ABO - Postup při tvorbě a zúčtování příkazu k úhradě

Co to je?

V tomto návodu se podíváme na kompletní postup správy bankovních operací. Ukážeme si, co je nutné udělat pro to, abychom byli schopni příkaz k úhradě vytvořit a poté jej převést do souboru podporovaným Vaším internetovým bankovnictvím. V dalším kroku potom již provedené platby bankou zúčtujeme na základě bankovních výpisů.

Příkaz k úhradě slouží k pořízení položek příkazu k úhradě do banky. Následně je možné z příkazu vygenerovat soubory pro odeslání do banky v elektronické podobě nebo vytisknout papírový příkaz k úhradě.

Krok 1. - Podklady

Položky na příkaz k úhradě můžeme pořídit i ručně. Většinou však je jejich předobrazem nějaký předpis, dříve pořízený v některém modulu systému SEIWIN. Takovým předpisem se rozumí například faktura přijatá, ručně vytvořený vrubopis nebo také nahrané mzdy ze SEIWIN 4 či externích aplikací. Faktury přijaté jsou spravovány v modulu knihy přijatých faktur (KPF), vrubopisy s registry faktur a plateb v modulu bankovních operací (ABO). V prvním kroku vytvoříme podklady k tvorbě příkazu k úhradě.

Krok 2. - Příkaz k úhradě a volba podkladů

Jakmile tedy budeme mít podklady připravené, přesuneme se k samotnému vytvoření příkazu k úhradě. V modulu ABO tedy klikneme na „Platby“ a zvolíme „Příkaz k úhradě"

Nyní se nám tedy ukáže nové okno. V horní části opět vidíme ovládací panel, na kterém nalezneme tlačítko s názvem „Nový příkaz“.

Po kliknutí na toto tlačítko se nám tedy zobrazí nové okno, ve kterém bude tvořený příkaz k úhradě blíže specifikován. Zejména zde budeme vybírat podklady, které mají být pomocí tohoto příkazu uhrazeny.

Na obrázku výše je červeně označené tlačítko s názvem „Faktury přijaté a vrubopisy“. Právě pomocí tohoto tlačítka se nám zobrazí veškeré faktury přijaté a vrubopisy, které stále čekají na uhrazení.

Zde jsou tedy faktury přijaté a vrubopisy čekající na uhrazení seřazeny na řádcích pod sebou. Věnujme zde pozornost obzvláště pravé straně, kde jsou červeně označené dva sloupce. Levý z nich se nazývá „Původ věty“ a nalezneme zde informace o daném podkladu. Dozvíme se zde, o jaký doklad se jedná. Druhý označený sloupec nese název „Zaplatit“. V tomto sloupci zaškrtáváme ty předpisy, které chceme pomocí tohoto příkazu k úhradě uhradit. Můžeme zde zaškrtnout jeden, ale i samozřejmě větší množství podkladů, ať už faktur přijatých či vrubopisů. Jakmile tak učiníme, v levém horním rohu tohoto okénka budeme moci pozorovat změnu v kolonce „Celková částka vybraných položek“. Zde se nám totiž sečtou zůstatky vybraných podkladů a my tak okamžitě víme, jakou částku budeme tímto příkazem hradit.

Na obrázku níže si výše popsané ukážeme.

Pro účely tohoto návodu jsme zaškrtli dvě faktury přijaté a jeden vrubopis. Tyto podklady budeme chtít uhradit. Zda jsme je opravdu správně označili, si můžeme zkontrolovat ve sloupci „Zaplatit“. Pakliže jsou tyto řádky, které chceme uhradit zaškrtnuté, tak je vše v pořádku. Finální částka, tedy součet zůstatků jednotlivých položek, se nám následně po označení zobrazí v levém horním rohu. V červeně označené elipse vidíme, že částka k úhradě za tyto 3 označené položky činí 3420,- Kč. Jakmile jsme s naším výběrem spokojeni, potvrdíme ho stisknutím tlačítka „Vybrat“ dole uprostřed.

Jakmile tak učiníme, vrátíme se o krok zpět, ovšem s tím rozdílem, že se nám námi vybrané předpisy nyní již zobrazí.

Zde si můžeme náš příkaz k úhradě dále upravit, například pomocí poznámky apod. Veškeré kolonky a jejich význam je detailně popsán v naší uživatelské příručce modulu obchodních operací. Pakliže si s nějakou nevíte rady, doporučujeme do příručky nahlédnout.

Pokud jsme vše provedli k naší spokojenosti, nezapomeneme příkaz k úhradě uložit v levém horním rohu ovládacího panelu. Tlačítko pro uložení je na obrázku výše červeně označeno.

Jakmile budeme mít uloženo, okno zavřeme pomocí tlačítka „Zavřít“.

Krok 3. - Vytvoření souboru pro komunikaci s bankou

Teď se podíváme na vytvoření souboru, který následně budeme vkládat do internetového bankovnictví Vaší banky, aby k příkazu k úhradě opravdu došlo. Na obrázku výše vidíme označený řádek modrou barvou, který je ve skutečností námi vytvořený příkaz k úhradě v tomto návodu. Tři řádky červeně ohraničené nejníže na obrázku jsou potom námi vybrané položky k úhradě. Nejvíce vpravo je červeně ohraničená hlavička, která blíže uživatelům specifikuje informace o daném příkazu k úhradě stejně jako i o uživateli, který jej vytvořil. Na ovládacím panelu výše pak vidíme tlačítko s názvem „Vytvořit soubory“.

Pomocí tohoto tlačítka vytvoříme a uložíme do našeho počítače soubor, který následně budeme vkládat do internetového bankovnictví Vaší banky.

