UCE - Seskupování v Přehledu účetních vět

Seskupování v Přehledu účetních vět

Seskupování je nástroj, který pomáhá zpřehlednit data v „Přehledu účetních vět“. Umožňuje roztřídit účetní věty podle zvoleného sloupce, například podle analytického účtu, partnera nebo operace. Výsledkem je přehlednější mřížka, ve které jsou jednotlivé řádky seskupeny pod společnou hodnotu. Účetní věty tak můžete rychleji procházet, porovnávat a snadněji najít souvislosti v datech. Seskupování lze používat samostatně nebo v kombinaci s filtrováním. Zatímco filtrování zobrazuje data podle zadaných podmínek, seskupování veškerá data přehledně uspořádá podle vybraného kritéria.

Při seskupování můžete postupovat dvojím způsobem. Buď seskupíte účetní věty podle jednoho pole (nabízí se volba v kontextovém menu mřížky), nebo můžete pracovat se speciální lištou (tzv. oblastí seskupování). V liště je možné seskupovat podle více sloupců i aktivovat filtry. Díky těmto možnostem je seskupování velmi komplexním nástrojem třídění dat.

Jednoduché seskupování – podle pole

Nejprve klikněte pravým tlačítkem myši na název sloupce, který jste vybrali jako kritérium pro seskupení dat. Zobrazí se kontextová nabídka s možnostmi práce se sloupcem. V této nabídce klikněte levým tlačítkem myši na volbu „Seskupit podle pole“.

Nastavení se projeví okamžitě a účetní věty se seskupí podle vybraného kritéria. Na ilustračním obrázku vznikla seskupení podle čísla analytického účtu.

Tento postup je rychlý a praktický a také je možné ho nakombinovat s postupem níže a vytvořit složitější kritéria seskupování.

Seskupování – oblast seskupování

Kromě možnosti popsané výše, systém umožňuje i druhou variantu zahájení seskupování, která je vhodná i pro seskupování podle více kritérií. (Můžete ji však použít i pro základní nastavení seskupování podle jednoho kritéria.) Nejprve klikněte pravým tlačítkem myši na název libovolného sloupce v „Přehledu účetních vět“. Zobrazí se kontextová nabídka s možnostmi práce se sloupcem. V této nabídce klikněte levým tlačítkem myši na volbu „Seskupování“.

Po kliknutí na „Seskupování“ se v horní části přehledu zobrazí šedý pruh, který se nazývá oblast seskupování.

Vytvoření seskupení

V oblasti seskupování se zobrazí pokyn:

„Přetažením nadpisu sloupce na toto místo vytvoříte skupiny.“

Nyní vyberte sloupec, podle kterého chcete účetní věty seskupit. V tomto návodu použijeme jako příklad sloupec „Účet“.

Klikněte levým tlačítkem myši na nadpis sloupce „Účet“, podržte jej a přetáhněte do oblasti seskupování. Jakmile se v oblasti zobrazí zelené šipky, tlačítko myši pusťte. Tím vytvoříte seskupení podle čísla analytického účtu.

Vytvoření seskupení s více kritérii a filtrem

Do oblasti seskupování je možné přetáhnout názvy více sloupců a tak vytvořit seskupení založená na komplexních kritériích. Jakmile přetáhnete do oblasti seskupování více názvů, kritéria se hierarchicky prováží. Kritéria je možné v oblasti seskupování přesouvat a měnit jejich pořadí. Na ilustračním obrázku jsme vytvořili seskupení podle saldokontního klíče Účet - Partner - Operace. A kritérium „Účet“ jsme opatřili filtrem, který omezil zobrazené účty na analytické účty závazků z obchodních vztahů 321xxx.

Filtr je možné nastavit přímo v oblasti seskupování. Klikněte na pole s názvem kritéria, zobrazí se symbol filtru. Po rozkliknutí filtru postupujte standardním způsobem. Zde jsme zvolili možnost „Vlastní...“ a nastavili filtr v dialogu „Vlastní filtr“.

Zobrazení seskupených účetních vět

Po vytvoření seskupení se účetní věty sbalí pod jednotlivé hodnoty zvoleného sloupce. V našem úvodním příkladu se řádky seskupily dle analytického účtu – mřížka tedy vypadá jako přehled analytických účtů a účetní věty jsou seskupeny skrytě.

U každého účtu se vlevo zobrazí tlačítko +. Kliknutím na něj zobrazíte účetní věty, které k danému seskupení patří.

Patička

Ve spodní části mřížky nebo pod každým seskupením se zobrazuje řádek tzv. patičky. Patička je řádek, ve kterém si můžete nastavit zobrazení užitečných hodnot. Klikněte pravým tlačítkem do prostoru patičky pod příslušný sloupec a nastavte, který údaj chcete zobrazovat – například počet řádků, maximální hodnotu, součet atd.

Například u sloupců „Má dáti“ a „Dal“ má většina uživatelů nastaveno zobrazení součtu hodnot (jako na ilustračním obrázku). Nabídka možností zobrazení je dostupná podle typu sloupce (na obrázku je zobrazena varianta, kde jsou dostupné všechny nabízené možnosti).

Kromě patičky pod mřížkou lze nastavit i patičku, která bude zobrazovat údaje pod každým seskupením zvlášť. Postup nastavení je stejný. Klikněte pravým tlačítkem myši do prostoru patičky pod některým seskupením a nastavte, který údaj chcete zobrazovat – například počet řádků, maximální hodnotu, součet apod. Na ilustračním obrázku níže je aktivován součet pro sloupce „Má dáti“ a „Dal“ pro jednotlivá seskupení (č.2) i pro celou mřížku (č. 1).

Další možnosti seskupování a zrušení seskupení

Pokud kliknete pravým tlačítkem myši na oblast seskupování, zobrazí se další nabídka s možnostmi:

• Rozbalit vše – rozbalí všechny skupiny najednou.
• Sbalit vše – sbalí všechny skupiny najednou.
• Zrušit seskupování – zruší aktuální seskupení a vrátí přehled do původního zobrazení.
• Schovat oblast seskupování – skryje šedý pruh oblasti seskupování. Samotné seskupení tím však nezrušíte. Pokud budete chtít oblast znovu zobrazit, postupujte stejně jako na začátku návodu.