ABO - Postup při tvorbě a zúčtování příkazu k úhradě

Z Wikipedie HA-SOFT
Skočit na navigaci Skočit na vyhledávání

Co to je?

V tomto návodu se podíváme na kompletní postup správy bankovních operací. Ukážeme si, co je nutné udělat pro to, abychom byli schopni příkaz k úhradě vytvořit a poté jej převést do souboru podporovaným Vaším internetovým bankovnictvím. V dalším kroku potom již provedené platby bankou zúčtujeme na základě bankovních výpisů.

Příkaz k úhradě slouží k pořízení položek příkazu k úhradě do banky. Následně je možné z příkazu vygenerovat soubory pro odeslání do banky v elektronické podobě nebo vytisknout papírový příkaz k úhradě.

Krok 1. - Podklady

Položky na příkaz k úhradě můžeme pořídit i ručně. Většinou však je jejich předobrazem nějaký předpis, dříve pořízený v některém modulu systému SEIWIN. Takovým předpisem se rozumí například faktura přijatá, ručně vytvořený vrubopis nebo také nahrané mzdy ze SEIWIN 4 či externích aplikací. Faktury přijaté jsou spravovány v modulu knihy přijatých faktur (KPF), vrubopisy s registry faktur a plateb v modulu bankovních operací (ABO). V prvním kroku vytvoříme podklady k tvorbě příkazu k úhradě.

Krok 2. - Příkaz k úhradě a volba podkladů

Jakmile tedy budeme mít podklady připravené, přesuneme se k samotnému vytvoření příkazu k úhradě. V modulu ABO tedy klikneme na „Platby“ a zvolíme „Příkaz k úhradě"

Příkaz k úhradě.png

Nyní se nám tedy ukáže nové okno. V horní části opět vidíme ovládací panel, na kterém nalezneme tlačítko s názvem „Nový příkaz“.

ABO - Postup při tvorbě a zúčtování příkazu k úhradě 2.png

Po kliknutí na toto tlačítko se nám tedy zobrazí nové okno, ve kterém bude tvořený příkaz k úhradě blíže specifikován. Zejména zde budeme vybírat podklady, které mají být pomocí tohoto příkazu uhrazeny.

ABO - Postup při tvorbě a zúčtování příkazu k úhradě 3.png

Na obrázku výše je červeně označené tlačítko s názvem „Faktury přijaté a vrubopisy“. Právě pomocí tohoto tlačítka se nám zobrazí veškeré faktury přijaté a vrubopisy, které stále čekají na uhrazení.

ABO - Postup při tvorbě a zúčtování příkazu k úhradě 4.png

Zde jsou tedy faktury přijaté a vrubopisy čekající na uhrazení seřazeny na řádcích pod sebou. Věnujme zde pozornost obzvláště pravé straně, kde jsou červeně označené dva sloupce. Levý z nich se nazývá „Původ věty“ a nalezneme zde informace o daném podkladu. Dozvíme se zde, o jaký doklad se jedná. Druhý označený sloupec nese název „Zaplatit“. V tomto sloupci zaškrtáváme ty předpisy, které chceme pomocí tohoto příkazu k úhradě uhradit. Můžeme zde zaškrtnout jeden, ale i samozřejmě větší množství podkladů, ať už faktur přijatých či vrubopisů. Jakmile tak učiníme, v levém horním rohu tohoto okénka budeme moci pozorovat změnu v kolonce „Celková částka vybraných položek“. Zde se nám totiž sečtou zůstatky vybraných podkladů a my tak okamžitě víme, jakou částku budeme tímto příkazem hradit.


Na obrázku níže si výše popsané ukážeme.

ABO - Postup při tvorbě a zúčtování příkazu k úhradě 5.png


Pro účely tohoto návodu jsme zaškrtli dvě faktury přijaté a jeden vrubopis. Tyto podklady budeme chtít uhradit. Zda jsme je opravdu správně označili, si můžeme zkontrolovat ve sloupci „Zaplatit“. Pakliže jsou tyto řádky, které chceme uhradit zaškrtnuté, tak je vše v pořádku. Finální částka, tedy součet zůstatků jednotlivých položek, se nám následně po označení zobrazí v levém horním rohu. V červeně označené elipse vidíme, že částka k úhradě za tyto 3 označené položky činí 3420,- Kč. Jakmile jsme s naším výběrem spokojeni, potvrdíme ho stisknutím tlačítka „Vybrat“ dole uprostřed.


