UCE - Přehled pohledávek a závazků

Přehled pohledávek a závazků

Přehled pohledávek a závazků vám umožní rychle zkontrolovat stav saldokonta. Dohledáte v něm neuhrazené i vyrovnané položky, zobrazíte historii jednotlivých případů, prověříte insolvenci partnerů a doplníte si interní poznámky.

Přehled využijete zejména tehdy, když potřebujete zjistit:

• kdo vám ještě dluží,
• komu máte zaplatit,
• proč konkrétní položka není vyrovnaná,
• jakým způsobem byla faktura uhrazena,
• zda se partner, kterému chcete zaplatit, nenachází v insolvenci.

Otevření přehledu

V hlavním menu otevřete Účetnictví a zvolte Přehled pohledávek a závazků.

Soubor:UCE prehled pohledavek zavazku.png

Přehled pohledávek a závazků

Přehled obsahuje pouze účetní pohyby, které směřují na saldokonto. Jednotlivé řádky jsou seskupené podle saldokontního klíče. Ten obvykle tvoří:

• faktura,
• analytický účet,
• partner,
• případně osobní účet v rámci faktury.

Souhrnný řádek zobrazuje například předpis, úhradu, zůstatek, částku v cizí měně a způsob úhrady.

Zobrazení historie saldokontního případu

1. Vyhledejte požadovaný souhrnný řádek.
2. Klikněte na symbol + na jeho začátku.
3. Ve druhé úrovni přehledu zkontrolujte jednotlivé účetní pohyby.

Soubor:UCE detail saldokontniho pripadu.png

Rozbalený saldokontní případ s detailními účetními pohyby

V detailu uvidíte například vznik předpisu a následnou úhradu z banky, pokladny, zápočtu nebo interního vyrovnání. U jednotlivých účetních vět můžete podle dostupných ikon otevřít náhled nebo editaci.

Vyhledání nevyrovnaných položek

Pokud chcete zobrazit pouze položky, které ještě nejsou plně uhrazené, nastavte filtr nad sloupcem Zůstatek.

1. Otevřete filtr ve sloupci Zůstatek.
2. Zvolte Filtr čísel.
3. Vyberte podmínku Nerovno.
4. Zadejte hodnotu 0.
5. Potvrďte filtr.

Soubor:UCE filtr nevyrovnane polozky.png

Nastavení filtru Zůstatek není roven nule

Zobrazí se všechny řádky s nenulovým zůstatkem.

Důležité: Nenulový zůstatek nemusí znamenat pouze běžnou neuhrazenou fakturu. Může jít také o přeplatek, duplicitní úhradu nebo chybu při párování. Příslušný řádek proto rozbalte a zkontrolujte jeho historii.

Pohledávky – kdo vám dluží

Pro kontrolu vydaných faktur můžete seznam dále omezit například na analytický účet 311300. Zobrazíte tak vystavené faktury, které ještě nejsou vyrovnané.

Soubor:UCE filtr ucet 311300.png

Příklad výběru omezeného na analytický účet 311300

Pokud má položka záporný zůstatek, zkontrolujte, zda například nebyla omylem zaplacena dvakrát.

Závazky – komu máte zaplatit

Pro kontrolu závazků použijte vlastní filtr a omezte účty na rozmezí 321000 až 321999. Poté uvidíte faktury a další závazky, které máte uhradit.

Zobrazení vyrovnaných položek

Pokud chcete zobrazit pouze již vyrovnané případy, změňte filtr ve sloupci Zůstatek na podmínku Rovná se 0.

Po rozbalení řádku zkontrolujte, jakým pohybem byl předpis vyrovnán. Může se jednat například o bankovní úhradu, pokladnu, zápočet nebo interní vyrovnání.

Kontrola insolvence partnerů

Kontrolu insolvence spouštějte až po omezení seznamu na partnery, které skutečně chcete prověřit.

1. Nastavte požadované filtry, například účty závazků 321000 až 321999.
2. Zkontrolujte aktivní filtry ve spodní části okna.
3. Klikněte na tlačítko Kontrola insolvence.
4. Vyčkejte na dokončení kontroly.

Soubor:UCE kontrola insolvence.png

Tlačítko Kontrola insolvence nad vyfiltrovaným seznamem

Kontrola se provede pouze nad právě zobrazenými řádky. Systém prověří partnery uvedené v seznamu. Pokud některého z nich nalezne v insolvenci, zobrazí vám upozornění. Pokud žádný problém nenajde, nezobrazí chybovou hlášku.

Důležité: Před spuštěním kontroly vždy ověřte aktivní filtry. Výsledek se vztahuje pouze k aktuálně zobrazenému obsahu.

Doplnění poznámky k případu

Ke konkrétnímu saldokontnímu případu si můžete uložit interní poznámku. Využijete ji například tehdy, když chcete evidovat důvod pozastavení platby nebo informaci o insolvenci.

1. Označte souhrnný řádek.
2. Klikněte na Editace názvu.
3. Do pole Název operace napište požadovanou poznámku.
4. Klikněte na Uložit.

Soubor:UCE poznamka nazev operace.png

Doplnění poznámky do pole Název operace

Uloženou poznámku následně uvidíte ve sloupci Název operace u daného případu.

Archivace starých položek

Archivací můžete omezit množství historických dat, která se načítají do běžného přehledu a sestav. Archivujte pouze vyrovnané položky, u kterých už neočekáváte další změny.

1. Nastavte filtr Zůstatek = 0.
2. Omezte seznam podle data úhrady na dostatečně staré období.
3. Zkontrolujte, že ve výběru nejsou nevyrovnané položky.
4. Otevřete nabídku Archivace.
5. Zvolte Archivace aktuální položky nebo Archivace dle filtru.

Soubor:UCE archivace polozek.png

Nabídka pro archivaci aktuální položky nebo položek podle filtru

Upozornění: Nevyrovnané položky nearchivujte. Při hromadné archivaci nejprve pečlivě zkontrolujte filtr zůstatku i časové omezení.

Nastavení sloupců a export do Excelu

Souhrnný přehled i detailní úroveň mají vlastní nabídku sloupců. V detailu si můžete zobrazit například:

• Má dáti a Dal,
• informace o partnerovi,
• údaje o dokladu,
• bankovní údaje,
• datum vzniku účetní věty,
• způsob úhrady.

Soubor:UCE nabidka sloupcu detailu.png

Nabídka sloupců pro detailní účetní pohyby

Export do Excelu provedete stejným způsobem jako v ostatních přehledech aplikace.

Rychlá kontrola před dokončením práce

Než s výsledkem začnete dále pracovat, ověřte následující:

• Zkontrolovali jste všechny aktivní filtry ve spodní části okna.
• U nenulového zůstatku jste rozbalili řádek a prověřili předpis i úhrady.
• Kontrolu insolvence jste spustili pouze nad relevantními závazky.
• Poznámku jste uložili do pole Název operace.
• K archivaci jste vybrali pouze vyrovnané a dostatečně staré položky.