nutné nastavit v číselníku TAB6K,
• zatímco přehledy chybných dat nákladů a výnosů jsou v systému nastaveny napevno.

Kontrola účetní zápisů

Do kategorie kontrolních sestav účetních zápisů patří čtyři sestavy:

• UCE9486 – Kontrola účetních zápisů – rok
• UCE9487 – Kontrola účetních zápisů – měsíc
• UCE9488 – Kontrola účetních zápisů – saldo
• UCE9489 – Kontrola účetních zápisů – investice

První dvě kontroly se liší pouze rozsahem kontrolovaného období. Sestava UCE9486 kontroluje účetní zápisy od začátku roku, zatímco sestava UCE9487 kontroluje účetní zápisy jen v rozsahu kalendářního měsíce.

To, zda je analytický účet investiční nebo saldokontní, se systém rozhoduje dle nastavení v číselníku TAB30S.

Pro využití kontrolních sestav je nutné nastavení v číselníku TAB6K. Uvedené sestavy jsou sice k dispozici v nabídce sestav, ale bez nastavení v číselníku nebudou vypisovat žádné chyby.

Typy chyb, které sestavy odhalují, jsou například nevyplněná nebo chybně vyplněná pole. (Chybně vyplněné údaje systém odhalí porovnáním s údaji v číselnících – viz níže).

Možnosti nastavení kontrolních sestav v číselníku TAB6K

Nastavení kontrolních sestav účetních zápisů proveďte v číselníku TAB6K. Pro každé pole, které chcete kontrolovat, je třeba nakonfigurovat podmínku v mřížce číselníku. Nastavení však není nijak zdlouhavé, protože pokud chcete provádět stejnou kontrolu na více polích účetní věty, v číselníku TAB6K nakonfigurujte podmínku kontroly a do pole Def.kontrol. pravidla, vypíšete více polí, které se budou touto podmínkou kontrolovat (více v příkladu níže). Nastavení poté uložte a pro další použití jej budete mít k dispozici trvale. Pro sestavy 9486 a 9487 stačí jedno společné nastavení v číselníku TAB6K.

V číselníku lze nastavit čtyři typy kontrol: zda jsou pole vyplněna, zda jsou pole vyplněna správně (sestava porovná obsah pole s daty v uloženými v číselnících), zda data odpovídají nastavenému rozsahu a kontrolu zůstatku (např. pro vyloučení záporného zůstatku).

Typy pravidel v TAB6K:

Kontrolní sestavy mohou provádět čtyři typy kontrol.

• Kontrola vyplněnosti polí –⁠⁠⁠⁠⁠⁠ do Def.kontrol.pravidla zapište pole ke kontrole oddělená *; pokud je pole kontrolované účetní věty prázdné, sestava vypíše větu a označí chybný sloupec.
• Kontrola obsahu polí na tabulku (tzn. číselník) – lze ověřovat účet, útvar, úsek, výkon, podvýkon, účel a partnera proti příslušným číselníkům. Pole ke kontrole opět oddělujte *.
• Kontrola obsahu pole na hodnotu (tzn. na rozsah hodnot) – pravidlo je ve tvaru POLE%MIN%MAX, pro datum je ve tvaru dd.mm.rrrr. Pole ke kontrole opět oddělujte *.
• Kontrola zůstatku účtu – pro účet se sečte S96 –⁠⁠⁠⁠⁠⁠ S97; Def.kontrol. pravidla= '-', '+' nebo '0'. Kontrola rozliší kladný nebo záporný zůstatek na analytických účtech, případně nulový zůstatek. Do pole uveď požadovaný stav.

Příklad konfigurace v číselníku TAB6K

V mřížce číselníku TAB6K přidejte řádek (klávesou Insert nebo šipka dolů) a zleva začněte konfigurovat kontrolní mechanismus. V ukázce nastavíme kontrolu pole „Partner“ na analytických účtech 321xxx. Systém bude kontrolovat, zda je pole „Partner“ ve všech účetních větách za dané období vyplněno. Eventuálně by bylo možné nakonfigurovat podmínku, která by prováděla kontrolu pole porovnáním s daty v číselníku TAB73S. V takovém případě bychom v poli „Typ“ nastavili „kontrola obsahu polí na tabulku“.

Vyplníme tyto sloupce:

Typ: nastavíme „kontrola vyplněnosti polí“, protože chceme kontrolovat, zda pole omylem nezůstalo v některých účetních větách prázdné.

Poř.: uvádí pořadí jednotlivých kontrol v rámci jednoho typu kontroly.

Typ účtu: nastavíme „rozsah“. V tomto poli vybíráme z nabídky číselníku.

Účet od, Účet do: nastavíme rozsah analytických účtů, které chceme kontrolovat. Zde nastavíme 321000–321999.

Def.kontrol.pravidla: jako kontrolní pravidlo uvedeme „PARTNER“, protože kontrola bude probíhat na poli „Partner“. Je možné nastavit kontrolu více polí najednou, stačí klíčová slova oddělit hvězdičkou. Mohlo by zde být například „PARTNER*UCEL“.

Přehled polí, která lze uvádět do Def.kontrol.pravidla najdete v tabulce. Také jsou tam uvedeny číselníky, které systém používá ke kontrole správnosti vyplnění. V ukázce se kontroluje pouze vyplněnost pole, ale pokud nastavíte jako „Typ“ kontroly „kontrola pole na tabulku“, systém porovná dala v poli „PARTNER“ s údaji v číselníku TAB73S.

Omez.: vybereme z číselníku, zde nastavíme „bez omezení“.

Přehled chybných dat nákladů a výnosů

Sestavy kontrolující zápisy nákladů a výnosů jsou uživatelsky vstřícnější, protože nejsou vázány na uživatelská nastavení. Tyto sestavy jsou v systému SEIWIN nastaveny napevno, nejsou tedy konfigurovatelné.

Do této kategorie patří kontrolní sestavy:

• UCE9429 – Přehled chybných dat nákladů a výnosů
• UCE9430 – Přehled chybných dat nákladů a výnosů roční

Kontroluje se:

• vyplnění pole „Výkon“,
• existence vyplněného „Útvaru“ dle číselníku Útvarů (středisek),
• vazba mezi „Výkonem“, „Útvarem“ a „Prostředkem“ dle vazební tabulky v číselníku prostředků TAB33S,
• povolené kombinace „Výkonů“ a „Analytických účtů“ dle nastavení v číselníku TAB31UK,
• zda není pohyb nákladu nebo výnosu záporný – tuto kontrolu je možné potlačit nastavením u analytického účtu v číselníku TAB30S ve sloupci Ses.UCE9429 – zatržením u analytického účtu vypnete kontrolu na obrat. Případně se dá vypnou pro nastavený rozsah v číselníku TAB31UK pomocí sloupce Nek.záp.hod.

Zobrazení kontrolních sestav

V hlavním menu vyberte „Účetnictví“, v kontextovém menu vyberte sestavy nákladů a výnosů. Zobrazí se formulář „Uživatelské sestavy“. V něm najdete kompletní seznam uživatelských sestav v systému.

Chcete-li zobrazit některou ze sestav „Kontrola účetních zápisů“, označte ji symbolem fajfky (můžete více najednou) a v hlavním menu formuláře klikněte na „Vytvořit podle filtru.“ Zobrazí se dokument, který lze snadno exportovat ze systému do PDF nebo DOCX souboru.