Jakmile tak učiníme, vrátíme se o krok zpět, ovšem s tím rozdílem, že se nám námi vybrané předpisy nyní již zobrazí.

ABO - Postup při tvorbě a zúčtování příkazu k úhradě 6.png

Zde si můžeme náš příkaz k úhradě dále upravit, například pomocí poznámky apod. Veškeré kolonky a jejich význam je detailně popsán v naší uživatelské příručce modulu obchodních operací. Pakliže si s nějakou nevíte rady, doporučujeme do příručky nahlédnout.

Pokud jsme vše provedli k naší spokojenosti, nezapomeneme příkaz k úhradě uložit v levém horním rohu ovládacího panelu. Tlačítko pro uložení je na obrázku výše červeně označeno.

Jakmile budeme mít uloženo, okno zavřeme pomocí tlačítka „Zavřít“.

Krok 3. - Vytvoření souboru pro komunikaci s bankou

ABO - Postup při tvorbě a zúčtování příkazu k úhradě 7.png

Teď se podíváme na vytvoření souboru, který následně budeme vkládat do internetového bankovnictví Vaší banky, aby k příkazu k úhradě opravdu došlo. Na obrázku výše vidíme označený řádek modrou barvou, který je ve skutečností námi vytvořený příkaz k úhradě v tomto návodu. Tři řádky červeně ohraničené nejníže na obrázku jsou potom námi vybrané položky k úhradě. Nejvíce vpravo je červeně ohraničená hlavička, která blíže uživatelům specifikuje informace o daném příkazu k úhradě stejně jako i o uživateli, který jej vytvořil. Na ovládacím panelu výše pak vidíme tlačítko s názvem „Vytvořit soubory“.


Pomocí tohoto tlačítka vytvoříme a uložíme do našeho počítače soubor, který následně budeme vkládat do internetového bankovnictví Vaší banky.

ABO - Postup při tvorbě a zúčtování příkazu k úhradě 8.png

Klikneme tedy na toto tlačítko a zvolíme, kam má být soubor uložen. Název takto vytvořeného souboru je předem definován v agendě bankovních účtů a při tvorbě souboru nelze měnit. Pakliže se chcete dozvědět více, doporučujeme Vám si pročíst návod o zřízení bankovního účtu, který o této problematice pojednává v kroku 3.

Jakmile máme soubor uložený v počítači, můžeme ho importovat do Vašeho internetového bankovnictví. Jelikož má každý uživatel našeho systému jinou banku, tento krok nemůže být v návodu blíže popsán.

Krok 4. - Přihrání bankovních výpisů

Jakmile soubor vložíme do internetového bankovnictví, tak nám již nezbývá nic jiného než počkat, až banka provede zadané transakce. Do dalšího dne jsou většinou položky uhrazeny a my přecházíme k dalšímu kroku, kterým je nahrání bankovního výpisu z banky.


Nastavení přihrávání výpisů nalezneme v agendě „Servis“, na kterou když klikneme, tak se nám zobrazí nabídka, ve které vybereme „Zdroje bankovních dat“. Zde jsme následně schopni zvolit formát výpisu a zejména adresář, ze kterého má být výpis přihráván. Takovýchto zdrojů si můžeme nastavit více.


Nyní k samotnému přihrávání výpisu:

ABO - Postup při tvorbě a zúčtování příkazu k úhradě 9.png

Klikneme na výpisy a zvolíme „Bankovní výpisy“. Nyní v ovládacím panelu zvolíme „Přihrát výpis“. Tuto ikonku naleznete červeně označenou na obrázku níže.

ABO - Postup při tvorbě a zúčtování příkazu k úhradě 10.png

Zobrazí se nám nové okno, ve kterém vybereme adresář, ve kterém je bankovní výpis uložen. Adresářem rozumějte složku. V našem případě jsme bankovní výpis uložili do složky s názvem „ABO_test“. Pakliže bude tato činnost prováděna větším množstvím uživatelů ve Vaší společnosti, tak je vhodné, aby každý uživatel měl na svém počítači stejně pojmenovanou složku a definovanou cestu k ní, aby všichni tito uživatelé mohli bez problému výpisy z banky do tohoto adresáře ukládat a posléze z něj přihrávat do modulu ABO.

ABO - Postup při tvorbě a zúčtování příkazu k úhradě 11.png

Zvolený adresář zaškrtneme v pravém sloupci s názvem „Výběr“. Jakmile máme v malém čtverci fajfku, potvrdíme výběr tlačítkem „Ok“.

