UCE - Možnosti seskupování

Co to je?

Možnost seskupování je další užitečná funkce, která práci se softwarem může usnadnit, zejména potom fázi vyhledávání. Ti, kteří netuší, co to seskupování vlastně je, naleznou veškeré informace o této užitečné funkci právě v tomto návodu.

Podstatná část manuálu a návodů je věnována rozsáhlým možnostem filtrace v přehledu účetních vět. Dalo by se říci, že se seskupování filtru do jisté míry podobá. Jednoduše řečeno, seskupování nabízí uživateli možnost vyhledat a zobrazit veškeré účetní věty, které se týkají jednoho či více vyhledávacích kritérií, kterými mohou být například číslo účtu nebo označení partnera. Možnosti seskupování však nemusíme ocenit pouze při fázi vyhledávací, ale také u fáze kontrolní. Nejlépe si však vše vysvětlíme na obrázcích níže, které tuto problematiku snadno objasní.  

Abychom mohli seskupovat dle určitých kritérií, musíme prvně zobrazit oblast seskupování. Do této oblasti potom budeme vkládat vyhledávací klíče, dle kterých se nám budou účetní věty seskupovat.

Jak na to?

Na obrázku výše vidíme nabídku, která se nám zobrazí, když pravým tlačítkem myši klikneme na libovolný název sloupce. V červeně označeném poli jsou potom tlačítka týkající se seskupovaní. Nyní se budeme zabývat spodním z nich, které se jmenuje „Seskupování“. Klikneme na něj levým tlačítkem myši.

Jakmile tak učiníme, objeví se nám zcela nový šedý pruh v horní části přehledu účetních vět, který se nazývá oblast seskupování.  Na obrázku níže je pro účely tohoto návodu vyznačen červeně.

V této oblasti seskupování se nám zobrazí věta, která také značí náš další postup. „Přetažením nadpisu sloupce na toto místo vytvoříte skupiny.“ Nyní máme oblast seskupování zobrazenou a stačí nadpis sloupce, dle kterého chceme účetní věty seskupovat, do této oblasti přetáhnout. Ilustrativně zvolíme například číslo účtu jako klíč, dle kterého v tomto návodu budeme seskupování provádět. Nyní přetáhneme nadpis sloupce s názvem „Účet“ do této oblasti.

V momentě, kdy nadpis sloupce do oblasti seskupování přetahujeme, objeví se nám na levé straně tohoto šedého řádku dvě zelené šipečky. V tento moment pustíme levé tlačítko myši a vytvoříme tak kritérium seskupování, kterým se stane číslo účtu. Nelekejte se, v momentě, kdy nadpis sloupce úspěšně přetáhneme, dojde ke změně vizualizace všech účetních řádků. Účetní věty se totiž zabalí pod jednotlivá čísla účtu, jelikož právě toto kritérium jsme zvolili. Pakliže bychom vybrali jiný název sloupce jako kritérium pro seskupování, veškeré účetní věty by se nám sbalily právě pod tento název sloupce.

Výsledkem tedy bude něco takového:

Jak můžeme vidět, všechny účetní věty se nám schovaly. Jsou totiž zabalené pod jednotlivými čísly účtu. Čísla účtů vidíme označené v červeném obdélníku. Nyní můžeme nahlédnout do každého čísla účtu a veškeré účetní věty s ním spojené se nám objeví.

- Každý účet obsahuje na své levé straně malé plus, na které když klikneme, tak schované účetní věty rozbalíme.

Po rozkliknutí tlačítka + se nám tedy veškeré účetní věty související s tímto účtem zobrazily. Na obrázku výše si všimněme i červeně označeného obdélníku, který obsahuje tzv. patičku. Patička nám standardně ukazuje sumu v daném sloupci. V tomto případě vidíme sumu na analytickém účtu 111100 jak na straně Má dáti, tak i na straně Dal.

Když klikneme pravým tlačítkem na oblast seskupování (šedý řádek), objeví se nám další nabídka. V této nabídce máme několik možností.

Rozbalit vše: rozbalí veškeré účetní věty, aby uživatel nemusel u každého účtu klikat na tlačítko plus ručně.

Sbalit vše: sbalí veškeré účetní věty, aby uživatel nemusel u každého účtu klikat na tlačítko mínus ručně.

Zrušit seskupování: zruší oblast seskupování a uživatel se vrátí do výchozího zobrazení přehledu účetních vět.

Schovat oblast seskupování: skryje šedý řádek oblasti seskupování. V momentu, kdy bychom chtěli opětovně řádek zobrazit, postupujeme dle úvodu tohoto návodu. Tímto tlačítkem však nezrušíme seskupování, pouze jej skryjeme.

Seskupování je opravdu užitečný nástroj, který v praxi můžeme využít k mnoha úkonům. Své uplatnění najde téměř v každé účetní jednotce, jelikož dokáže rapidně usnadnit práci uživatelům. V tomto návodu jsme ilustrativně pracovali pouze se sloupcem účtu, a dle tohoto kritéria jsme i seskupovali. Nebojte se však seskupovat i dle jiných nadpisů sloupců, které zrovna Vám mohou posloužit a Vaši práci zpříjemnit.