UCE - Vyhledávání a filtrování v Přehledu účetních vět

Vyhledávání a filtrování v Přehledu účetních vět

V „Přehledu účetních vět“ je k dispozici několik druhů vyhledávání a filtrování, které uživatelům usnadňují práci s mřížkou.

V tomto návodu představíme tři způsoby vyhledávání a filtrování dat:

• Fulltextové vyhledávání – v „Přehledu účetních vět“ je k dispozici fulltextové vyhledávání pomocí klávesové zkratky Ctrl+F.
• Filtrování v konkrétním sloupci – každý sloupec mřížky umožňuje filtrovat data podle zadaných znaků. K tomuto účelu slouží filtrační řádek, který je součástí mřížky.
• Filtrování – kromě filtračního řádku je k dispozici také rozšířený filtr, který umožňuje nastavit komplexnější podmínky filtrování. V systému je dostupný ve dvou variantách – modernější nové a klasické starší. To, která varianta se zobrazí, závisí na vašem uživatelském nastavení. V návodu níže jsou popsány obě možnosti.

Fulltextové vyhledávání

Fulltextové vyhledávání v mřížce je dostupné pomocí klávesové zkratky Ctrl+F. Po jejím použití se otevře vyhledávací okno. Fulltextové vyhledávání prochází všechny sloupce ve všech řádcích a zobrazí přehled všech účetních vět, které v daném období obsahují zadané znaky. Tento způsob vyhledávání je vhodný pro různé typy dotazů, například pro vyhledání partnera podle celého názvu nebo jeho části.

Filtrování v konkrétním sloupci – filtrační řádek

Pokud potřebujete najít konkrétní účetní pohyb dle určité hodnoty či názvu na úrovni sloupce, můžete využít možnost vyhledávání ve sloupci přes filtrační řádek.

Pokud chcete filtrační řádek použít, stačí do něj v příslušném sloupci vepsat hodnotu, kterou chcete vyhledávat. Systém reaguje okamžitě.

Zadávat znaky pro filtrování můžete více způsoby:

• Podle počátečních znaků – tato varianta funguje u textových sloupců, ne u číselných sloupců nebo sloupců s kalendářními daty. Podle počátečních znaků můžete vyhledávat například ve sloupci „Název operace“.
• Se zástupnými symboly – vyhledávat se zástupnými symboly můžete ve všech sloupcích. Můžete vyhledávat znaky jako 501%, %.10% nebo %stav%.
• Podle konkrétního hesla – konkrétní heslo bez zástupných znaků funguje ve všech sloupcích.  

Tato funkcionalita je určena pro jednoduché filtrování na úrovni sloupců. Její velkou výhodou však je, že ji můžete použít ve více sloupcích najednou. Pro složitější filtrování je však vhodnější vlastní filtr, viz níže.

Filtrování – podmínkové vyhledávání

Nejkomplexnější možností vyhledávání v „Přehledu účetních vět“ je filtrování (neboli podmínkové vyhledávání). Při filtrování je možné nastavit více podmínek najednou, což z této funkce činí nástroj vhodný ke složitějšímu vyhledávání.

Aktuálně je v systému možnost dvojího typu filtrování v mřížce:

• starší filtrování, který nabízí méně možností,
• novější filtrování, které nabízí možnosti obdobné Excelu.

Novým zákazníkům je zaveden novější způsob filtrování. Dlouhodobým zákazníků je doporučen přechod. Přechod na nový způsob filtrování provedete v servisním nastavení v portálu. V hlavním menu klikněte na „Servis“ a v kontextovém menu na „Uživatelská nastavení“.

Na záložce „Obecné“ zatrhněte „Používat moderní typ filtrování (po vzoru Microsoft Excel)“ a „U sloupce mřížky zobrazovat seznam hodnot dle aktuálního filtru“.

V návodu níže přiblížíme oba typy filtrování.

Filtrovat můžete na úrovni sloupců a v editoru je možné nastavit i komplexní filtr s větším množství podmínek zahrnujících více sloupců.

Novější typ filtrování

Klikněte na záhlaví sloupce, ve kterém chcete aktivovat filtr, u pravého okraje pole se zobrazí symbol filtru. Po kliknutí na symbol se zobrazí tabulka sloužící k nastavení filtru, která má specifickou nabídku pro každý sloupec. Na záložce „Hodnoty“ můžete nastavit filtr volbou z možností. Pro nastavení složitější podmínky zobrazení nebo změnu operátoru přepněte na záložku „Filtry čísel“. Na této záložce můžete nastavit hodnotu a operátor. (Na obrázku níže je ukázáno nastavení pro záložku „Hodnoty“ i „Filtry čísel“ na jednoduché filtračním požadavku).

Nabídka k filtrování je specifická pro každý sloupec.

Jakmile vytvoříte filtr, zobrazí se pod mřížkou lišta se záznamem filtru a možností jej zavřít nebo upravit. Pokud chcete filtr upravit nebo vytvořit složitější filtr, klikněte na „Upravit...“ na pravém okraji lišty.

Zobrazí se „Editor vlastního filtru“, který je stejný jako u staršího typu filtrování. Všechna barevná pole v editoru se dají upravit. Červeně je označena logická operace, zeleně sloupec, hnědě operátor a modře vyhledávané znaky. Podmínek lze v editoru nakombinovat více (s různými operátory), což tvoří z filtrování nejkomplexnější nástroj vyhledávání dat v „Přehledu účetních vět“. Jestliže chcete nakombinovat více podmínek filtrování, přidejte řádek kliknutím na „stiskněte tlačítko pro přidání nové podmínky“.

Nastavení uložte kliknutím na „Ok“. Dialog se zavře a nastavení se ihned projeví. Pokud kliknete na „Použít“, tak se nastavení také ihned projeví v mřížce, ale editační dialog zůstane otevřený.

Starší typ filtrování

Klikněte na záhlaví sloupce, ve kterém chcete aktivovat filtr, u pravého okraje pole se zobrazí symbol filtru. Po kliknutí na symbol filtru v záhlaví sloupce se otevře kontextová nabídka filtru daného sloupce, ve které můžete označit hodnoty, které chcete zobrazovat. Ve výchozím nastavení není označeno nic a zobrazuje se celá nabídka.

Pokud chcete filtr upravit nebo rovnou nastavit ručně (ne výběrem z možností), klikněte na „Vlastní…“. Zobrazí se dialog „Vlastní filtr“, ve kterém nakonfigurujete vlastní podmínky filtrování.

Jakmile nastavení uložíte kliknutím na „Ok“, zobrazí se pod mřížkou lišta filtru. Pokud kliknete na „Upravit…“ (na pravém okraji lišty), otevře se editoru filtru, kde můžete provádět komplexnější nastavení, stejně jako je tomu u novějšího typu filtrování. Tato část systému je jednotná pro obě varianty.

Obecné tipy pro filtrování a zpřehlednění mřížky

• Filtrovat na úrovni sloupců můžete přímo z mřížky – buď přes filtrační řádek nebo použitím symbolu filtru v záhlaví sloupce.
• Nastavit složitější konfiguraci filtru zahrnující například různé sloupce a operátory můžete přes „Editor vlastního filtru“.
• Pro rychlé a jednoduché vyhledávání můžete použít fulltextové vyhledávání.
• Ve filtračním řádku fungují zástupné znaky, stejně fungují i v editoru filtru, ale tam je většina uživatelů nevyužije, protože vystaví filtrační podmínku i bez nich.
• Další možností zpřehlednění mřížky je seskupování, které je popsáno v samostatném návodu.