Klikneme tedy na toto tlačítko a zvolíme, kam má být soubor uložen. Název takto vytvořeného souboru je předem definován v agendě bankovních účtů a při tvorbě souboru nelze měnit. Pakliže se chcete dozvědět více, doporučujeme Vám si pročíst návod o zřízení bankovního účtu, který o této problematice pojednává v kroku 3.

Jakmile máme soubor uložený v počítači, můžeme ho importovat do Vašeho internetového bankovnictví. Jelikož má každý uživatel našeho systému jinou banku, tento krok nemůže být v návodu blíže popsán.

Krok 4. - Přihrání bankovních výpisů

Jakmile soubor vložíme do internetového bankovnictví, tak nám již nezbývá nic jiného než počkat, až banka provede zadané transakce. Do dalšího dne jsou většinou položky uhrazeny a my přecházíme k dalšímu kroku, kterým je nahrání bankovního výpisu z banky.

Nastavení přihrávání výpisů nalezneme v agendě „Servis“, na kterou když klikneme, tak se nám zobrazí nabídka, ve které vybereme „Zdroje bankovních dat“. Zde jsme následně schopni zvolit formát výpisu a zejména adresář, ze kterého má být výpis přihráván. Takovýchto zdrojů si můžeme nastavit více.

Nyní k samotnému přihrávání výpisu:

Klikneme na výpisy a zvolíme „Bankovní výpisy“. Nyní v ovládacím panelu zvolíme „Přihrát výpis“. Tuto ikonku naleznete červeně označenou na obrázku níže.

Zobrazí se nám nové okno, ve kterém vybereme adresář, ve kterém je bankovní výpis uložen. Adresářem rozumějte složku. V našem případě jsme bankovní výpis uložili do složky s názvem „ABO_test“. Pakliže bude tato činnost prováděna větším množstvím uživatelů ve Vaší společnosti, tak je vhodné, aby každý uživatel měl na svém počítači stejně pojmenovanou složku a definovanou cestu k ní, aby všichni tito uživatelé mohli bez problému výpisy z banky do tohoto adresáře ukládat a posléze z něj přihrávat do modulu ABO.

Zvolený adresář zaškrtneme v pravém sloupci s názvem „Výběr“. Jakmile máme v malém čtverci fajfku, potvrdíme výběr tlačítkem „Ok“.

V dalším kroku je nutné v tomto adresáři zvolit správný bankovní výpis v případě, že jich zde uživatel bude mít více.

Správný výpis opět potvrdíme.

Na obrázku výše již vidíme přihraný bankovní výpis. V dolní části obrázku jsou pak v červeném ohraničení vypsané jednotlivé položky, které byly uhrazeny.

Krok 5. - Zaúčtování bankovního výpisu

Následným zúčtováním přihraného bankovního výpisu spárujeme předpis platby s odpovídající položkou bankovního výpisu. Tím také dojde k zaúčtování položky na příslušný případ na saldokontu a k vyrovnání jeho zůstatku.

Označíme náš přihraný bankovní výpis a levým tlačítkem myši klikneme na „Zúčtovat“.

Jakmile na toto tlačítko klikneme, objeví se nám položky bankovního výpisu. Ve sloupci s názvem „Spárováno“ jsou zaškrtnuty takové transakce, které automaticky v systému našly svůj předpis. Systém se snaží automaticky spárovat předpisy platby s jednotlivými položkami bankovního výpisu. Když se mu to povede, zaškrtne danou operaci. U těch operací, které dosud zaškrtnuté nejsou, systém nenašel související předpis platby a budeme ho hledat ručně.

Klikneme na řádek, který není fajfkou zaškrtnut, a pokračujeme dle obrázku níže.

U této operace v hodnotě 1 000,- Kč, která není zaškrtnuta fajfkou, však vidíme, že jsou strany účtů vyrovnány a důvodem, proč tato operace není zaškrtnuta fajfkou, je ten, že na předpisu k úhradě uživatel zapomněl zadat variabilní symbol. K spárování tedy došlo, systém však nezatrhnutím fajfky uživateli připomíná, aby údaje zkontroloval a ujistil se, že došlo ke spárování se správným předpisem.

Pakliže je uživatel se spárovaným předpisem spokojen a údaje zkontroloval, potvrdí spárování ručně pomocí tlačítka „Potvrdit“.

Po stisknutí tohoto tlačítka se operace zaškrtne fajfkou ve sloupci „Spárováno“.

Pro účely tohoto návodu jsme do bankovního výpisu přidali i takovou operaci, kdy jsme my jako uživatel obdrželi platbu např. za fakturu vydanou. Jelikož však žádnou takovou fakturu vydanou nemáme vystavenou, systém nemohl operaci spárovat, jelikož nenašel příslušný předpis. V případě, že by však takový předpis existoval nebo by protistrana uhradila např. 2 faktury pod jedním variabilním symbolem, existuje v systému tlačítko s názvem „Saldo“, pomocí kterého jsme schopni předpis vyhledat ručně ze saldokonta.

▶

Zde bychom následně mohli ručně vybrat daný předpis, který systém bez naší pomoci nemohl sám spárovat.  Jakmile bychom tak učinili, opět klikneme na tlačítko „Potvrdit“ a tím zaškrtneme operaci fajfkou.

V momentě, jakmile máme veškeré operace zkontrolované a odškrtnuté fajfkou, bankovní výpis uložíme. Tím také dojde k zaúčtování položky na příslušný případ na saldokontu a k vyrovnání jeho zůstatku.

Bankovní výpis lze však uložit a zaúčtovat i bez toho aniž by byly všechny položky označeny jako „spárované“. Později se k daným, zatím nespárovaným, položkám lze vrátit a zpětně je spárovat, jakmile daný předpis k operaci najdeme.