ABO - Postup při tvorbě a zúčtování příkazu k úhradě 12.png

V dalším kroku je nutné v tomto adresáři zvolit správný bankovní výpis v případě, že jich zde uživatel bude mít více.

ABO - Postup při tvorbě a zúčtování příkazu k úhradě 13.png

Správný výpis opět potvrdíme.

ABO - Postup při tvorbě a zúčtování příkazu k úhradě 14.png

Na obrázku výše již vidíme přihraný bankovní výpis. V dolní části obrázku jsou pak v červeném ohraničení vypsané jednotlivé položky, které byly uhrazeny.

Krok 5. - Zaúčtování bankovního výpisu

Následným zúčtováním přihraného bankovního výpisu spárujeme předpis platby s odpovídající položkou bankovního výpisu. Tím také dojde k zaúčtování položky na příslušný případ na saldokontu a k vyrovnání jeho zůstatku.

ABO - Postup při tvorbě a zúčtování příkazu k úhradě 15.png

Označíme náš přihraný bankovní výpis a levým tlačítkem myši klikneme na „Zúčtovat“.

ABO - Postup při tvorbě a zúčtování příkazu k úhradě 16.png

Jakmile na toto tlačítko klikneme, objeví se nám položky bankovního výpisu. Ve sloupci s názvem „Spárováno“ jsou zaškrtnuty takové transakce, které automaticky v systému našly svůj předpis. Systém se snaží automaticky spárovat předpisy platby s jednotlivými položkami bankovního výpisu. Když se mu to povede, zaškrtne danou operaci. U těch operací, které dosud zaškrtnuté nejsou, systém nenašel související předpis platby a budeme ho hledat ručně.


Klikneme na řádek, který není fajfkou zaškrtnut, a pokračujeme dle obrázku níže.

ABO - Postup při tvorbě a zúčtování příkazu k úhradě 17.png

U této operace v hodnotě 1 000,- Kč, která není zaškrtnuta fajfkou, však vidíme, že jsou strany účtů vyrovnány a důvodem, proč tato operace není zaškrtnuta fajfkou, je ten, že na předpisu k úhradě uživatel zapomněl zadat variabilní symbol. K spárování tedy došlo, systém však nezatrhnutím fajfky uživateli připomíná, aby údaje zkontroloval a ujistil se, že došlo ke spárování se správným předpisem.


Pakliže je uživatel se spárovaným předpisem spokojen a údaje zkontroloval, potvrdí spárování ručně pomocí tlačítka „Potvrdit“.

ABO - Postup při tvorbě a zúčtování příkazu k úhradě 18.png

Po stisknutí tohoto tlačítka se operace zaškrtne fajfkou ve sloupci „Spárováno“.


Pro účely tohoto návodu jsme do bankovního výpisu přidali i takovou operaci, kdy jsme my jako uživatel obdrželi platbu např. za fakturu vydanou. Jelikož však žádnou takovou fakturu vydanou nemáme vystavenou, systém nemohl operaci spárovat, jelikož nenašel příslušný předpis. V případě, že by však takový předpis existoval nebo by protistrana uhradila např. 2 faktury pod jedním variabilním symbolem, existuje v systému tlačítko s názvem „Saldo“, pomocí kterého jsme schopni předpis vyhledat ručně ze saldokonta.


ABO - Postup při tvorbě a zúčtování příkazu k úhradě 19.pngABO - Postup při tvorbě a zúčtování příkazu k úhradě 20.png

Zde bychom následně mohli ručně vybrat daný předpis, který systém bez naší pomoci nemohl sám spárovat.  Jakmile bychom tak učinili, opět klikneme na tlačítko „Potvrdit“ a tím zaškrtneme operaci fajfkou.


V momentě, jakmile máme veškeré operace zkontrolované a odškrtnuté fajfkou, bankovní výpis uložíme. Tím také dojde k zaúčtování položky na příslušný případ na saldokontu a k vyrovnání jeho zůstatku.

ABO - Postup při tvorbě a zúčtování příkazu k úhradě 21.pngBankovní výpis lze však uložit a zaúčtovat i bez toho aniž by byly všechny položky označeny jako „spárované“. Později se k daným, zatím nespárovaným, položkám lze vrátit a zpětně je spárovat, jakmile daný předpis k operaci najdeme.